谈不动产档案管理中的利用和保密

苗亚杰

（黑龙江省鹤岗市不动产登记中心，黑龙江 鹤岗 154100）

引言：在现在的社会形势下，信息技术的发展，不仅实现了更先进的信息交流，而且还使各个行业的工作变得更方便，其中，不动产档案管理工作，也不例外地变得更方便。不动产档案管理工作，主要针对的是房产，以及地产等方面，在此类工作中，不动产档案种类较多，设计的内容也比较繁杂，这就意味着，在这个信息化社会，要做好不动产档案的管理，尤其是对档案的利用，以及相关的保密工作，这也是为了符合社会的发展方向。同时，在努力实现档案信息化的同时，还要注重对相关工作人员的培养。

一、提高相关人员的档案保密管理意识

在不动产档案管理工作中，首先要提高相关人员的保密意识，只有这样，才能优化管理模式，同时，相关工作人员可以不断对档案管理的步骤进行调整，对各个部分进行精确管理。其次，即使在信息化时代，档案逐渐实现电子化，但是在目前，还不能避免纸质档案的使用，这就要求相关人员要完善纸质档案的利用步骤，实现对纸质档案的保护。正常来说，对于纸质档案的管理，首先要对同类档案进行编号，定期检查编号是否齐全，排列是否有序；然后，对档案的封面进行编制，在此过程中。不仅要保证档案内部内容的完整，而且还要对调整的档案进行补充，把相关问题进行合理的概括；接下来，就可以对档案进行归档，以及封装；最后。将所有档案按顺序排列，放置在相应的位置，也就是入库，由相应管理部门进行档案保管工作。除此之外，所有档案的内容，都不允许外人查看，尤其是机密档案，这样才能保障档案的保密工作，避免档案内容的泄露。

二、积极推动不动产档案管理信息化建设

（一）做好档案管理的现实意义

在现在的社会中，做好档案管理工作，具有非常现实的意义，也就是说，做好档案管理工作，不仅可以保障国家的利益，而且还能维护人民的相关权益；同时，还能保障社会的公平，提高相关管理的专业化；结合社会的发展方向，实现更高效的档案管理。要想实现这些意义，就要在进行不动产档案管理工作中，保障电子档案的完整性，这样才能突出信息化建设的价值。在实际的工作中，相关管理人员，要把纸质版档案内容进行复制，用电子的形式体现出来，然后进行相应的分类整理，在这个过程中，要保障信息的准确；然后，要对所有的电子档案进行统一管理，设置不易破解的密码，这样才能实现安全的电子档案管理工作。

（二）构建档案数字化管理体系

要构建档案数字化管理体系，也就是管理平台，只有这样，才能更好保存相应的数据，或者是图片，甚至是电子语言，同时，在电子管理平台中，这些信息还能实现更好的利用。和传统的纸质档案管理方式相比，实现档案的信息化建设，构建数字化管理体系，具有非常大的意义，首先，不动产档案的内容，可以实现永久保存，不会像纸质档案一样受损，这样就保障了档案内容的完整，而且还在很大程度上避免信息的丢失；其次，档案管理的工作变得更方便，在很大程度上，减少了人力，减少了管理工作的时间浪费，同时，还减少档案管理的出错比例；最后，对于一些机密的文件，采用电子的形式，可以最大程度地为其加密。

（三）建设完备的档案管理库

在进行信息化档案管理工作中，相关管理人员要重视安全方面的工作，建设完备的档案管理库，对重要档案进行定期备份，避免信息出现丢失，或者人为窃取。同时，相关管理人员在工作中，还要加强档案管理体系的硬件设施建设，将相关的技术实现最大化的利用，实现更好的信息化管理工作，尽可能提高不动产档案的利用价值。需要注意的是，相关管理人员还要定期更换设备，保障管理基金的有效使用，建设更加安全的档案阅读体系。除此之外，相关管理人员还要定期对软件进行调试，并采用先进的杀毒方式，排除相应的病毒侵入等问题，避免档案出现被盗用，保障相应档案内容的严密性，以及安全性。

三、提高相应档案管理人才的素质

要想实现不动产档案管理的利用以及保密，还要提高相应档案管理人才的素质。在对人员进行培训时，要引导其学习相关法律，保障其充分掌握法规知识，提高对档案机密性的认知，根据法律做好相应管理工作。同时，相关培训人员还要严格要求自己，提高自己的专业能力，保障正常的档案归纳能力，熟悉所有管理方式，遵守相关的法规，实现对不动产档案的更好管理。除此之外，培训人员还要加强档案管理方式的开发，根据不动产管理的相关要求，对管理工作进行合理的分析，对管理人员进行合理的培训，使其满足档案管理要求的能力，做到对每个人进行个人分析。

四、结束语

在不动产档案管理工作中，要想实现更好的利用和保密工作，就要提高相关管理人员的保密意识，建设安全合理的档案管理体系，将档案内容信息化的同时，保障档案内容的完整，并定期进行检查，做好相应备份。同时，相关管理人员还要定期对硬件进行更新，做好相应软件的防病毒工作。除此之外，相关管理人员还要积极学习有关法律，根据法规进行管理工作，只有这样，才会保障不动产档案管理的正常进行，实现更好的档案利用以及保密工作。