事业单位档案管理工作的优化路径探究

2020-12-07孟祥宏

魅力中国 2020年15期

孟祥宏

（五大连池风景区自然保护区旅游发展委员会——游客信息服务中心，黑龙江黑河 164155）

引言：在当前，我国经济的快速增长，综合国力的不断增强，社会的快速进步，在这些因素的综合作用下，社会的各个领域和各个行业内部都产生了新的动力和需求，这些动力和需求要求着各行各业突破固有，不断创新，而档案管理行业就是其中之一。事业单位档案管理是档案管理的一个重要应用方面。在我国的事业单位的发展壮大以及档案管理行业的飞速发展的背景下，事业单位档案管理工作方面取得了一定的成就，相关的管理体制也在进一步地完善，但是其目前的发展现状中还是有一定的问题存在。因此，对其进行研究，并提出相关的改进措施予以改善解决，是十分重要的。

一、档案管理的概述

档案管理，顾名思义，就是在实际的单位生产实践活动中，对所需要的档案信息进行相关的处理和整理的工作。档案管理的信息种类可能是多种多样的，包括图表信息、文字信息、图片信息等各种相关的信息类型。档案管理工作在当今社会已经是一种广泛存在的工作岗位了，因为在当今这个信息化的社会，市场竞争日益激烈，信息差所导致的各种公司亏损甚至破产的例子不胜枚举，相关的企业档案管理人员甚至是政府和事业单位的工作管理人员也都纷纷意识到了档案管理工作的重要性作用和意义。

二、事业单位档案管理工作现状分析

（一）对档案管理信息化建设的重要性意义缺乏认识事业单位档案管理的相关管理工作人员，缺乏对事业单位档案管理信息化建设重要性的认知。档案管理信息化建设工作不仅有利于档案管理人员减轻相关的工作任务和工作力度，进行更为科学而有效的档案管理工作，因此，是十分有利的一项建设工作。但是，目前，我国的档案管理人员还是保持着传统的档案管理思想，没有与时俱进，思维更新，对档案管理信息化建设的重要性的意义还没有相关的了解和认识，这是十分不利的。

（二）行政管理色彩偏重

在目前大数据环境下，事业单位档案管理的发展现状中，不少事业单位中的档案管理部门虽然大力进行号召要与时俱进，跟上时代潮流，但是号召总归是号召，只是流于表面，并没有进行进一步地采取措施进行改革。不少事业单位的档案管理部门的行政管理色彩还是比较严重，并没有进行公开化的改革，常常还是会出现职员受贿的问题。

（三）规划不清晰。

众所周知，良好的规划是事件成功的一半，无论什么工作或者任务，都应该有一个良好的具体的科学的规划，这样才有利于其后续的发展，在事业单位的档案管理中也应该是如此。但是，目前，许多事业单位档案管理的信息化建设过程中并没有一个具体的、清晰的规划，往往是进行到一半之后才进行下一步的规划，属于“走一步看一步”的类型，这样会使得在其具体的事业单位档案信息化建设过程中出现一定的混乱局面，从而浪费一定的人力、物力、财力，往往最后落得事倍功半的结果，这是十分不利的。

（四）档案管理系统有待完善

目前，社会上的许多事业单位对于档案管理这一块已经有了一定的了解，并且也已经意识到了其作用和重要性意义。但是，对于档案管理的系统这方面却没有相关的进一步的了解，许多事业单位的档案管理系统自从买来后就没有及时地进行系统的维护和定期的更新过，对于市场上现今流行的档案管理系统的性能和型号也是不甚了解，档案管理系统的设施设备条件情况有待进一步改善。

三、优化事业单位档案管理的工作路径

（一）加强工作人员的档案管理意识

加强工作人员的档案管理意识对于事业单位档案管理的优化工作来说，是一项必须采取的措施。档案管理工作即使采取了数据化的模式，使用了电子化信息技术，但是还是一项主要由人来完成的工作，因此，对于加强相关的档案管理人员的意识是十分重要的。档案管理人员的意识提高了，自主能动性和积极性增强了，无疑会使档案管理工作达到事半功倍的成效。相关的企业和部门，可以多多召开相关的专题讲座，播放一些职员喜闻乐见的影视或者资料，多多宣传档案管理对于企业的重要性意义，培养员工的责任意识。

（二）健全档案管理工作制度

健全档案管理工作制度，建立权责明晰、奖罚分明的工作管理制度，使每个人确定好各自的工作职责，培养工作人员的责任感。对非正式职员也要进行培训，通过每日的打卡记录确定其出勤的情况，并让每个工作人员记录当天的工作日志，明确责任和工作进程。除此之外，还要建立相对应的检查制度，让每一个档案管理工作都有人员进行监督和审查，防止工作人员故意损害档案或者销毁记录和篡改记录，防止信息出现错误，保证信息的真实性和档案管理工作的严密性和合理性。

（三）完善档案管理应用系统

完善档案管理应用系统，强化软件维护和管理，对于提高档案管理的工作质量是十分有效的。针对当今的事业单位中档案管理工作所存在的问题，公司应该予以相关的重视，加大对其资金、人力、物力的投入，在档案管理应用系统的设施维护工作之后，还要加强软件维护和管理的工作，这样才能实现事半功倍的效果。