企业档案收集工作中存在的问题与对策

徐丽丽

（内蒙古大唐国际克什克腾煤制天然气有限责任公司，内蒙古 赤峰 025350）

引言

档案收集作为档案工作的起点，起着至关重要的作用，然而收集难却成为企业档案工作开展的阻碍。究其原因，往往是归结于档案宣传力度不够，企业职能部门、业务部门对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集等业务知识了解不多，档案收集意识不够强。然而作为新时期的现代化企业，随着国家各项档案制度的逐步健全和对档案工作的大力宣传，档案工作已逐渐开始被认可和重视，档案意识有了很大的提高。本文笔者将通过对现阶段企业档案收集工作中存在的问题和对策的阐述，希望对企业档案收集难的现状有所改善。

一、企业档案收集工作现存问题分析

（一）领导对档案收集的重视度不够

企业的经营管理和经济收益通常都是企业领导的管理重心，往往疏于对企业的档案管理，甚至有的管理者会选择放弃档案管理的岗位设置来节约开支，也有的企业虽然有相关的档案管理制度，但却没有严格执行，因此很多企业出现了企业档案管理混乱甚至是空白的现象，这都不利于企业的长久发展，所以企业必须对档案管理工作给予高度的重视。

（二）档案收集工作考核标准太笼统

档案收集工作在企业档案规范化管理中，虽然有考核，但是考核标准总体上比较宏观，缺乏具体化和针对性强的内容，导致档案室档案收集工作，没有硬性标准，只是按流程检查是否收集齐全完整。而对应归档率的考核上，缺少量化指标，只是把现有归档文件数作为考核标准，而没有把应归档文件数作为标准，因此这种考核标准的实际意义没有完全发挥出来，对于档案收集过程约束力不强。

（三）征集力度不强，致使档案资料流失

我国档案法出台已有20年，虽然相关人员展开了积极的宣传工作，但因档案法无法树立起权威，所以，当前社会公众的档案意识依旧浅薄，这在某种程度上严重影响了档案征集工作。自改革开放以来，我国上下都在朝着建设小康社会这一目标前进，全身心谋发展，档案收集工作暂时还不能同财政收入、经济发展放在同等位置上，导致欠缺经费开展征集工作，致使社会上诸多有价值的档案都无法归类到档案管理中心。

二、解决档案收集问题的对策

（一）加强档案知识的宣贯

通过网络、报刊、企业微信公众号等方式在企业内部对档案法、归档制度等进行专题宣传，加强职工的归档意识。在宣贯中要让职工明白，工作中产生的各种资料特别是技术材料不仅是自己的财富，更是公司的财富，不能自己私藏，技术材料的归档是一项法定义务。通过典型档案利用案例的宣传，使各部门负责人了解档案的重要性，积极配合档案室做好本部门的资料归档工作，在行政上对文件形成人员进行制约。引导职工变被动为主动，能支持并将工作中产生的材料进行认真整理，做好归档工作。

（二）完善归档机制，保证归档资料完整

构建健全的归档机制，为做好档案收集工作的基本条件，还是确保档案完整的关键点。归档机制具体包含归档时间与归档范围等。归档时需注重下述几点工作：第一，保证归档范围的明确性与完整性，防止出现漏收或是少收档案资料的状况。归档范围完整性指的是立档单位构成的各类档案需全部归类到收集范围之中，全部收集。第二，增强文件管理力度。为了规避上级业务部门下发到各业务部门中的文件资料散失，需构建公文登记机制，即凡是通过上级部门下发到业务部门的文件材料，皆先由文书部门进行登记，如此每个部门归档哪些资料，档案部门充分掌握。第三，档案部门需增强同相关部门的联系，相互配合，保证归档材料完整。

（三）建立健全的考核制度，建立责任追究制

部分档案的特殊性决定了在收集整理中只能对档案类别进行验收，很难对档案的准确性、完整性进行验收，即使在日后的档案利用过程中发现问题，但是已经很难弥补。鉴于这种情况，档案室应采取相应的措施，不只是对当年归档情况进行考核，还要建立事后追溯考核机制，对发现问题的责任部门及责任人进行事后追溯考核，通过制度进行约束。

（四）档案的收集与企业管理信息化的联动是档案收集工作的新方式

在档案快速信息化的今天，随着档案管理软件和企业OA系统的广泛应用，很多企业通过使用OA软件与档案管理软件联动，线上收集档案，这大大提升了收集资料的完整性以及及时性，但仍存在不少问题。首先，企业在设置OA线上收集档案时，往往重视企业内部的红头文件和合同，而企业日常管理中的一些重要会议记录、工作计划、总结、简报等具有原始凭证性的材料却容易被忽略或是不被重视，继而导致文件档案收集不齐全、不完整，这些文件材料恰恰是在以后的查考编研等工作中有着关键的不可替代的作用。要想实现档案线上收集的齐全、完整，要将档案管理系统需要收集的信息范围和内容确定下来，以便在信息收集的范围之内定时接收各个部门产生的相关信息。

（五）档案法制建设不容忽视

树立依法治档的权威性和严肃性，企业档案管理部门应制定适合本企业的档案管理奖惩制度。作为公司档案管理部门，要加大对所属各单位档案执法情况的检查和监督，提高职工依法治档的思想意识。要对各单位档案工作检查中出现的违法违纪行为进行处理，以此树立依法治档的权威性和严肃性，确保档案收集工作的有序开展。

结语

企业档案管理工作在开展过程中，收集工作是其中非常重要的一部分，是档案管理的基础。所以在企业内部开展档案收集工作时，要对职工档案收集意识进行强化，同时还要积极采取有针对性的措施，对档案收集管理制度进行完善和优化，同时还要加强档案收集人员的综合素质。这样不仅能够促使企业档案收集工作可以有序开展，而且还能够保证收集工作效率得到提升。