大数据时代背景下传统档案企业的转型发展探析

杨家华 张淑春

（辽宁科技学院，辽宁 本溪 117004）

传统的档案企业以整理档案、扫描、归档保存、软件管理等手段来谋求生存发展，大数据和人工智能的运用给传统档案企业的发展带来了冲击，传统业务已经逐渐被取代，新时代档案企业的发展方向应该是档案利用和联动。通过大数据和人工智能的科技性、便利性来合理的分配、调用档案资源，达到利益最大化，满足国家经济社会的需求，进而使传统档案企业获得发展生机。

传统档案企业要实现可持续发展，必须顺应大数据时代的潮流。大数据的用领域范围是人工智能，人工智能是指研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。通过人工智能分析利用大数据可以立体的实现优化档案资源配置，用最少的成本来博得最大的利润。传统档案企业归档保存档案，通过软件来管理、检索档案的方式在一定程度上泯灭了档案隐藏的价值。将其联系到大数据后则不再是存放在角落里或者网络系统中长时间无人问津的一纸文字。通过大数据整合、人工智能分析计算其内容，我们可以得到丰富的信息，这些信息将产生无尽的价值。信息是这个时代的财富，档案承载着天文地理、文化科学、从古到今的信息。如果传统档案企业顺应时代发展积极变革就会长盛不衰。

传统档案企业向大数据时代转型可以通过以下三个方面来进行。

一、丰富企业精神

企业文化是企业精神的体现。传统档案企业的企业文化都围绕着严谨、保密、规范等方面，一定程度上抑制了企业发展。

如河南缮文档案管理有限公司的企业文化：科学、规范、严谨、高效。直观的凸显出一个传统档案企业文化所存在的问题：缺乏活力，缺乏创新。所以需要丰富企业文化，在满足基本要求的同时要体现企业的优越感和时代感。加入联动、创新、奉献和发展等元素，激发企业内部成员参与变革的热情。循序渐进的输入大数据时代人工智能的思想，让企业成员深入了解什么是人工智能，什么是大数据，明白了其价值后在精神层面主动接受并推动改革。进而利用变革来联系一切可以利用的人力资源与物质要素以创造更大的价值。与此同时注重利用掌握的信息来服务大众，奉献社会；一方面体现了奉献的企业文化；另一方面提高企业知名度和影响力。

二、优化人力资源配置

不久的将来，人工智能技术可以替代大量技术含量低端的劳动力。人工智能研究的一个主要目标是使机器能够胜任一些通常需要人类智慧才能完成的复杂工作，而传统档案公司所进行的归档工作的一些步骤正是包含其中的。甚至是属于比较简单的、更容易操作的。

因此优化人力资源配置就是适当减少重复性工作的劳动力，如打字员和扫描员等。引进能够支撑企业进行大数据发展的计算机人才。通过进行培训使其了解档案工作的基本内容。然后通过计算机大数据技术，将不加密的、公示的档案和加密的档案分类汇总，形成信息网，为相关单位提供查询服务。当然，人工智能领域所不能替代的岗位，如：档案学术顾问、档案培训讲师、业务推广人员等依旧需要招纳。在这些方面做得比较好的是北京清大思创科技发展有限公司。此公司当下一直致力于信息管理软件开发和信息资源数字化服务。他们以信息产业前沿理念为引导、全面掌握行业高新技术。全方位引进高新人才，大力推进企业发展。可作为典范供正在进行变革的档案企业参考。

三、拓展档案业务领域

宏观上讲档案业务领域拓展是指利用大数据和人工智能技术来增加新的档案业务。但我们这里讲的拓展不仅仅是增加新业务，而是要在保证基础业务稳固的同时把重心逐渐转移在新业务上。

传统档案企业的业务范围相对狭隘，例如燕东（本溪）档案管理服务有限公司的经营范围：档案管理服务、培训；档案科技成果开发与转让；办公用品销售；办公用品经销和档案业务咨询等。与很多同类企业一样，业务主要针对归档、培训等方面，而对档案信息的联动利用端涉及的比较少。我们需要变革、拓展这些业务。在档案库中分类、筛选出没有加密并可以向社会公布的档案，利用大数据和人工智能来分析相关档案，打造出一个具有公司特色的信息链、信息网、信息库。为企业、国家、或者社会多方位地提供信息资源。可以是利国利民，益于社会发展的免费信息；可以是有偿的商业信息；也可以是历史文化信息。当然，有一个前提是企业必须管理相当数目的档案资源。在某种程度上讲，档案资源的储备量决定了信息的产量。所以又回归到最基本的业务，归档保存和管理。只有在基础牢固的前提下才能运用人工智能和大数据来联动发展新业务。需要拓展的不只是业务，还要有思路，通过联动新技术来让沉睡的档案‘活’起来是企业变革发展的关键。

传统档案企业不经意间已经走在一个风口。只要顺应时代潮流，合理利用人工智能和大数据等新技术主动进行变革，什么风向都会是顺风。变革过程中可能有很多预判不到的艰难险阻，但你要相信“道阻且长，行则将至”。