文物档案的数字化管理探析

2020-12-07辛安清

魅力中国 2020年13期

辛安清

（绥江县文物管理所，云南绥江 657700）

文物是反映历史和一个时期物质、精神与文化的载体，文物档案则是记载了文物相关的介绍。文物的形式和种类很多，有纸张、器具等，在时间的流逝中，这些文物或多或少都会遭到破坏。为了能够保护好文物，记录好文物内容，就需要建设文物档案，并且对档案进行数字化管理，在此基础上做好文物档案管理工作，保存我国古代优质的传统文化和物质。因此，本文对文物档案的数字化管理进行分析有一定现实意义。

一、文物档案的数字化管理意义

随着科学技术的不断发展，多媒体和数字化技术的普及范围逐渐扩大，各个行业和领域都开始广泛使用这些技术。作为文物保护的基本工作，建设文物档案是向大众普及文物知识，加强文物保护意识和科学研究的依据，同时也是对文物的合理化和规范化保护管理基础。特别是制定文化保护规划的关键依据，必须要引起文物管理部门和工作者的重视。在我国几十年的文物工作中，文物档案在文物保护中发挥了非常关键的作用。在进行价值的评估判断时，文物档案能够当做判断文物保护单位变迁和实物年代的关键依据。所制定的保护规划，是掌握文物保护单位原始地貌，地下遗存以及环境变迁等方面的关键资料。在设计保护工程方案时，文物档案是分析形成实物当前形式相关原因的基本依据。在保护和管理事物时，可以提供关键的证据，有利于处理现在基本建设和文物保护单位之间的矛盾。由此可见，文物档案管理工作非常重要。我国的文物资源十分丰富，在网络快速发展下，各个地区的文物单位都建设了网站，这为文物知识的普及和文物资料的检索提供了很大的便利。现在很多原始文物档案是长时间保存下来的，因为时间比较长，很多宝贵的档案因为条件和环境的影响，存在了字迹不清楚和破损等相关的问题，这些问题导致无法对档案进行正常的查询和翻阅。而文物档案的数字化管理，经过对档案信息的电子扫描，构建档案信息图像文件数据库，使用信息系统并且融合通信技术，在授权范围中对档案信息进行查阅。[1]在这种模式中，信息就在档案原件中脱离出来，形成档案拷贝，让使用者不用再使用原始档案，对原始档案进行备份和保护，也提升了档案管理现代化水平。由此可见，文物档案数字化管理意义重大，其不仅可以保护好原始文物档案，对于文物的传播和知识普及也有很大的优势。

二、文物档案的数字化管理

文物档案的数字化管理中，最为重要的是将文物档案数字化，在管理过程中要遵循以下原则：

（一）形式保真原则

在实际工作中要针对以档案外在形式保真为主的档案而言。也就是经过档案数字化之后形成的形式应该符合档案载体原本的存储型，要能够体现出档案外在的原始面貌，进而实现档案外在形式保真目标。简单一点说，档案数字化之后的产品形成数字化图形版之后，要尽量确保档案新内容、载体方式以及形成脉络等都具有原始特点，让档案数字化之后可以继续保持原本属性，进而符合对档案做真假辩证、文字校对以及原件对照等方面的使用需求。[2]

（二）择优精选原则

在文物档案数字化管理中，需要依据文物馆藏基础和物质条件要素做综合性考虑来设置。我国文物档案经历的时间很长，数量很大，而文物管理组织结构建设的时间都比较短，业务基础不太扎实，资金投入比较大，但是人力条件有限。在这种情况下档案数字化建设工作就十分重要，在建设中就不能一味地为了达到目标而盲目进行。必须要综合各个档案馆实际情况，强调档案鉴定环节，及时做好保密期限届满档案工作，要分清楚轻重缓急，选用珍贵和重要的档案来优先数字化，合理有效地组织档案数字化管理活动。

（三）内容整理原则

此原则适合使用在以内容名保真为主的档案数字文本版。其主要是指档案数字化形成的形式，应该要具有数字档案的信息应用型特点，使其可以具有超文本浏览阅读，全文检索和合理研究的综合支持性功能。也就是档案数字化产品要以数字文本版为主要形式，并在此基础上开展有条件的整理工作。其中主要追求信息内容保真，而不是外在形式保真，对经过数字计划的档案消除使用障碍的整理加工，进而为档案数字化形式的使用者提供便利的条件。

三、文物档案的数字化管理的措施

（一）建设专门的档案管理机构

文物档案属于整个社会与大众的珍贵信息资源，但是当前我国还没有一个比较统一的文物档案管理机构，这样就让文物档案管理更加无序。所以，可以建设一个专门的档案管理机构进行直接管理。专门管理机构的建设，确定了文物档案管理的主体，对文物档案的管理的责任也更加直接，领导层管理意识会进一步提升，管理人员的职业能力也会越强，极易脱离各个单位管理的不足。[3]

（二）完善档案数字化管理制度

合理的制度是保障文物档案数字化管理规范进行的关键基础。文物局在针对档案数字化处理的过程中，要制定一套统一完整的格式与标准规范，也就是要对档案管理包含的所有信息、工作项目等制定统一规范的流程。档案信息资料规范是信息数据精准性和完整性的关键宝藏，文物局需要针对档案所关乎到的全部信息资料，比如数量、种类和名称等，都依据统一标准来整理和健全，使其可以实现内容、种类和格式上的统一。依据制定的档案数字化管理制度，经过相关的信息化策略来对各种档案信息做数字化处理，实际内容包含了对文物档案文字资料的录入，以及文物图片的扫描处理。比如在对明代古建筑的文物档案进行数字化时，就需要保存好相关的文字资料和图片资料，要清晰地扫描出明代建筑的具体结构和外貌，记录好相关的时间信息等。

（三）建设档案数字化安全管理预防系统

在文物档案数字化管理中，因为基本使用的是计算机系统开展相关的工作，所以还需要加强规范操作和病毒预防等相关安全意识。在实际工作中要提前制定安全制度，加强对人员安全意识的培养，使其能够掌握病毒预防和清除的方式，进而保障网络环境中各种操作的安全。[4]并且也可以在原始文物档案数字化管理系统中融入保护安全系统，这样可以反映出安全实际情况。工作人员为了可以预防信息丢失的情况出现，可以运用一台或者是多台服务器来处理，在扫描文物原始数据时，需要高速集中扫描。在保存的时候，要统一文本的格式。在数据备份角度上看，需要做好双重备份工作。并且还需要定期备份，双重份的方式包含磁盘与电子备份。也可以经过设置权限、防火墙等安全方式加强对文物档案在数字化管理中的安全性。

（四）健全档案信息资源数据库

在进行文物档案的数字化管理过程中，建设文物档案信息数据库十分重要。在此工作中，主要包含了检索性质和文件性质的两种数据库，检索性质的数据库主要是对文物档案的开放范围、目录等做详细介绍，并且提供检索的渠道。而文件性数据库，主要是实现完整录入文物档案原始数据的目标，并且还有开发有关文物藏品档案做数字化管理的系统。文物档案信息资料库的建设，可以对相关信息进行大量保存，文物档案的使用者只需要经过网络就能够查阅相关的文物档案信息，有效方便了文物档案的利用者。文物档案数字化管理核心内容是建设文物档案信息数据库，并且还加快和促进了藏品档案数字化管理的进程。

（五）建设专业化队伍

文物档案数字化管理工作质量高低，和管理队伍的专业性有直接关系。在实际工作中，要重视对人才的选拔，要对在岗文物档案管理人员实施定期考核，并且做好培训和继续教育工作。其中还可以使用信息化的人才资源，聘入专家顾问提供技术上的支持和和咨询，要求工作人员掌握，并且熟练使用在文物档案数字化管理工作中，要及时更新档案业务基础只适合技术，引入一些先进的信息技术与管理应用人才。此外还需重视文物档案工作着本身的利益，提升其社会地位和薪资。