信息数字化建设在企业档案管理中的应用研究

2020-12-07汪洁

魅力中国 2020年13期

关键词：数据库数字化档案管理

汪洁

（湖北省地质局第一地质大队，湖北大冶 435100）

引言

配合数字化档案管理工作方法，能够有效且准确地记录大量数据信息，从而有利于档案管理工作的顺利开展，通过利用计算机技术建立起数字化档案，能够极大地提高档案管理工作的工作效率。

一、企业档案管理中存在的问题

（一）信息数字化规划不够合理

在企业的数字化档案管理工作中，很多企业落实的措施都不够完善，同时部分企业会使用局部带动整体的方式进行数字化档案管理，以期花费最少的预算，获得最佳的效果，但是这种方法并不是所有企业都适合，因为有些企业并未做好规划的情况下就开始落实或是执行相关操作，会给部门的沟通与协调带来很多困难与阻碍，最终因为部门之间的协作不够统一与默契而状况百出，最终不仅不能提升企业档案管理数字化水平，反而让企业的经济利益受到损害。

（二）信息数字化建设不够科学

信息数字化建设工作的不够科学主要体现在四个层面：首先，一些企业在实际工作落实过程中并未对应科学的管理举措让办公系统与数字化档

案管理系统的兼容度达到相应水平，这个问题让档案的管理工作的高效落实受到了较大阻碍，如进行文件档案的归档操作时，可能因为格式需要统一，接连不断的转换操作浪费了更多的时间与人力。其次，企业在对管理电子档案进行存档时，也会因为信息数字化转换力度不足而需要对一些纸质档案信息同时进行存档，这让企业承担了更多档案信息整理成本。再次，部分因为信息数字化的电子档案接受程度未达到相关标准，因此并未进行全面的系统升级，甚至并未更换操作方法与模式，传统工作方法的残留程度较大，因此相关企业必须承担更多的人力与物力成本。最后，企业的工作效率会因为信息数字化工作水平的不够高而受到阻碍。

（三）信息数字化档案管理形式不够合理

档案属于信息储存的一种方式，尤其对企业的后续发展来说有着不可替代的资料整理与信息记录功能，因此工作人员必须对应适宜的档案管理方法，让企业的档案资料得到有效整理与归纳。同时因为档案资源来自各个部门，因此信息数据的形式较为丰富、数量较多，因此管理工作会非常复杂，需占用大量的资源。信息技术时代背景下，部分企业的档案管理形式仍然不够合理，如传统工作方式占比过大、操作流程过于复杂、管理效率过低等，都可能造成企业需要承担更大的管理成本，同时工作过程中也容易出现问题。

二、信息数字化建设在企业档案管理中的应用路径

（一）配合专业的数据库

在企业的数字化档案管理建设中，工作人员必须配合更为全面信息操作技术与方法，才能保证企业的档案信息信息化、数字化水平更高，落实的效果更好。因此搭建一个专题数据库较为必要，如果档案信息的条目、种类只能通过单纯的目录数据库检索，企业的工作效率会受到较为严重的影响，同时有些模糊的词条还无法及时对应到档案信息，检索操作在实际应用中也会出现问题，阻碍企业档案信息的应用。专题数据库的设立，能够让企业的数据处理工作落实更加完全，减少问题的出现概率，保证数据处理工作的专业度。但是实际工作落实的过程中，必须要对三个问题进行重视：首先是要根据档案的内容进行专题内容对应；而后及时对档案信息的整理需要进性定位，构建出更为专业、适宜的数据库，保证数据的调取与使用更加便捷；最后，要根据档案内容的不同搭建需求进行专题数据库的设立对应，保证档案数据得到科学分类。

除了专业数据库的搭建，全文数据库也是保证企业发展与档案信息管理效率维护的重要举措之一，同时，全文数据库也是保证后续工作稳定落实的基础，在实际工作落实中，对涉及到的档案内容进行开放性处理，可以保证数据信息的共享效率，同时保证档案内容被高效的鉴别与管理，可以分类、保存的更加全面。最后，全文数据的构建，能够让档案数据的真实性与准确性得到保证，保证档案信息的参考与使用工作高效、稳定落实。

（二）提升服务工程在信息数字化档案构建中的作用发挥

在通过服务工程进行信息数字化档案的建设时，技术人员要对以下几方面的工作进行重视：首先，利用局部网对相关工作人员的档案管理数据进行权限设置，保证每个岗位的工作人员只能读取与使用自己部门需要与可利用的相关数据，不可跨部门、更不可越位查看不可浏览或使用的数据信息。其次，在数据处理目录信息数据化工作时，可以通过扫描的方式将纸质文字形式的档案信息给转变为电子数字符号形式，进而更为高效的将传统形式的档案信息转变为数字形式。再次，保证数据信息安全的基础上，利用互联网技术对那些还未进行集中处理的数据信息进行统一管理，如远程数据传输技术，保证数据的完整。最后，借助互联网技术开放相关档案数据，保证数据档案信息的使用更加完全，可配合工作人员的工作进行查询、下载、打印等。

（三）对档案工作的资源配置高效化处理

企业进行数字化档案管理工作时，必须要保证技术、资金、设备的投入力度，尤其是硬件设施，各种各样的设备是保证企业档案管理信息数字化工作落实的基础，因此相关工作进入到正轨时，需要占用一定比例的运营成本，所以实际工作中，相关岗位职责人员必须要对工作进行科学划分，明确自身的职责后，可让各项工作的落实与对接更加高效，保证数据的处理效率。如数据收集、录入、归档、调取等，各个步骤的工作因为硬件设施的完善，步骤可以得到缩减，进而减轻相关工作人员的任务负担。