英语商务信函中礼貌策略的研究

陈彦伊

（湖南财政经济学院，湖南 长沙 410000）

第一章 英文商业书信的概论

商务信函是两家公司之间沟通的基本方式。据估计，每个工作日有近1亿封商业信函。商务信函也是商务沟通的生命线，因此，成功地书写商务信函是很有必要的。

一、商务英语信函的含义

20世纪90年代初，商业书信在中国才刚刚起步。人们对商务信函的概念有不同的理解。一般来说，有两种主要的观点：一种认为商务信函是一种主要通过邮政系统为经贸往来送信，另一种是，商务信函业务是经济活动，促进企业的产品或服务。

为了统一对商业信函的认识，1997年，杨方杰在《实用商业信函》一书中的商业信函中做出了这样的解释：商业信函被称为商业信函，指的是各个经济实体之间的经济贸易。商业信函里的各种内容使它能应用在广泛的领域上，杨先生的解释清楚地指出了商务信函的主体、内容和范围，使人们对商务信函有了清晰的认识，所以这种解释现在被广泛采用。

二、商务信函的分类

根据惯例，商务信函可以从不同的角度进行分类。最常见的分类方法如下：

(1)根据信件内容进行分类。最常用的有：请求函、答复请求函、索赔和理算函、信用证和托收函、销售信函、雇佣信函和社会商业信函等。

(2)根据信函在商业交易过程中的不同功能进行分类。商务信函可用于商务活动的各个阶段。有建立业务关系的信件，有业务咨询的信件、有报价函、议付函、订货函、确认订货函、付款函、装运和保险函、确认收货函、索赔函等。

(3)根据所给信息的性质进行分类。根据信息对读者需求的影响，斯图尔特总结了四种不同的信息：好消息、中性消息、坏消息和有说服力的消息。

三、商务信函的功能

随着社会经济的发展，商品流通领域已经向前延伸到生产领域和生产之前的各种活动。在流通过程结束后，这又延伸回消费过程。因此，无论哪个经济实体，在生产、流通、消费等各个环节，都因经济交往和商业活动而不断加强联系。商务信函是这种联系的有效形式，其功能主要包括三个方面：

（1）处理业务

商务信函的基本用途是处理各种具体的经贸业务。无论是什么样的业务，都需要通过与客户的通信来实现。

（2）经济贸易信息交流

商务信函是制造商和供应商与卖方和用户保持密切联系的主要方式之一，也是沟通的重要工具。企业正常的生产经营活动必须经常与外界进行资料和信息的交流。

（3）传达友谊和形象

众所周知，企业非常重视形象设计。公司以礼待人，树立和维护公司在商业界的形象，发展和巩固与其他合作伙伴的长期贸易关系。

第二章 礼貌策略的研究

礼貌是一个动态的、抽象的概念。这是一个用来描述说话方式和说话人认为应该表达的内容之间关系的术语。目前，最有影响力的礼貌语用学研究是会话规范和面子理论。下面，我们将简要介绍这两种观点。

一、礼貌策略的定义

有礼貌的都最初的意思是使顺利，后来扩展到指文雅的，文明的，有教养的等等。在20世纪70年代，有人认为礼貌是人们试图减少个人摩擦的结果。在20世纪80年代，礼貌被定义为建立和维持友谊的形式，在社会交往中创造和谐氛围的能力可以通过努力避免冲突来评估。因此，礼貌是一个动态的抽象概念，可以用来描述说话的方式和说话人认为应该说什么之间的关系。目前，最有影响力的礼貌语用学研究是会话规范和面子理论。现在，我们将简要介绍这两种观点。

（一）会话标准观

基于格赖斯的会话含义理论，格赖斯试图解释说话人是如何传达比他所说的更多的信息，并提出了合作原则及其相关的子标准：定性标准、定量标准、关系标准和模式标准。

（二）保全面子理论

早在20世纪50年代，考夫曼就从社会学的角度提出了“面子”问题。他认为：“面子是一个人在特定的交际场合通过言语行为为自己获得的积极的社会价值。一种根据社会理想属性而创造的自我形象，面对社会。

二、礼貌策略的应用

礼貌策略是指人们在日常生活中需要遵循的礼貌原则。本部分主要研究Brown和Levinson的礼貌策略模型及其实例。首先，明确表达了Brown和Levinson的礼貌模型。然后举例分析了商务信函中具体的礼貌策略(积极礼貌策略和消极礼貌策略)。本研究在很大程度上依赖于Brown和Levinson的具体礼貌框架。因此，在这一部分中，我们将展示礼貌策略及其相应的例子。

（一）积极礼貌策略

积极的礼貌倾向于积极的面部表情。它们并不一定是与威胁脸的言语行为直接相关的面子需求，它们服务于建立和维持友好合作的商业氛围这一更广泛的目的。例如在商务信函中应用积极礼貌策略。它试图通过强调对方需要得到尊重这一事实来缩小写信人和收信人之间的距离。

（二）消极礼貌策略

消极礼貌是对受话人消极表情的一种补偿行为，受话人希望自己的行为自由不受阻碍，自己的注意力不受阻碍。如消极礼貌策略在商务信函中的运用，一般采用传统的间接方式，比如“您能给我们提供更详细的信息吗?”“请将签字后的副本寄回，好吗?”

第三章 商务英语信函中的礼貌策略研究

一、礼貌策略在词汇层面的应用

本文的研究从基本层面开始——词汇层面，因为英语商务信函中词语的选择会影响到商务信函的交流。相同意义的词语在礼貌的表达上可能有不同的效果。因此，在商务英语信函中，词语的使用技巧对礼貌的表达起着重要的作用。以下是一些措施：

使用你的态度语言：在写商务英语信函时，作者应该时刻牢记读者的需要以及读者对信函的反应。

使用积极的语言：积极的语言可以保持接收者的自我价值，建立未来的业务关系，因为它们关注的是可以做什么，而不是不能做什么。

使用具体的词语：在表达和强调一个观点时，经常使用具体的词语，因为具体的词语会传达更清楚的意思。

二、礼貌策略在句法层面的应用

句子是商务英语信函意义的主要载体。使用的句式给读者的第一印象不是句子的意思。因此，句型在表达对读者的礼貌方面起着更重要的作用。虽然表达的信息是令人不愉快的，但以肯定语气说话的行为会被接受，这是一个常识。以下是一些经验：

(1)使用肯定句：肯定句传达了更友好和礼貌的语气，因为它们强调积极和愉快的方面。

(2)使用短句：在商业信函中，考虑到读者的需要和需要，信息传达得越直接、越迅速，就越有礼貌，因为这对读者有益。

(3)使用主动语态：语态是指主体是否有行为或是否被行为。如果一个句子的主语在行动，也就是行为的实施者，用来描述那个行为的动词被称为主动动词，那么动词的这种形式就是主动语态。

三、礼貌策略在语篇层面的应用

Brown and Levinson (1987)认为，说话人应该注意收信人想要得到的积极礼貌。积极的礼貌策略旨在表达说话人对听者的关心，它们被用于商业信函中，以建立、维持和加强商业伙伴之间的独立关系。因此，商务信函所承载的信息应该委婉表达，以增强收信人的正面形象。好的消息，商业信件会传达良好的意愿，这不仅是出于商业原因，也是我们大多数人在人际关系中所希望的。人们喜欢做和说一些能产生好感的事情，商务英语信函中使用的直接的方式显示了友好和礼貌，这无疑增加了读者的正面形象。具体来说，在直接演绎组织的话语中，信息的排列顺序通常为：(1)从要点开始 (2)提供必要的解释或覆盖目标的其余部分 (3)以友好声明结束

结论

通过以上对商务英语信函中礼貌策略的讨论，我们可以得出以下主要结论：

第一，礼貌作为一项基本原则在商务信函中起着重要的作用。礼貌是写信者在写商务信函时应该考虑的问题，因为它有助于在商务沟通中与对方建立和保持良好的关系，给对方留下良好的印象，这有利于商务交往的成功。第二，礼貌存在于各类商务英语信函中。本文根据商务英语信函的性质，将商务英语信函分为三类。第三，比较了三种商务英语信函中礼貌策略的运用，发现了一些共同之处。无论在何种商务英语信函中，积极的词语和表达总是能引起读者的积极反应。不管信的类型是什么，肯定句都是用来给读者留下积极的印象。第四，由于不同类型的商务英语信函所表达的含义不同，表达的目的也不同，所以信函的书写方式和所表达的礼貌也不尽相同。最后希望本文的研究能对从事商务信函写作的人们有所启发。