单件归档法在中学档案管理工作中的实践

2020-12-07邓小娟

魅力中国 2020年9期

邓小娟

（广东省佛山市高明区第一中学附属初中，广东佛山 528000）

一、单件归档法在中学档案管理工作中的应用优势

首先，应用单件归档法，中学档案管理工作人员的工作效率能够得到很大的提升。传统的立卷归档法是要将文件组卷，把相互关联的文件组成一卷，如果文件繁多，例如中学档案那么组卷的过程工作量就大，耗时又耗力。以中学教学考核有关的文件归档为例，其文件资料包括校园建设（规划图、建筑布局等）文件、教师资质文件、课程设计和课程开展文件等等，如果采用立卷归档法进行归档工作，那么就要进行一系列的案卷分类组合、抄写目录等繁杂的作业。而采取单件归档法，就是直接以单件文件为单位，就可以只设置文件级目录，而不需要再进行案卷和目录等方面的工作。这就可以很大程度地减轻中学档案管理工作人员的工作量，提高其工作效率。

其次，单件归档法的应用要靠计算机和档案管理软件来实现，作为一种新的整理方法，单件归档法适应于信息社会的发展需求。在中学档案管理工作中，单独归档不仅操作简单，减轻了档案管理工作人员的工作量，提升了工作人员的工作效率，同时，单件归档法依托于计算机功能，可以不限时间、地点，灵活地进行归档作业，这是一个使档案管理面向信息化的反映。归档的信息化不仅有利于中学档案管理本身，还能够便利地服务于对档案文件有查阅需求的人群，同时信息化还使档案文件的传播变得更加地快，方便使用档案者的相互交流需求。

二、单件归档法在中学档案管理工作中的实践

（一）遵循文件管理的规律和规则工作

单件归档法虽然相对于传统的立卷归档法而言，在录入时省去了十分繁琐的组卷工作，但是单件归档整理也是需要具有逻辑性的，这种方法的实践应该遵循一定的规律，也就是需要遵循单件归档法下文件管理的规律。而利用计算机或软件来实现工作的单件归档法是具有自身的文件生成的规律的，因而首先必须遵循它的规律来进行工作。例如：如果文件与文件之间存在相同属性联系，那么在办理归档时就要遵循“随办随归”的原则。计算机录入一般是将文件进行编号，这就使相同属性的文件存在有序性性的联系。

另外，单件归档法的实践还需要一定的规则来管理和制约档案归档工作人员的行为，从而达到使归档更加具有实用性和规范性的作用。例如建立有关电子档案整理的规则，其内容就可以包括：（1）档案编制时必须保证手续齐全（2）同一类档案的书写和制作必须具有唯一性并可以长期保持等规则，这种做法其实是建立了一个归档工作的秩序和流程，能够使工作有效性得到一定程度的提升。

（二）把握中学档案特点的信息精细化录入工作

中学档案信息录入是需要不断地随着各类档案信息的变化而更新的，中学最主要的档案部分其实就是“教”和“学”两部分，尤其针对“学”而言，学生的档案信息是在不断地更新变化的，单件归档法正符合了应对随时变化的档案信息的录入的需求，完成了及时更新归档的工作任务。但是单件归档的方法虽然满足了档案录入的及时性的需求，使用单件归档还是有一定的弊端的，往往在实际应用中，单件归档检索会出现“不灵”的现象，相关档案查阅者检索不到需求信息。因此，在归档时，档案管理工作人员应注意围绕中学档案特点的信息，精细化地对档案信息的内容进行录入工作。例如：在归档学生的成绩册、学籍表等学历信息时，要抓住这些档案信息的特点，将具有特征性的信息内容以单个文件为单位进行文件题名保存，例如学生学籍档案文件题名的形式可以写成“XX届+XX班级+XX姓名”，而不是“XX届+XX班级”的形式。而将学生“姓名”列为档案信息的特点进行录入，就成为一种更加精细化的录入方法，如此一来，档案管理工作人员利用计算机进行学籍查阅只需要在检索中多输入一个学生的姓名就可以得到更精细化的结果。

（三）做好集中管理工作

集中的档案管理是针对中学所有的档案资料而言的，其又包括对人的管理。首先，是对档案资料的集中管理，应该科学而有序地处理档案资料，集中地整理零散分布的单件档案以及质量不足的单件档案资源，使单件档案资料归档和使用符合中学教育需要。其次，是对档案工作人员进行集中的管理，单件归档的档案工作与学校其他工作的沟通和联系应该不断地被扩大化，这有利于学校教育及其组织的活动能够得到准确、有序、及时地归档。总之，做好集中管理工作，有利于将单件归档工作所表现的“单件”的数量化进行质量化的处理，从而提高单件归档法应用下的档案工作的管理的有效性。