机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策

2020-12-07夏春颖

魅力中国 2020年11期

夏春颖

（河北省城市建设档案馆，河北石家庄 050000）

一、数字化档案管理的优势

（一）提高办公自动化水平，减少资源浪费

在事业单位档案管理工作中，传统的管理方式比较粗放，需要不断增设人员，定期更新管理软件和硬件设备，不仅会提高管理成本，还会影响档案管理效率的提升。在数字化档案管理模式下，档案可以摆脱传统纸质载体形式，以数字化方式储存在电脑中，便于随时调取和使用，可以节省许多空间，降低管理成本，还能够提高工作效率。

（二）保证档案得到充分利用，资源随时共享

数字化档案通过先进技术的处理后，可以及时得到归档与存储。事业单位对于档案资料的利用相对较多，许多部门均需要通过调用、查询相应的档案资料才能指导工作。数字化档案管理可以为各部门随时提供及时准确、有效的信息，为决策提供相应的参考依据。同时，数字化档案管理可以实现资源共享，便于人们在不同时间、不同地点随时使用和查阅信息。

二、事业单位在开展数字化档案管理中所面临的工作现状

（一）没有专业的管理人才作为工作的保障

数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要有专业知识，又要有现代化知识，还要将其与数字化的技术结合起来，共同作用于档案管理工作之中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多工作人员没有将两者兼顾起来，有的工作人员除了管理档案之外，还要负责其他方面的工作，没有对档案的管理工作进行研究；加之有的单位在对档案进行管理时，主要还是沿用传统的纸质管理的方式，工作人员对传统的纸质档案的管理比较熟悉，但是由于对数字化技术了解地不够深入，以至于在运用数字化技术进行档案管理不能做到得心应手。

（二）档案管理的技术相对滞后

在进行数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，数字化应用还存在不够理想的状态。这主要表现在有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着差距，所应用的技术相对落后。再加上由于资金投入有限，一些管理上所用到的各种硬件设施也存在老化的现象，不能够进行有效地利用，这些老化的设备给档案管理人员在工作中带来了很多的不便。

三、事业单位数字化档案管理现状对策

（一）在思想上，应该高度重视档案数字化管理

档案管理部门的负责人及具体档案工作者，要高度重视档案数字化管理工作，将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算机、扫描仪、数码照相机等先进信息设备，注重档案数字信息的采集、加工、传输等。完善档案数字化管理规章制度，针对部门档案数字化管理的现实需要，研究制定档案数字化管理、查询、利用等规定。此外，要优化人员配置，根据档案数字化管理工作的实际需要，配置数字化、信息化和网络化档案管理工作所需的复合型人才队伍。

（二）建立并完善科学的管理体系

在事业单位未来的档案管理工作中，数字化的应用以及与纸质、电子等各种形态档案的有机融合是主要的发展方向。为了能够达到这样的工作效果，事业单位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要对不同性质、不同类别的档案资料采取不同的管理方式；设置具体的档案管理的科学权限，要明确并细化具体的工作负责人和工作职能，将管理的责任落实到实处。

（三）建立档案管理数字化标准

合理、全面、科学的数字化标准能够使档案的收集、整理、分类、保存等各个关节都处于可控、可查状态，保证档案管理工作的科学、有序、高效。首先要建立管理性规范标准，它包括了档案数字资源的合法性、安全性相关问题，保障了档案信息的唯一性；其次要建立技术性规范标准，通过对数字化档案的应用技术做出规定，以消除技术应用不当产生的问题。

（四）提高安全防护技术，及时更新软硬件设施

要进一步提高安全防护技术，保证数字档案的绝对安全。数字档案主要利用网络和计算机设备进行存储，因此，其安全必须要得到保障，否则一旦遭到黑客、病毒的攻击与入侵，就会给机关事业单位的各项工作造成不可弥补的损失。因此，必须要结合实际情况，安装杀毒软件，设置防火墙，或者限制访问权限等；定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丢失，加强软件与硬件的更新和建设，提高技术水平，实现对档案资源的有效利用与共享。

（五）将管理中涉及到的预算进行适当的增加

数字化档案管理是需要一定的投入特别是资金的投入作为工作的基础，所以事业单位在编制工作预算时，要按照工作以及有关规定的要求，对单位的档案管理方面进行必要的资金投入，其主要着眼点聚焦于数字化技术的开发以及应用，给档案管理工作提供科学的设备；在预算上，事业单位也要认真听取财务人员特别是上级财务部门的意见和建议，根据实际情况进行适当的调整和投入，确保在增加预算方面做到依法依规。