新媒体环境下高校声像档案资源开发策略探析

■ 钟奕思

近年，新媒体蓬勃兴起，成为人们日常获取信息的重要渠道。高校官方微信、官方微博也在文化宣传中崭露头角，这给高校档案资源开发——尤其是高校声像档案资源开发带来了新的机遇与挑战，也给高校声像档案信息资源深度开发与挖掘提供了新的工作思路。

1 新媒体兴起为高校声像档案资源开发带来的机遇

一方面，与传统媒体相比，微博、微信、微视频及手机APP 客户端等新媒体具备更新频繁、传播速度快、覆盖面广、互动性强等信息传播特点与优势，因而新媒体的信息发布对原始素材的需求量较大，特别是对图片、视频等素材的需求增长更为明显。照片、视频因其形象直观、形意结合，便于快速、直观地传递信息，可以有效满足新媒体环境下用户信息浏览与阅读习惯，成为新媒体传播的重要素材，新媒体平台对此类素材的需求更为迫切。高校声像档案形成于高校教学、科研、管理等各项活动之中，以音响和形象等方式生动记录了学校的发展历史，正好符合校园新媒体信息传播的素材需求，可以为新媒体宣传提供大量的素材来源；更为特别的是，高校声像档案记载的是本校的历史，承载着大量本校师生、校友的共同回忆——当师生、校友看到熟悉的校园风貌、往日学生晨读的场景、热火朝天的入学军训照片、精彩纷呈的校庆晚会片段，自然而然会回忆起自己的在校园中度过的时光，产生共鸣。以高校声像档案为素材的新媒体宣传推文，往往会收到非常热烈的反响。

另一方面，与传统媒体相比，新媒体平台与用户间的互动更为频繁便利，用户阅读推送信息后，可以即时以评论留言、转发等方式反馈阅读感想、进一步提出信息诉求，这为高校档案部门和档案工作者进一步挖掘潜在档案利用需求、有针对性地进一步开发档案信息资源提供参考思路。高校档案部门可以结合用户需求和馆藏档案资源情况，继续以类似连载的形式推出同一主题相关内容的多期新媒体推文，不断提升高校档案的文化影响力，形成“结合馆藏档案发布推文- 发掘用户需求- 进一步推送相关档案信息”的良性互动。

2 新媒体环境下高校声像档案资源开发面临的挑战

新媒体兴起虽然为高校声像档案资源开发带来了机遇，可以激发高校声像档案信息资源的进一步挖掘与开发，但也对高校档案工作提出考验。

其一，高校声像档案大量以传统格式保存，如纸质照片、磁带录像带、录音带等，磁带录音带、录像带等传统载体声像档案对读取设备依赖性高，往往需要依靠相应设备才能读取，而用于新媒体传播的图片或视频要求数码形式，传统载体形式的声像档案无法直接用于新媒体传播，需要完成声像档案数字化转换后，才能成为新媒体编辑的可用素材。保证声像档案具备适用于新媒体传播的数字形式，这是挖掘高校声像档案信息资源、通过新媒体进行档案资源传播的重要基础。

其二，声像档案虽是以音响、形象为主体，但文字说明是不可缺少的辅助信息，只有结合完整、准确、详尽的文字说明，才能反映照片、视频记载的历史背景、知晓声像档案中涉及的人物、事件，才能更好地反映声像档案记录的历史。然而，由于高校声像档案有些年代久远，甚至是建国前的影像材料，相关的文字说明不全，导致当年明确可知的人物、事件背景现在已无从知晓、或模糊不清；或是由于近年归档收集时整理不到位，背景信息说明不准确或缺失，导致声像档案开发难度大或难以得到有效开发。特别是传统的磁带录像带档案，如果视频录制时间较长，文字著录信息不准确，那么视频中包含的精彩瞬间往往就要埋没于浩瀚档案之中，不能为人所知，更不说用于新媒体宣传、助力校园文化建设了，这不免将成为巨大的遗憾。

其三，将声像档案应用于新媒体传播，传播范围广、传播速度快，一旦信息在新媒体平台上传播，传播范围与传播对象就超出了高校档案部门的控制范围。因此，在声像档案提供利用之初，档案部门如果审核不严，导致不宜公开的声像档案信息内容通过新媒体等网络途径传播，就极易造成大规模的信息泄露、甚至失密泄密的重大事故。

3 新媒体环境下高校声像档案信息资源开发策略

在新媒体蓬勃兴起带来的新契机面前，高校档案部门及档案人员应迎难而上，转变思路、勇于开拓，积极采取有效措施，努力开发高校声像档案信息资源，让声像档案资源乘着新媒体的“东风”，发挥更大的作用与价值。

3.1 转变思路，强化服务意识，创新高校声像档案资源开发形式

在新媒体环境下，高校声像档案资源能够获得更为便捷的传播途径，档案部门与利用者及普通公众之间更便于交流与沟通，档案部门应把握这样的有利机遇，强化服务意识，积极发挥主观能动性，转变以往“将档案保管下来就好”的保守思想，实现“收、管、用”并举，在扎实做好声像档案的收集、征集和日常保管管理工作的基础上，除了满足利用者主动提出的确切利用需求外，主动挖掘、激发学校师生、校友及社会公众的潜在利用需求，结合学校重点工作和中心工作，主动挖掘、开发馆藏声像档案信息资源，通过信息加工、新媒体传播推送等方式提供档案服务，让馆藏档案焕发活力。

3.2 扎实做好业务工作，夯实声像档案资源建设基础

“巧妇难为无米之炊”，扎实做好收集、整理、保管工作，是开展高校声像档案资源开发的基础。一方面，高校档案部门要做好常规的声像档案接收归档工作，加强档案宣传、强化部门立卷责任，提高声像档案形成部门的归档意识，加强对声像档案的形成、积累、立卷、归档等环节的检查、督促和指导，确保属于声像档案归档范围内的档案及时归档，保证归档声像材料的完整、准确、齐全、配套；同时，积极开展声像档案征集，向社会各界人士和校友广泛征集各个时期、各个方面的留存于个人手中的珍贵声像档案材料，通过接受捐赠、复制、征购等方式将珍贵的声像材料征集入馆，作为馆藏档案的有益补充，努力做到应归尽归、有效保障归档质量。另一方面，做好已归档声像档案的保管、管理工作，除了配备防磁柜、温湿度控制设备等必要保管设施设备，做好日常保管、定期检查工作，科学保管管理声像档案，确保声像档案的实体安全外，加强对馆藏的年代已久的声像档案的梳理和进一步整理，通过寻访相关人物、相互对照等方法，完善声像档案的著录信息，以便于检索查找，为日后声像档案信息资源开发夯实基础。

3.3 大力推进声像档案信息化，助力高校声像档案信息资源开发

根据新媒体对声像档案数字形式的利用需求，大力推进声像档案信息化，做到“存量数字化，增量电子化”，通过技术手段提高声像档案检索的查全率和查准率，为声像档案资源深度开发提供便利。首先，积极开展馆藏声像档案的数字化，将已有的馆藏声像档案由一般的纸质（照片）或模拟形式（磁带录音带、录像带）转换为数字化形式。考虑到磁带录像带、录音带等声像档案载体的特殊性、对读取设备的依赖性，此类声像档案数字化的难度比纸质档案数字化的难度更大，档案部门依靠自身技术力量往往难以完成，档案部门可以利用学校整体资源，积极联系本校宣传部、教育技术中心等视频拍摄相关部门，寻求部门支持与合作，借助相关部门的拍摄读取设备和技术人员力量，共同完成这类声像档案的数字化工作，或采用外包形式，通过外部技术支持，完成馆藏声像档案数字化。其次，加强部门立卷指导，新增的声像档案原始生成方式是数码形式的，采用在线归档或存储于光盘、磁盘等载体线下向档案部门进行移交，实现新增声像档案电子化，日后可直接以数码形式提供利用。再次，加强档案管理系统建设，完善声像档案管理的功能。传统档案管理系统更加适用于文书类档案管理，对档案管理多数基于目录级，虽然随着档案信息化发展，系统检索可以深入到文件全文层级，基于全文对文书档案进行管理；但由于照片、视频等声像档案信息记录方式的特殊性，传统管理系统目前具备的目录管理及全文检索功能，一般无法完整反映声像档案尤其是视频档案的信息内容，档案人员或利用者要迅速获取声像档案信息或深度检索档案极为不便，这对声像档案资源的进一步开发造成极大障碍。因此，可以创造性地引进其他专业领域的先进技术，集成到声像档案管理系统中，用以解决这一问题——例如引进视频预览缩微图，定时提取视频画面图片、补充作为视频的预览信息，方便档案人员及利用者在未完全浏览视频的情况下可以了解视频概况；利用语音识别技术，自动将录音或视频中的语音信息转换为文本形式、自动添加到档案著录信息中，以便全文检索；利用人脸识别技术，使系统通过学习，自动识别照片或视频中涉及的人物，建立档案间关联，等等。通过相关技术的集成与运用，实现系统自动提取视频、音频、照片相关信息、建立档案间关联的功能，为声像档案深度开发挖掘提供技术上的支持。

3.4 加强把关，依法依规管理高校声像档案资源的传播

新媒体时代，做好信息挖掘、主动提供服务之时，高校档案部门更应严格把关，规范按照利用流程提供声像档案利用，履行相关审批手续。对于即将用于新媒体宣传传播的声像档案，做好信息公开的审查工作，防止声像档案在超过规定的密级知悉范围内传播；对于涉密声像档案的利用，应严格按照保密规定执行，坚决不能触碰“红线”、“底线”，严禁上网传播，严防出现信息泄露乃至失密泄密的档案事故；对于声像档案内容涉及个人信息或利益的，特别是声像档案的公布容易给个人带来不良影响的，在未征得利益相关人同意的情况下，档案部门应限制该声像档案的利用，更应防止档案被越权公开公布，避免因声像档案信息的传播，给利益相关人带来伤害，防止侵权事件的发生。在声像档案资源开发与利用服务中，档案部门要妥善处理好声像档案利用、信息传播与档案安全、信息保密的关系，保证声像档案资源开发、传播在合法合规的前提下进行，让声像档案资源发挥更大效用。

3.5 借助新媒体平台，提升声像档案资源开发广度及深度

新媒体环境下更方便捕捉到潜在利用者的潜在利用需求，这犹如在档案部门与利用者之间搭起了一座无形的桥梁，为声像档案资源的开发打开了一片新的天地。高校档案部门应抓住这样的契机，在声像档案资源开发过程中更加注重潜在利用者乃至社会大众通过新媒体平台反映出来的信息需求，紧密结合社会热点主题，服务学校重点中心工作，拓展选题思路，深挖馆藏档案资源，增强信息加工层次，同时利用线上优势，加强跨校跨部门的合作，更加全面、更加深入地开发、挖掘高校声像档案中的“宝藏”，借助新媒体文章推送、档案展览、档案文献编纂等多种渠道，利用线上传播与线下宣传相结合、跨校跨部门联合宣传推送等多种方式的合力，充分发挥高校声像档案在新媒体环境下的文化宣传效用，提升高校档案工作影响力。