浅谈基层单位档案资源建设工作主要途径

文·高飞

随着时代的发展，档案和档案工作越来越被社会各界高度重视，作为档案部门，特别是基层单位档案资源建设工作就成为了今后档案工作中的重中之重。2015年，中办、国办印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，将档案资源建设作为主要内容加以强调，这充分说明了档案资源建设在整个档案工作中的重要地位和重要意义。笔者认为，做好档案管理工作，强化基层单位档案资源建设，进一步明确基层单位在档案资源建设工作中存在的主要问题以及应采取的主要措施和管理途径，最大限度地改善室藏结构，丰富室藏内容，增加室藏门类和数量，更好地满足基层单位在各项工作中的利用需求，为基层单位经济增长和可持续发展提供档案支撑。

一、基层单位在档案资源建设工作中存在的主要问题

一是档案管理机制不健全。按照档案法律法规的规定，机关、团体、企事业单位应切实加强对档案工作的领导，确定专职人员、完善工作制度、划拨工作经费、增加设施设备。但在实际工作中，一些单位没有真正将档案管理措施落到实处，在工作中，既使是制定了一些规章制度，也只是挂在墙上、停留在口头上。配备的人员也是兼职多、专职少。

二是档案工作路径不畅通。由于管理体制不理顺，岗位职责不明确，奖惩措施不落实，工作路径不畅通，管理工作不规范，加之档案人员不安心本职工作，导致了本单位一些内设科室将形成的文件材料和大量的业务资料据为己有，不归档、不移交，基层单位档案的门类和数量以及室藏档案的内容结构严重缺失和不合理。

三是档案管理工作不规范。档案的收集、整理、鉴定、立卷、装订、统计、保管、利用等工作环节形成了档案资源体系建设的主要途径。但在工作中，一些基层单位在档案资源建设环节上，没有真正按照档案管理的基本要求去实践、去操作。比如，在档案资料的移交和接收上，没有形成经常化、制度化；在日常的管理上，没有设制各种规范的管理台账，更没有形成制约机制；在查阅利用方面，也没有较规范的记录和登记，等等。这些问题的存在严重影响了本单位档案资源建设的内容、质量和水平。

二、基层单位档案资源建设工作应采取的主要措施

一是建立和完善档案资源建设管理机制。成立以单位主要领导为组长、分管领导为副组长，各科室、分厂、班组或工段主要负责人为成员的“档案资源建设工作领导组”，设置单位综合档案室，并在各科室、班组、分厂或工段建立档案工作联系小组。指定工作人员，明确工作职责，完善工作制度，制定工作措施，加大资金投入，提出目标要求，做好顶层设计，做到纵向联动和横向联系的档案资源建设工作格局和工作机制。

二是规范档案资源建设工作。在工作中，应加强对档案资源建设的规范管理，设置既科学规范又符合管理要求的档案卷目录、归档文件目录、电子文件目录、档案资料接收登记目录、档案资料移交清册、档案资料查借阅登记簿、档案资料利用效果登记簿、档案安全检查情况登记簿等。

三是建立档案信息利用平台。档案资源建设的目的是为了更好地服务基层、服务单位经济发展。应建立数字综合档案室，实现馆藏档案资料全文数字化，实现基层单位档案信息共享平台，充分发挥档案信息在各项工作中的特殊作用和优势，充分体现对档案资源的保护和利用价值。

三、基层单位档案资源建设工作的主要途径

一是深入调研，夯实基础。为确保基层单位档案资源建设工作既有理论高度又具有实际操作性，既符合本单位工作实际，又能真正体现档案的利用价值和特殊作用。基层单位应着力组织骨干力量，在单位的统一领导下，深入开展档案资源建设调研工作，调研内容包括本单位的职责范围、经营项目内设机构岗位职责、分支机构的主要业务工作和主要产品等，形成全面系统、内容详实的调研报告，待单位领导集体研究确定后，作为本单位开展档案资源建设的主要依据。在此基础上，基层单位要制定详细的和操作性很强的实施方案，对搞好档案资源建设工作的指导思想、方法步骤、工作任务、具体目标、组织领导等内容提出具体要求。同时，要针对本单位在工作、生产过程中形成的各种文件、材料、报表、音响资料等进行调查摸底、详细登记和分析研究，制定出本单位档案资料的分类方案，进一步明确本单位档案资料收集归档范围，规定各种档案资料的保管期限，编制档案资料全宗卷，建立各种登记表和登记目录，并进一步规范档案资料管理台帐。

二是完善机制，开展工作。在档案资源建设工作中，基层单位应根据工作实际，按照档案工作“统一领导，分级管理”的原则，进一步完善档案资源建设工作体制机制，建立单位、内设科室、分支机构、车间班组档案管理网络，形成横向到边、纵向到底、不留空白的档案资源建设工作格局。进一步完善档案工作体制机制、理顺工作关系、提高工作效率，做到在档案资源建设方面有主管、有分管、有主抓。在人员配备方面，应配备有一定政治素质、文化素质和管理素质的档案管理人员。同时，要确定工作岗位、明确工作职责、落实工作任务，做到奖罚分明。要组织档案工作人员参加不同级别、不同类型的档案工作座谈会、工作会、研讨会和档案业务知识培训，切实提高档案人员专业素质和管理水平。在制度建设方面，应根据档案管理要求，建立和完善档案移交制度、接收整理制度、查阅利用制度、档案管理制度、安全保密制度、鉴定制度、归档制度和档案人员岗位职责等。

三是强化管理，实现共享。根据国家、省制定的数字化档案室规范标准，结合本单位档案种类、保管期限等情况，按照“存量数字化、增量电子化”的原则，做好数字档案室建设工作。一要建立目录数据库。组织人员对室藏档案资料进行全文扫描、录入和整合，把所有纸质档案变为电子档案，建立目录数据库，加强对档案信息的分析研究、综合加工和深开发，为单位各项工作和科学发展提供深层次、高质量的档案信息，真正把综合档案室的“死档案”变成“活档案”，把综合档案室变成“综合信息室”。二要建立档案信息平台。在建立档电子档案和目录数据库的基础上，将可公开的各类档案和档案信息上传至本单位局域网，为科室和领导决策提供便捷、准确的参考依据。三要做好档案安全保密工作。首先，要保证档案实体的安全，即做好档案库房安全工作，认真落实“八防”措施，严格档案安全工作责任制。其次，要进一步完善档案和档案信息工作制度，严格档案信息公开前的保密审查，对于涉及工作、生产、经营等方面的秘密和商业机密，要坚决杜绝网上传输和公开查阅，确保已公开档案的信息安全。四要经常开展对档案资源建设工作及档案安全工作监督检查，落实基层单位档案工作领导组的主体责任，发现问题，及时处理，并将档案安全隐患解决在萌芽状态。