基于现代人力资源管理视角下的高校人事档案管理

◎钱秀丽

人事档案作为高校重要的信息资源，其在发展过程中具有非常重要的作用和价值。在人事档案管理中，对档案的利用与档案价值的充分挖掘已成为了档案管理工作中的主要内容，在未来人才的选择、培养、以及使用上将有着一定的关联。因此加强人力资源中对高校人事档案的管理，防止档案当中的内容出现流失，能够对档案工作中出现的问题进行及时地改正，做到对档案资源的合理利用，促进人事档案管理工作的可持续发展以及人力资源的开发服务。

一、高校人事档案与人力资源管理之间的联系

人事档案主要是记录其个人的经历，其中涉及到思想政治方面、学历、以往的工作业绩等内容。将以个人为单位在国家机构以及认识管理活动中进行详细的记录。将会一直保存，以便未来在参加工作等方面进行查看。其保存的形式可以通过文字、图表以及其他各种形式来进行历史记录。因此，人事档案具有真实性、动态性、延续性、以及机密性等特征。

现代的人力资源的管理主要是通过现代化的科学技术，并且在经济学以及人本思想的结合下，帮助组织进行招聘、并择在大范围内严格的筛选，找出高质量的人才。并且其中所涉及到的报酬也隶属于人力资源的管理范畴。通过专业的技术团队，对技术人才的使用、考核、激励、调整等一系列过程，调动人才的积极性，使高校的发展能够顺应当前的社会形式。并且保证高校的发展目标得以实现，促进高校内成员发展的最大化，因此应当加强人事档案管理。

人力资源管理中包括了人事档案的管理。两者之间有着紧密的联系，能够实现通过发展的目标。在人力资源管理中主要的接触对象就是人，以人为工作的核心，在管理过程中加强对人的管理，并且给予充分的尊重，加强对人才的重视，在工作中所秉承着的核心内容就是知人善任、选贤举能。要充分了解每个人的实际能力，进行全方位的考察，不能因为意识的表现而妄下定论，还需要通过人事档案来掌握更加详细的情况。人力资源的合理配置、人才的培养、人事的管理以及社会的保障工作都需要以准确的、无误的真实信息作为参考依据。因此这些信息的获取将离不开人事档案的管理，建立科学化、信息化的高校人事档案管理，将会在一定程度上促进人力资源开发与管理水平的提升。

二、创新高校档案管理的有效手段

（一）现代化的高校人事档案

在实际工作当中，办公自动化的水平已经得到了明显的提升，但是档案信息化的管理却一直没有得到有效地推进。由于没有严格按照国内的标准来对档案信息进行管理和搜集，导致了很多的档案管理中都存在着功能单一、标准化水平较低、信息内容不完整等情况，从而影响了对档案信息的检索和共享，档案管理的系统更加参差不齐。随着社会经济的不断发展，信息技术逐渐应用在人们生活，使人们的工作更加便捷。在实际生活中，在工作当中，信息技术更是促进了工作效率的不断提升，相关的人力资源部门也习惯了通过计算机网络的方式进行档案资料的查找和使用，所以，作为档案管理工作人员，也应当不断提升自身的现代化服务水平。其首要任务就是促进档案信息资源的信息化和电子化，使人力资源管理人员能够通过计算机查找到所有的档案资料，从而能够有效地减少档案资源的存储地点，同时，还能确保档案资料的真实性和完整性；其次，要确保对档案信息有需求的用户具有使用档案资料的权利，同时，在档案资料的转化过程中，常常会出现病毒侵袭、系统故障和人为失误以及载体损害等诸多的问题。所以，档案管理部门要加强与信息技术部门的联系，加强对已归档电子档案的保护和保存工作，从而提升高校人事档案的安全管理，确保信息内容的安全性。

三、人力资源管理中做好高校人事档案管理工作的主要途径

（一）从思想方面提升对人事档案管理的重视

在当前的高职院校的用人当中，很多都是采取劳动派遣的方式来进行的，这就导致了高校人事档案资料不能在高校内进行存放，再加上档案存放地点与工作单位的距离相差甚远，这就导致了很多档案工作人员，无法对员工的档案进行及时地更新和利用。所以，高校的人事档案管理人员应当为员工建立内容的人事档案，从而将员工的日常表现进行有效的记录，更加便于人事对其的调动。同时，人事档案的管理人员还要定期将内部的人事档案与员工的原有档案进行及时地整合，加强与档案存放点的联系，及时地更新员工档案内容。而思想是行动的主要驱动力，只有人事档案管理人员的思想和意识得到了一定的提升，才能够有效地提高人事档案管理工作的重要性。在高职院校当中，人事档案不仅能够有效确保晋升和加薪的公平性，还能够为高校营造良好的工作氛围，促进高校文化的宣传。

（二）充分利用人事档案的价值

在人力资源的管理当中，可以将人事档案运用到不同的管理模块当中，通过对人事档案的有效利用，从而实现企业对员工管理的全面性。比如当高职院校针对员工进行选拔的过程当中，就可以结合员工的人事档案对员工的表现进行整体的评价和分析，结合员工的道德品质、个人素质、业务能力等各方面，对员工进行考核和评定，从而确保选拔的公平性。人事档案对人力资源的管理具有重要的参考作用，通过这种途径的利用，能够使人事档案管理工作更加具有实践性，体现其管理的作用，而不只是停留在形式上。同时，人力资源管理人员要做到对员工信息的有效更新，通过对人事档案信息的搜集，不断完善档案信息内容。

（三）提升人事档案管理人员的综合素质

随着社会的发展，对于人才的素质要求也来越来越高，复合型人才已经成为了社会市场中的主要需求对象，特别是高技术型人才和科技型人才，在工作当中更加受到重视，人事档案管理工作作为人力资源管理中的重要环节，同样需要具有高素质、高技能、高学历的人才。同时，人事档案管理的领导者，要提升档案管理工作人员的学习意识，增强人员的专业技能和业务水平，积极引进先进的信息技术，加强对管理工作人员的培训，提高工作人员对高科技设备掌握的熟练度，为人事档案管理工作的发展提供坚实的基础。

四、结语

根据上述文章可得，高职院校的人事档案管理具有较强的复杂性和综合性，加强档案管理人员现代化技术的应用，确保档案管理工作的有效发展。因此，高职院校要对人事档案管理人员的各项技能和综合素质进行有效地提升，提高人事档案管理的质量，使人事档案管理能够在人力资源的管理当中发挥相应的作用。