论高校档案管理人员的素质现状及提升对策探究实践

陈竑良

摘 要：档案管理在高校教学管理工作中发挥了十分重要的作用和价值，在新时期下，高校档案管理也迎来了更高的要求和目标，高校必须要明确档案管理的重要性，并对档案管理工作有清晰的认识，进而增强管理人员的专业素质和职业素养，全面提高档案管理的效率，促进高校档案管理工作的进一步发展和提升。本文分析了高校档案管理工作的重要性，探究了现阶段档案管理人员素质的现状，提出了增强其素质的对策。

关键词：档案管理;素质;工作人员;对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.011

档案管理人员的综合素质会在很大的程度上对高校的档案管理产生直接的影响，档案管理工作也并非一成不变的，而是根据高校教育教学的改革、办学理念的创新以及信息技术的发展等多个方面的因素，不断的创新和开拓，逐渐强化档案管理的整体效率并优化管理模式的过程，因此高校提高档案管理人员的素质具有十分重要的价值。

1 高校档案管理的重要性

高校的档案主要是在办学过程中，对各项教学以及管理工作的记录，其除了具备普通档案的特征之外，还具有高校的特色，可以反映出高校的建设以及教育中的各项工作以及发展的状态等。高校的档案也凝结了全校师生的努力和成果，其对进一步提升高校的办学水平具有极大的利用价值。高校档案的主要内容以学校的教学和管理为中心，包括：文件、音像、资料等，也涵盖了党群行政档案、教学档案、人事档案、财务档案等，因此高校档案涉及的范围比较大，涵盖的内容也比较丰富。

高校档案管理工作能够确保档案的完整性和全面性，能够对高校发生的事件进行真实的记录，无论经过多长时间，档案本身具有文献的作用和使用的价值，并且不同类型的档案，还发挥着不同的功能和作用，通过对档案的开发和利用，能够对高校的教学和管理进一步提升与完善，因此档案管理工作就会呈现出举足轻重的作用。此外，高校档案管理也秉承着为师生服务的原则，面向各级学院、部门、教师以及学生等提供借阅和查询等服务，极大的推動了学校的科研工作和教学管理工作。

2 高校档案管理人员的素质现状

2.1 思想素质比较低，缺少创新力

在新时期下，虽然很多高校认识到档案管理的重要价值和作用，也在不断的优化档案管理的方式与内容，借助信息技术的手段，开展了数字化与现代化的管理模式，但是从整体上来看，部分高校对档案管理人员素质的培养和提升有所忽视，使得档案管理人员的思想认知比较低，对档案管理缺少清晰的定位，并没有全面的认识到档案管理的重要性，因此在管理工作中存在懈怠的心理和消极的心理，部分人员的职责不够明确，缺少工作的热情，不会主动的参与到档案的开发工作中，单纯的将档案管理作为赚取经济收入的来源，因而影响了档案管理工作的进一步提升和发展。其次，现阶段部分高校的档案管理人员缺少创新意识，管理观念依然没有转变，加上很少自觉学习，外出交流的机会也比较匮乏，因此很多档案管理的新理念与新思路难以得到全面的应用，管理人员的思想素质和创新能力比较低就会直接对档案管理工作的水平产生影响。

2.2 专业知识比较薄弱

近年来，很多高校档案管理中吸收了大量的本科或者专科学历的人员，但是硕士、档案专业毕业的人员相对比较少，很多档案管理人员缺少专业的档案管理知识，对高校档案管理的内容、性质以及流程等没有完全的掌握，因此在工作中处理问题的能力比较低，业务水平提升也相对比较缓慢。同时由于档案管理人员的专业素质比较低，就会导致很多新的方式与技术难以在短时间内得到推广和应用，这就会对高校的档案管理质量造成极大的阻碍，更不利高校档案的进一步开发和利用。此外，现阶段在部分高校的档案管理中，部分人员的年龄相对偏长，对计算机地应用和操作不够熟练，依然使用人工操作或者手工检索的方式，而部分较为年轻的档案管理人员缺少管理经验，难以全面性的掌握档案管理的各项事宜。

2.3 人员流动性大

由于长期以来，很多高校对档案管理工作缺少重视，为档案管理人员提供的学习和进修的机会比较少，加上专业的档案管理人员比较缺乏，并且受到编制等各方面因素的影响，使得一部分工作人员为兼职，对高校的档案管理缺少归属感，管理意识相对比较薄弱，使得其奉献精神和责任感比较缺乏，这也就会出现档案资料搜集不齐全，分类项目不明确，归档不科学等情况。其次，从整体上来看，高校档案管理人员的工作待遇相对比较低，并且发展的前景也相对比较狭窄，这就使得档案管理人员的流动性比较大，有些人员将档案管理工作仅仅作为“跳板”，有机会就会调到其他部门或者从事其他工作，难以将个人的发展目标与高校档案管理工作的开展目标紧密的结合起来，这就在很大的程度上影响了高校档案管理人员整体素质的提升。

3 高校档案管理人员素质提升的对策

3.1 加强素质教育，构建培训机制

在高校教学管理体制改革的不断深入下，高校要积极推进对档案管理人员的素质教育，构建出完善的教育培训机制，让培训和教育能够常态化，贯穿于高校档案管理的始终，提升管理人员的综合素质。首先，在思想素质方面的教育中，高校可以定期组织开展档案管理的座谈会以及研讨会等，在其中渗透职业素养、职业信念等内容，让档案管理人员能够对高校的档案管理工作有高度的认识，明确管理的目标和方向，认识到工作的重要性，鼓励其积极不断探索，积极进取。

其次，高校还应该创新培训的手段和模式，除了要定期组织学习活动之外，还可以有效的利用信息技术，通过手机APP、微信公众号、微博等平台，将培训的内容设置为图文并茂或者视频的方式，让档案管理人员可以利用手机随时随地的观看和学习，也可以打造档案管理培训的专项模块，加大培训经费和投入，满足档案管理人员学习和进修的需求，同时在培训之后还应该完善考核制度，在以往的培训后，大多会轻视考核，使得培训工作流于形式，并没有发挥实际的作用和价值，因此高校在档案工作人员的培训之后，应该通过对应的考核项目，对培训的成果进行审查，评选出“最佳人员”“优秀人员”等，并将其与绩效考核相挂钩，进而激发档案管理人员的学习热情。

3.2 强化员工的专业素养

高校在档案管理人员素质提升的过程中，还应该对其专业素养加以提升，主要可以从人才的引进和档案管理专业技术的学习等方面开展。首先，从人才的引进方面，高校应该结合档案管理的属性以及特征等，设置清晰的档案管理人员引进规划，通过公开招聘，笔试以及面试等考核模式，吸收具备创新能力和专业素养的人才，不仅要熟练的掌握高校档案管理的专业知识，同时还要对《档案法》等相关的法律法规有全面的学习和认识，进一步提升档案管理工作人员的学历层次与专业素养。其次，在专业素质提升的过程中，还应该拓展档案人员的知识面，有效的将计算机知识、信息化档案管理等内容结合起来，让档案人员能够熟练的应用计算机技术，并构建出适合高校档案管理的数据库，对档案进行合理的分类与归档，同时通过数字化的模式，提高档案的搜集、检索、查询以及借阅等效率。

此外，高校的档案管理工作并非由档案部门独自完成，还需要档案人员积极搜集并整理学校各部门的档案和信息，将其统一的整合起来，这样才能确保档案的完整性，为以后档案的开发和利用奠定基础。因此，高校还应该提升档案人员的交际能力、表达能力、文字书写能力等，并能够精通在高校档案管理中的各个流程以及环节，包括：收集、整理、储存、鉴定以及统计等，这样高校的档案管理工作才能得到进一步的发展。

3.3 自主学习，积极创新

创新已经成为时代发展的主体，在高校档案人员的素质提升过程中，高校不仅需要高校加强重视，同时也需要档案人员自主学习和不断的提升自我，完善自我，將高校档案管理工作的目标与自我的发展方向以及目标紧密的结合起来，明确岗位职责，树立高度的责任意识，形成奉献精神，积极创新，勇于探索，为高校的档案管理工作增添活力。在新时期下，高校的档案管理工作有了新要求，也迎来了新挑战，档案管理人员必须要不断的学习新理念和新思路，为档案管理工作增加新元素，转变落后的管理模式，这样档案管理工作的效率也质量才能够得以提升。其次，档案管理人员要深入对高校档案管理的研究和探索，利用信息技术的优势，不断充实档案管理的新知识，准确把握高校档案发展的趋势和特色，构建出具有个性化以及针对性的管理计划与内容，并积极挖掘高校档案中的利用价值，为高校决策和管理工作提供科学的参考依据，进而切实发挥出档案管理工作的最大价值。

此外，高校要积极推进数字化档案管理的构建，引导档案管理人员积极学习新技术，加快纸质化档案管理向数字化管理的推进，同时还可以派遣档案管理人员到国外或者其他高校学习先进的管理经验和技术等，然后结合本校的档案管理动态以及特色等，构建出适合的数字化档案管理体系，这样不仅能够增强高校档案管理的信息化率，同时还可以让档案管理人员有极大的交流和提升的空间，为档案管理人员提供了更多的进修和学习的机会，满足了新时期下，高校档案管理创新的需要。

3.4 优化薪资待遇，稳定人员结构

高校在提升档案管理人员素质的过程中，还应该增强其归属感与荣誉感，让其能够对高校的档案管理工作有高度的认同感，进而积极的参与到档案管理的创新和优化中，增强工作效率，提升管理的水平。首先，高校应该优化档案管理人员的薪资待遇，通过实施多元化的绩效考核模式，对档案管理人员的实际工作效率、思想认知、工作态度以及工作方法等多个方面进行考核，并将其与薪资水平相结合，激发工作热情。其次，高校还应该稳定档案管理人员的结构，防止人员的流失，高校的领导层要积极与档案管理工作人员进行交流，明确其在档案管理中遇到的问题或者面临的困境等，及时帮助其加以解决，进一步壮大档案管理队伍，鼓励档案管理人员释放更大的价值。此外，高校还应该鼓励各部门积极配合档案部门，完成档案的搜集和整理工作，及时将学生的资料、学校的教学管理以及科研项目中出现的档案信息，移交给档案部门，通过各部门的配合，提升档案管理的效率，档案管理人员结构的稳定，更有助于增强人员素质，强化工作能力。

4 结束语

随着信息技术以及经济水平的不断提升，高校档案管理工作也要积极创新和完善，满足新时期下高校档案管理的新要求，因此高校就要加强对档案管理人员素质的培养和提升，通过设置多元化的培训活动，形成常态化的培训体系，将思想认知、专业技能、工作职责等多个方面的内容，都涵盖到培训项目中，从多角度和多领域提高档案管理人员的综合素质。此外，档案管理人员也要积极学习、不断的创新，提升自身的业务水平，明确岗位职责，熟练的掌握信息技术，并将其有效的应用到档案管理中，进而强化管理效率。

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