企业档案管理数字化与知识管理结合的路径探究

王信

摘 要：随着数字化时代的到来，信息传递的速度加快，导致信息纷杂，混乱。因此为方便查询与保存，要充分利用信息化技术实现档案管理的数字化，知识管理的自动化，体系化。企业档案涉及其发展经验，历史等重要资料，为企业日后的进步提供借鉴性意义。传统的档案主要以纸质版为主，容易受到外界因素的影响，而破损污染，不利于工作人员保存。信息化技术可满足长久存档的需要，现已成为企业档案管理的趋势。

关键词：企业档案管理;知识管理;路径探究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.007

随着社会主义市场经济的发展进步，社会各行业内的个体企业数量激增，企业同质化问题严重，市场竞争加剧。为在社会大潮中占据一席之地，企业要重视知识经济的作用，大力推动核心技术的研发。因此，知识管理是现阶段企业竞争力提高的关键，有助于其实现可持续发展的目标。同时知识管理与企业档案管理相辅相成，企业档案管理采用数字化的方式，可以为知识管理的提升提供保障。综上本文旨在对企业档案管理的数字化和知识管理进行分析讨论。

1 企业档案管理现状

在知识化经济成为社会发展主要动力的今天，企业只有不断进行核心技术领域的研究，才能在严峻的市场竞争中立于不败之地。由于缺乏高技术人才导致企业的档案管理工作长期停滞不前，工作人员对档案管理工作的认识程度不足，忽视档案的重要性使得部分档案已经丢失或失去利用价值。企业的资金储备不足，导致无法及时进行技术升级，先进设备的引进以及人员培训。档案管理方式的落后，令知识经济在企业内部没有生存的空间，在长期的发展中缺乏有效的精神支撑，员工因对企业的发展历史了解较少，对企业的真正所需和发展方向没有正确的认识与导向。只有企业档案管理数字化与知识管理相融合才能，在不断发展中探索出适合自身的路径。

2 建立档案库，进行数字化管理

企业的档案管理是企业工作中的关键一环，只有不断的进行历史回顾，才能发现自身的不足，结合现阶段的发展现状形成下一阶段的规划和目标。传统的档案管理以纸质档案为主，既不方便管理保存，也不利于后期信息的找寻，因此将会降低企业的实际工作效率。企业要积极利用，时下最先进的数字化技术建立电子档案库，做好企业历史，发展阶段特点，技术革新的记录工作。

例如针对目前档案管理人员缺乏专业素养，档案管理工作模式落后的问题，企业应从两个方面入手，对现有在岗人员进行技术培训，吸引高新技术人才入驻，开源节流同步进行。首先，在开源方面企业与当地院校进行合作，即院校为企业提供人才，企业为院校的研发提供资金支持。其次在节流方面，还应对企业内现有的工作人员进行集中培训。通过定期开设电子档案管理的专业课程，编写操作规范的方式，提高员工的专业素养和能力。将企业的基本信息录入到电子系统中，变成数字代码进行长久保存。不同的发展阶段，企业都可以进行档案的调出，总结不足形成下个阶段的绩点任务。

3 重视知识经济发展，坚持知识共享

在知识经济不断发展进步的今天，企业要想在市场竞争中占据一席之地，就要有自己独特的核心技术。为适应激烈的市场竞争，企业要加大对核心技术的探索，形成有自己特色和优势的发展道路。企业也应该利用档案管理，分析自身的不足，总结经验教训，为知识经济的进步提供借鉴。统一领域内的企业应积极开展合作，进行知识共享在合作中进步。

例如，企业要改变传统的档案管理模式，采用数字化技术建立电子档案库。企业引进先进的电子档案管理系统，并成立专门的档案管理部门制定档案管理的工作规范，细化管理工作。将企业基本信息如成立时间，历代管理者，发展阶段，增获得的荣誉等内容录入到电子档案库中，实现档案管理工作的数字化和智能化，与原有的纸质档案管理相比，更加方便管理并可以实现永久保存。要对电子档案库实现进行分类标准和检索设置，在投入使用后输入的档案会被依据不同的标准自动分类汇总，员工在后期使用时仅需进行简单的检索，就可以直接调出想要的信息，适应了快节奏的社会发展现状。统一领域内的企业还要积极进行知识共享。管理部门要进行技术的转型升级，建立行业内部的信息技术交流系统，既有利于进行统一的管理，又可以方便企业技术交流，相互学习共同进步。各企业要派出技术人员进行网站的建立和后期的维护，提高交流网站的防御和数据处理能力防止黑客的恶意入侵。定期对交流网站的设备进行检查包括服务器，交互器等。为网站的安全性和稳定性提供保障。

4 以市场为导向，进行技术升级

我国的社会主义市场经济已经进入到一个新的发展阶段，呈现出市场经济一体化和生产长期处于较低等级的现象，不利于经济社会的发展和企业的技术升级。目前，企业尚未对自身的核心技术实现完全掌控，仍需要大量的人才技术引进，加大了成本的投入。综上，企业为实现自身的长足稳定发展应坚持以市场为导向的技术升级，调动本企业内部的研究人员进行核心技术的研发。增强企业的市场竞争力，提高经济效益。

例如，企业要与当地高校达成合作关系，实现双赢。企业成为高校的实习基地，在此过程中进行人才的积累。通过为实习生提供当地户口，优惠政策，住房工作等优厚的条件，吸引学生在实习期间与企业签订劳动合同，留住有利于自身发展的高技术人才，减少技术人才的引进费用。其次，企业为高校的课题研发提供资金支持，以实现新兴技术的优先使用的目的。最后，企业还可以将企业历史作为员工实习课程培训中的一项，教授员工如何使用电子档案库检索自己需要的信息，了解企业的发展历史，将其作为督促自己认真工作为企业发展奉献的精神支持。

5 以市场情报为方向，优化企业档案管理

市场情报对于企业经营有着无可比拟的重要作用，可以说，市场情报能够让企业对自己产品所需要投入的市场有着充分的了解，企业也应该根据市场情报进行生产和经营，盲目的生产和经营将会对企业的发展埋下隐患。需要注意的是，企业在建立档案管理数字化和知识管理结合的融合当中，也不能够对市场情报进行照单全收，而是应该有取有舍，最大化精简情报，建立数字化档案管理机制，优化企业档案管理。并在建立融合的过程中做到知识管理相结合，这样才能够最大化利用市场情报促进企业实际经营。

例如，企业在建立市场情报档案时，应该有效参考当地发展水平和当地需求层次，并对本行业的龙头企业和平均水平有所了解，参考这些有效数值建立五年之内的经营档案，并与本公司的实际经营档案进行对比，了解本公司所存在的不足，依照国内外先进经验进行优化。在企业档案管理方面，要着重的深化对档案的数字化分析，档案工作应该以收集未开始，以分析为工作重心，以提出经营方案和经营方向为主要目的，因此企业应该利用大数据方式对档案内所涉及的数据进行横向对比和纵向预测，不断促进档案管理在实际经营中发挥最大价值。

6 总结

档案管理工作为知识经济的发展提供经验积累，为企业的进步提供路径导向。但是由于檔案管理工作在我国处于初级阶段，企业的技术水平仍停留在纸质档案阶段，导致档案遗失，利用价值不高的问题严重，同时面对经济一体化的时代浪潮，部分企业还没有达到对核心技术的掌握。综上企业要通过重视档案管理，融合数字化技术，坚持知识共享来实现自身的长足稳定进步。

参考文献

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