新形势下医院档案管理存在的问题及对策

文·时洪亮

（作者单位：宁津县人民医院）

信息时代的迅猛发展，对医疗档案工作提出了新的要求。医院档案管理工作如何去适应新的挑战和机遇，更好地服务于医疗、教学、科研等工作，是新时期所面对的新任务、新课题。本文就新时期医院档案管理工作存在的问题及对策进行探讨，旨在充分发挥医院档案工作的作用，促进医院的可持续发展。

一、医院档案管理的现状及不足

（一）档案管理制度不健全，管理职能不明确

医院档案管理一般由医院综合档案室负责，所管理的档案多为文书档案、人事档案、会计档案、基建档案和荣誉档案、音像档案等，而病历档案、科技档案、设备档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。 另外，在医院管理中，涉及档案管理的制度、职责比较少，也没有相关的检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，多数没有将档案管理纳入目标考核。

（二）档案专业人员素质参差不齐

新形势下，随着档案事业规模的扩大，档案内容日益丰富，档案数量日益增多，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，对档案专业人才的素质建设提出越来越高的要求。但目前医院档案人员队伍中，档案专业出身人员较少、专业知识老化、知识面较窄、学历普遍偏低、高层次专业人才缺乏等现象较为普遍，已经不能适应新形势下的医院档案事业发展需要。而在医院人才培养中，普遍重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，档案管理人员的档案管理知识和水平仍停留在传统经验和习惯上，思想观念和管理水平都跟不上时代发展，缺乏创新。

（三）对医院档案内容界定不清，管理范围不明，开发利用不够

随着科技的进步和社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。特别是在医院，档案的范围由当初的文书档案、病历档案、照片档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、荣誉档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，各医院大多根据自己的理解和实践在进行管理，使一些应该纳入管理的档案没有纳入管理。

档案管理的最终目的是提供利用，但有些医院缺乏开发和利用档案的意识和能力，不能真正利用资源为医院提供服务。

（四）未将档案管理与医疗业务建设同规划、同发展

在医院近期和远期目标中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构、基础设施建设等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，从而造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，影响了医院整体管理水平的提高和业务技术的发展。

二、新形势下加强医院档案管理工作的对策

（一）健全规章制度，与时俱进

健全机制和制度是保证工作质量的前提，应及早修订和完善档案管理机制、工作流程和规章制度，确保档案资源的真实性、原创性和完整性，确保档案工作适应新时代、新形势下行业的需要。另外，要加强档案法的学习，增强医院干部职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识；要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传档案工作，使医院领导、干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与业务工作的密切关系，从而更好地支持档案管理工作。

（二）健全档案管理两级体系

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理、统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。在新时期，服务功能和医院管理范围不断扩大，档案资料内容不断增加，医院应设立专职档案员，负责全院档案的保存、开发和利用，监督管理科级档案工作；科室应设立兼职档案员，负责科室档案的收集、分类、编卷、编目等工作。

（三）前移工作发力点，在工作步骤上与时俱进

医院工作不像一般的机关事务，业务种类较多，档案门类也较多，有些档案的形成过程跨度几年，因而档案资料的收集以及整理过程相对比较繁杂，涉及的内容也比较多。为了保障众多档案资料不出现缺失，在工作步骤上要高起点并做到与时俱进，要树立“事前控制”的意识，全程参与档案信息的创建，确保档案的真实性、可靠性和整体准确性。

（四）加强信息化建设，在工作手段上与时俱进

医院要引进现代化的档案管理设备，充分利用互联网技术开展医院档案管理工作。高科技的发展，使医院档案增添新的内涵，也使档案载体更加丰富多样。如今医院计算机管理十分普遍，很多医院应用电子病历，以数据库的形式将电子文本进行贮存、调阅，不失为一种好方法。另外，对CT等影像资料实行数据库管理，也可大大减少贮存库房，并方便检索。

（五）提高档案服务水平和档案利用的时代性

档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为医院业务、管理及患者服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。一是建立预约服务机制，并对借阅的线路运行进行优化，从而使借阅规范简易；二在保密以及安全的基础上，适当增加电子文件的使用。

（六）加强队伍建设，紧跟时代发展

首先要把住人才人口关，注意引进一些有文化专业知识，有档案专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，为他们提供专业培训和进修学习的机会。作为档案工作人员，要注重通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高档案工作效率和质量。