由“灰”到“白”：档案编研成果公开性转变探析

周林兴 韩永继/上海大学图书情报档案系

“灰色文献”这一概念自20世纪六七十年代提出以来[1]，受到了图书馆学和情报学学者的广泛关注。20世纪90年代，该问题也引起了档案学界的兴趣，因为“档案的政治性对档案的公布、编辑、出版发行有着绝对的要求，这是档案信息本身的灰色色彩”[2]，档案编研成果必须遵循档案的机密性和政治性等属性，也不能完全公之于众，所以大多数成为“灰色文献”，即只在档案馆内部发行以及不经商业出版者控制的在互联网或社交媒体平台上有限传播的各种形式的编研成果[3]。如何将这些“灰色文献”向“白色文献”转变以满足广大人民群众需要的问题值得思考。

1 文献回顾

通过查阅相关文献，发现围绕档案编研所展开的研究主要有以下几个方面：一是对档案编研基本问题的思考，如谁来编研[4]、编研什么[5]和为谁编研[6]；二是对档案编研工作中存在的问题及其策略探讨（张小丽，庞晨[7]、贾伊花[8]、程结晶等[9]）；三是新环境下档案编研工作的创新发展（彭插三[10]、李宏伟[11]、李莉[12]、黄夏基等[13]）。

可见目前对档案编研的研究主要是从基本问题、现状及其对策和创新发展三个方面来展开的，但如何将内部印发的档案编研成果由“灰色文献”转变为“白色文献”等问题尚有很大的探讨空间，其开放、开发与利用具有很大的现实意义和时代诉求。

2 档案编研成果中灰色文献的价值阐释

2.1 地方性的特色价值

档案记载了一方水土人情，是承载各地“独家记忆”的重要载体，在记载历史事实的类似事物中“一枝独秀”。如浙江省档案局编著的《南宋御街特色建筑》，其收纳的历史建筑包括了从五代吴越时期“钱塘第一井”起至2009年的宗教、商业、住宅等不同类别的建筑风貌，首次将一座无与伦比的建筑历史博物馆呈现在人们面前。再如四川省档案馆编著的《巴蜀撷影：四川省档案馆藏清史图片集》，书中绝大多数图片系首次向社会公开。通过这些灰色文献，社会公众能够亲自品味当时当地的真实面貌和历史跳动与发展的脉搏。因此，档案编研成果中的灰色文献不仅展示了地方的特色馆藏档案信息资源，也是地方自我宣传的“名片”，还能够为当地文创产品开发提供充足的“后备力量”。

2.2 多样性的数据价值

大数据时代的到来，使得对档案数据、数据科学等相关研究也提上了日程，档案编研成果中灰色文献类型和载体等的多样性契合了大数据体量大、类型多等特征，为数据分析和知识挖掘提供了数据来源基础。如湖北一位农民坚持记账37年，其账本被湖北省档案馆珍藏。小到打酱油、大到盖房子，一串串数字记录了时代变迁[14]，这样的历史见证物不仅提供了更多维度的社会场景画面和历史人文信息，并且能够为分析过去的经济发展和人民生活水平等提供凭证。可见，档案编研成果中灰色文献不仅具有数据来源价值，其还能够为大数据时代档案编研工作提供“反作用力”，即根据档案大数据分析结果，加强开放、利用档案编研成果中灰色文献的力度。

2.3 参考性的智库价值

2015年，《关于加强中国特色新型智库建设的意见》指出中国特色新型智库是党和政府科学民主依法决策的重要支撑，是国家治理体系和治理能力现代化的重要内容。毋庸置疑，档案本身就是一种智力资源，在资政决策、科学研究和文化教育等方面发挥着重要作用和价值。如国务院发展研究中心主办的“中国智库网”，其内部刊物——《经济要参》依托著名经济学家和公共政策研究专家队伍，全面系统地展现国务院智囊机构的高端研究成果，为决策的科学化、民主化提供政策咨询服务。可见，国家智库的建设犹如各种知识的“聚宝盆”，各种档案编研成果及其中的灰色文献也能够为国家的智库建设“出力”，为国家治理体系建设和治理能力现代化的推进出谋划策。

2.4 独特性的学术价值

学术研究是“站在巨人肩膀上”的，与开放档案、公开出版的档案编研成果一样，档案编研成果中的灰色文献也具有独特的学术价值。如徽州文书档案的发现促生了一门以徽州文书档案研究为中心，综合研究徽州社会和文化的新学科——徽学[15]。显然，是徽州文书档案的发现才促生了这门新的学科，才增添了学术研究资源，丰富了我国学术研究的广度和深度，这充分证明了灰色文献在学术研究中的价值。档案编研成果中灰色文献独特学术价值的发挥不仅可以唤醒“沉睡”多年的档案，而且还可以激发图书馆学、情报学、博物馆学和社会学等相关领域的学术研究热情，促进相关学科之间的资源互通和成果共享。

3 档案编研成果中灰色文献向白色文献转变的困境

3.1 法律法规的缺失

《中华人民共和国档案法》和相关法律法规中，鲜有针对档案编研成果公开出版的规定；而《中华人民共和国档案法实施办法》第23条所称档案的公布是指通过“出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编”等形式首次向社会公开档案。可见，针对档案编研成果可开放利用时间以及出版发行的方式尚未有明确的规定。所以，导致档案编研成果成为灰色文献的可能原因：一是档案部门作为档案编研的主体，对档案编研成果拥有强烈而保守的知识产权意识，不愿将自己的辛勤劳作成果“无私”地奉献给社会；二是法律法规的欠缺，使得档案部门对档案编研成果中灰色文献向“白色文献”的转变无章可循。因此，致使其大多数成为在一定范围内顺畅流通的“刊物”。

3.2 重内轻外的意识

自古以来，档案服务的对象就不是普通社会公众，即便法国档案工作改革使档案开放利用的“人权宣言”逐渐在全世界达成了共识，但档案“重内轻外”的保守思想依然存在。我国31个省级档案网站（除港、澳、台）的调研报告显示[16]，我国档案人员的思想还比较保守，档案编研成果的传播还处在以纸质出版物为主的阶段，仅有4个省级档案网站提供部分档案编研成果全文数字化。据笔者对北京市档案编研成果目录统计，北京市城区的国家档案馆档案编研成果数量共748个，公开出版181个，仅占总数的24.2%，而内部印发数量竟达到了567个，占到了75.8%。重内轻外的意识严重阻碍了档案编研成果的开放利用，也就导致了类似利用者找不到需要的编研成果，编研成果也找不到利用者的尴尬局面。

3.3 编研主体的单一

虽然一直有学者在提倡档案编研主体应扩宽，要加强档案编研队伍建设[17]，但现实情况却并不乐观。调研结果显示，档案编研成果由档案部门自编的有687种，占90.51%，与其他部门合编的有72种，仅占9.49%[18]。因此，自编为主意味着抑制了社会主体参与档案编研的热情和接触档案的机会。一方面，这不仅会造成档案编研成果受众面的狭窄，而且也不利于档案价值的累积与叠加，其内容也未必能“深入人心”。另一方面，档案编研工作者存在一定的“自卑”心理，认为档案编研成果既无法和图书、期刊等相媲美，也无法像小说、诗歌等受人欢迎，因此“羞”于将档案编研成果公开出版发行，自主将其“边缘化”，也忽视了档案编研成果所具有的信息指引价值。随着时代发展和人们需求的变化，这种“单枪匹马”[19]的做法已不适应现实情况了。

4 档案编研成果中灰色文献向白色文献转变的途径选择

4.1 依法治理：制定专门的法律规范

随着国家治理体系和治理能力现代化建设的提出，档案治理也成为学者们热议的话题。因此档案编研成果中灰色文献向白色文献转变，理应有相应的法律法规作为准绳。首先，应从法律的角度明确界定档案编成果的服务主体，即“为谁编研”[20]，更要明确服务主体扩大化的问题；其次，应当加强对档案编研成果的统计，定期统计出档案编研成果对馆藏档案的利用率和档案编研成果的开放情况；再次，补充对档案编研成果出版方式的规定，是公开出版还是内部印发都应有详尽的法规条文；最后，建立档案编研工作考核机制，包括对档案编研工作者业绩的考核、对档案编研成果以公开出版方式向社会开放利用效果的考核等。

4.2 搭建桥梁：促进档案编研工作与社会良性沟通

社会化媒体环境下，档案利用主体已不再满足于其只是档案信息服务的被动接受者，而是拥有既是档案信息服务的对象，也是档案信息服务过程的参与者这样的双重身份[21]。首先，档案部门在编研某项成果时，应将编研主体扩大化，甚至可以采用“众筹化”的形式，不仅要邀请专家学者，对此项编研成果有重要意义的 “历史见证人”也理应被请来做“现场指导”。其次，应建立档案编研工作者与社会公众沟通机制，如通过传统纸质媒体和各种网络社交媒体向社会公布编研计划，广纳“雅言”。最后，建立档案编研成果利用反馈机制，征求利用者意见和建议，统计档案编研成果还需要继续扩大的范围和内容等，作为档案编研成果灰色文献向社会开放的参考和依据。

4.3 科学公开：鉴定档案编研成果中灰色文献开放时限

档案法第十九条规定了档案开放年限，如此也理应对档案编研成果中的灰色文献设定向社会开放的时间，其公开出版无疑可以扩大档案编研成果的受众面。但是这样的开放也是有条件的，档案编研成果的“源头”是档案，若其机密性或政治性仍在控制范围之内，不开放也在法理之中。因此，可以通过设立鉴定小组的方式，定期对档案编研成果进行开放鉴定，将那些经鉴定可以向社会开放的“灰色文献”悉数向社会开放，对那些暂时不宜向社会开放的，划定其控制范围和期限，以此也不至于让一些档案编研成果“终生”被“束之高阁”。对档案编研成果中灰色文献的科学公开不仅是为了满足人们日益增长的文化需求，同时也是对档案编研工作者“脑力劳动”成果的尊重，逐渐消除其“自卑”心理障碍。

4.4 技术跟进：创建档案编研成果灰色文献数据库

大数据时代，档案编研工作也应跟上时代发展的步伐，创建档案编研成果灰色文献数据库是对档案编研成果的资源汇聚和价值叠加。首先，创建数据库可以将这些灰色文献有效集中，为领导决策和科学研究等提供智力支持；其次，数据库的创建也是对各地方馆藏档案编研成果的统计，可以让档案部门熟知自身的档案编研成果基本情况，改进工作；最后，档案编研成果灰色文献数据库的建立不仅是为今后这些灰色文献的开放与开发奠定了一个良好的基础，同时也为利用大数据技术对这些灰色文献进行数据挖掘和数据分析建立了一个基础的“数据资源池”，顺应了时代发展的趋势。