浅谈县级妇幼保健院《出生医学证明》档案管理

文·高爱华

《出生医学证明》是人口出生的医学法定证明，主要用于证明新生儿出生时的健康及自然情况、血缘关系、申报获得国籍、户籍登记、获得入托入学、社会保险保健服务、取得公民身份号码等方面。按照国家相关规定，《出生医学证明》的有关材料都应该按照档案资料分类管理、永久保存，档案保存的完整性和规范性尤为重要。但是，基层助产机构在《出生医学证明》档案管理方面仍不够完善，存在不少问题。本文依据在县级妇幼保健院《出生医学证明》档案管理中的工作经验，着重阐述了如何进一步提升《出生医学证明》档案管理水平，希望能够切实促进该领域的发展和进步，从而更好地为社会公众服务。

一、基层《出生医学证明》档案管理的现状和问题

《出生医学证明》档案包括新生儿姓名、性别、出生日期材料，父母姓名、身份证明材料，出生医院提供的出生病历、首次签发表、《出生医学证明》存根、《发放登记本》《申请书》等材料。

以山东莒县为例，按照莒县卫生局、莒县公安局联合下发的《关于统一规范出生医学证明的通知》（莒卫字〔1996〕14号）文件规定，从1996年5月15日起，莒县统一使用依法制发的《出生医学证明》。20多年来，《出生医学证明》的签发及档案管理不断持续发展进步，目前各助产医疗机构要将新生儿出生信息输入山东省出生医学证明管理信息系统，实施《出生医学证明》网络化管理并实现联网签发。但由于《出生医学证明》系统软件的更换，仍有部分档案需要手工查找，在补签环节的档案管理或多或少的会出现问题。经过省卫生健康委备案、日照市卫生健康委批准，莒县只有莒县人民医院、莒县中医医院、莒县妇幼保健院3家医疗机构为《出生医学证明》签发单位。莒县现在从管理信息系统中只能查到2016年8月以后出生的新生儿《出生医学证明》档案，在此之前的《出生医学证明》档案只能靠人工查找。因为是人工操作查找档案，档案查找过程费时、费力、效率低下，不方便人民群众对档案资源的利用。同时，人工查找效率受人为影响因素较大，保密工作是否规范完全受人员素质影响，《出生医学证明》档案是否分类管理、科学管理、永久保存等也受档案人员专业水平影响。

通过调研，基层医疗机构《出生医学证明》档案管理还存在以下问题：一是对《出生医学证明》档案管理不够重视，部分医疗助产机构未设置专门档案室，保管的条件和查阅都不符合规范；二是档案管理意识不强，档案管理制度落实不到位，法律意识不强，存在安全风险；三是缺乏档案管理专业人员，一些医疗机构反复更换人员，造成业务不熟悉或管理移交脱节等。

二、加强《出生医学证明》档案管理的建议和对策

（一）加强管理，改善条件

基层医疗机构要进一步增强档案工作分管领导和档案管理人员的档案管理意识和责任意识，加强《出生医学证明》档案管理工作，建立建全《出生医学证明》档案相关管理制度，建立《出生医学证明》管理和签发人员的责任追究制度，并将此项工作纳入医院绩效考核管理体系。相关行政管理部门应加强对《出生医学证明》档案的事中、事后监管，对档案管理情况进行监督检查，发现管理漏洞的及时纠正、限期整改，并将检查与整改结果通报受检医疗机构。

基层助产机构应满足基本的档案室管理要求，具有防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等措施，保证档案保管安全，做好《出生医学证明》档案管理的基础保障。

（二）稳定人员，提高素质

《出生医学证明》档案管理出现的问题，多数是人员素质的问题，必须加强人员管理和培训。《出生医学证明》档案管理过程中牵扯着太多群众的利益，有原则性、有公正心、有责任心是从事这方面工作的首要素质，正直诚实、有团队精神是从事这项工作的基本素质。《出生医学证明》档案管理还需具备很多业务知识，需要定期接受专门的业务培训。

人工查找档案，在各个环节上对档案人员的能力素质要求都很高，所以从分管领导到具体工作人员都要经过严格挑选，需要专人管理。建议《出生医学证明》档案管理不可用临时人员，临时人员工作不稳定，因为待遇、家庭等原因离职率较高，临时人员万一违规后辞职，后期追究责任难度大。

（三）分类归档，永久保存

《出生医学证明》档案管理要严格按照首签、换签、补签等环节进行分类归档，永久保存。首签是指首次签发，即第一次为新生儿出具《出生医学证明》，助产医院按照《出生医学证明》首次签发登记表签发要求，规范出具该证明，并做好签发资料的存档管理。换签是指换发《出生医学证明》，即当事人或者签发机构责任导致原《出生医学证明》无效，签发机构根据当事人提供的《出生医学证明》正、副页完整情况予以相应换发，换发后的原证件由原签发机构归档保存。补签是指补发《出生医学证明》，即因遗失、被盗等情况造成《出生医学证明》缺失的新生儿补办《出生医学证明》。签发机构在审验新生儿父母提供的书面申请、原签发机构提供的签发记录等相关材料后予以补发，补发后所有相关资料归档保存。

《出生医学证明》首签、换签、补签等环节都要健全规章制度，加强档案人员培训，每一步档案材料的积累和归档都应重视，不可疏忽大意。签发机构尤其是县级妇幼保健院，应该严格按照档案管理的要求，将《出生医学证明》存根及相关资料按照首签、换签、补签分类进行归档，永久保存。

（四）无缝管理，严格保密

《出生医学证明》档案材料应做到无缝隙管理，规范归档流程，严格档案资料保密工作。《出生医学证明》档案材料的形成是一个过程，每个环节都有可能造成档案资料外泄，进而产生严重社会后果。无缝隙管理以及严格规范归档程序是做好《出生医学证明》档案材料保密的重点。在《母婴保健法》中规定，《出生医学证明》这类法律证件管理，应该严格做到“三定”（定人、定点、定责任）和“三统一”（统一管理、统一发放、统一使用）。各级助产医疗保健机构、基层派出所及其工作人员，应该对新生儿的《出生医学证明》档案资料严格保密，不得向外泄露，不得遗失资料。

在信息化背景下，《出生医学证明》纸质档案数字化是大势所趋，数字化处理更加需要进行相应保密制度的构建，避免信息遭到泄露或损坏，严格管控数字信息安全。在日常的工作中，工作人员应切实做到信息的严格保密，只有在合法手续齐全的情况下才可以进行相关信息的搜寻。

（五）提高效率，方便利用

数字化信息时代的到来，促使《出生医学证明》档案管理工作得到较大的突破，依托于数字化技术，能够有效提高相关工作效率，并且也符合现代社会的发展需求。《出生医学证明》档案信息的数字化处理是发展的大趋势。

在进行档案信息的数字化处理前，需要对纸质的档案信息进行校对，在具体的加工处理过程中，首先，确保电子影像与原文件的一致性和完整性，并且保证电子影像的清晰度；其次，在进行纸质资料扫描完成后，要确保每一份文件的名称与目录中的档案号保持一致；最后，全部档案转换为PDF进行归档后，进行查阅时先查看索引找到相应的档案文号、电子影像，再查看纸质档案资料，避免翻箱倒柜找档案资料，省时省力，提高效率。