本科教学评估项目档案的归档管理初探*

李光铣 （赣南师范大学）

本科教学评估是国家对高等教育进行宏观管理的一种手段，从发展过程来看，高等学校本科教学工作评估相继经历了三种形式：合格评估、水平评估、审核评估。2013 年以来，教育部开展的普通高校本科教学工作审核评估，依据相关规定，我国本科教学评估的周期为五年一轮回，由国家教育部委派的评估专家根据评估方案指标体系来衡量高校教学工作达到国家的某个标准的一个程序，从而对学校工作做一个鉴定，这种鉴定被认为是“国检”，其结论对学校来说都是非常重要的。本科教学评估流程主要包括三个阶段，即：学校自评、专家现场考察以及学校评估整改，评估方案中的维度及内容涵盖了高校教学实践活动的各个因素。专家现场考察以及评估方案指标体系都需要提供大量教学档案来参阅和支撑。我校于2002年、2007 年和2017 年先后经历了三种形式的本科教学评估，本文结合在教学评估工作中的教学档案工作的实践，谈谈对本科教学评估项目档案（以下简称“教学评估项目档案”）归档管理的粗浅认识。

一 教学评估项目档案归档工作的意义

教学评估涉及高等教育过程的方方面面，如学校定位与目标、师资队伍、教学资源、培养过程、学生发展、质量保障和学校自选特色项目等几个指标体系，从评估指标体系所对应的教学档案材料可知，是本科教学评估的重要材料佐证和依据支撑。评估过程中评估专家的看、听、查、议等都必须依据学校教学活动中形成的教学档案材料，显然，齐全完整的归档是非常重要的；同时，本科教学评估是学校整体建设、全方位的建设的一过程，作为记录这一过程的形成的档案，也是反映学校历史面貌的真实记录，理应收集归档保管好。[1]教学档案是学校教学管理的基础，也是教学档案信息资源开发利用的必要条件，建好、管好、用好教学评估项目档案，对确保顺利通过“国检”，总结办学经验，促进学校教学高质量、高水平的发展有着重要的意义。

二 教学评估项目档案的归档与管理

本科教学评估项目档案包含了《高等学校档案归档范围和保管期限表》中的大部分内容，这是因为教学评估项目是一个综合性的项目，针对对教学评估项目档案进行科学归档管理，我们采取了以下措施。

（一）遵循“完整、准确、系统”的归档原则是做好教学评估项目档案的保证

收集整理一套教学评估项目档案的目的是充分发挥它的积极作用。一套评估项目档案的价值，它所能发挥参考、借鉴和凭证作用，除了与评估项目的内容本身价值有一定联系外，还取决于档案的完整、准确和系统性。一套教学评估项目档案，必须是从评估准备，评估过程，到评估结束的全过程的完整、准确、系统的记录，教学评估项目档案的形成伴随着评估活动的全过程。教学评估项目档案，实际上它是整个评估活动本身不可分割的一部分，作为记录评估活动的全过程的一套完整的档案，是在评估公布结果后才完成的，但作为一套完整的评估档案之中每一组成部分的材料都是评估过程中各个不同时期的产物。特别是档案涉及面广，种类多加之评估活动持续时间长，参与人员众多，为了保证项目档案的完整、准确、系统，必须自本科教学评估活动一开始就着手抓住档案工作不放松。因此，在日常各项教学工作中，做好平时归档工作，就要注意收集和整理与评估指标体系相关的各个门类档案文件，做到及时归档，这样可以随时随地、较好地配合相关单位完成各个时期、各种评估以及各阶段性检查工作，才能从根本上杜绝浮夸造假之风，并且在评估关键时刻“不折腾”或“少折腾”，真正做到实事求是，讲究实效，使得评估、检查工作真正达到“以评促改、以评促建、以评促管”的目的。

（二）制定科学的归卷类目实行专项归档保管是保证教学评估项目档案顺利归档的重要环节

归卷类目是事先编制出的立卷计划，由教学评估指标体系所对应的类和条款组成，每一条款也就是将要形成的一组文件材料，一卷或若干案卷。评估项目的文件材料的内容涉及面广，归档、整理是一件很繁杂的工作，及早制定科学的评估材料归卷类目体系将有助于归档单位和相关人员工作的顺利开展。从着手向教育部申请评估起，将评估方案的一级指标7项，二级指标64 项，层层分解、分类落实到具体的归档单位，并制定了《本科教学评估材料体系》，统一了整理规范和要求。面对大量的文件材料，如不制定科学合理的归档体系，形成完整、准确、系统评估项目档案，只能是一句空话，经过多年的努力形成教学评估项目档案材料15320 多卷。实践证明，由于较早地制定了比较合理的归卷类目，使得各项工作井然有序，各阶段形成的繁杂的文件材料，各有各的归宿，此外，也为各阶段评估活动提供了方便，协调各阶段、各部门的评估建设工作。

本科教学评估是一项综合工程，为了确保这项工程档案的成套性，我们的实践是在教学评估项目档案作为一个整体管理下，按教学评估指标体系不同内容，分类归卷，并在相关处注明与教学评估指标体系相对应的一级二级评估项目档案的标记。这既维护了教学评估项目档案的整体性，又方便查阅利用。如与评估指标体系中“学生发展”项目相对应，重视学生档案材料的管理，丰富的学生档案也为教学评估工作顺利开展拓宽了道路；与评估指标体系中“定位与目标”项目相对应，凡涉及学校发展情况的教学文件，如学校的教学规划文件都永久归档保存；与评估指标体系中“培养过程”项目相对应，注重对实习实训、社会实践的落实及效果，以及用人单位对毕业生评价等相关材料的归档。

（三）注重教学评估学校特色项目档案的归档

笔者所在学校始终坚持“立足红土地办学、用苏区精神育人、为苏区振兴服务、做苏区精神传人”的办学传统，培育形成了“崇德、尚学、求实、创新”的优良校风和以“多谋思变、同心创业，自强不息、艰苦奋斗，勇于开拓、追求卓越”为基本内涵的赣南师范大学人所特有的“精气神”文化。通过学校评建实践，学校凝练出“立足赣南老区，扎根客家摇篮，以“精气神”文化办学育人”这一办学特色。在迎评促建过程中，学校专门设立特色项目组负责学校办学过程中所形成的特色档案材料的归档，受到来校参加实地考察和评估的专家的好评。

（四）评建档案相关人员互相配合和支持是做好评估项目档案的重要条件

评估材料的归档整理是评估过程一个重要环节，要求遵循四个原则即针对性、原始性、真实性、层次性。针对性指根据评估体系方案所要求的，学校自主确定的办学目标和人才培养模式，来准备材料；原始性和真实性主要是指要尊重历史、客观、实事求是，在整理材料的时候，不补造假材料；材料要注意层次性，对照指标体系，分校院两级，有层次的准备材料。在评估建设工作中落实档案工作的“三纳入”和“四同步”，在学校制定评估项目建设规章制度时对有关档案的管理作出了明确规定，如规定综合档案馆负责对各有关单位教学评估项目的档案的形成积累，立卷和归档工作进行监督检查；在部门领导签订子项目责任状时明确指出各责任单位必须在负责评估建设工作过程中形成的文件质量，负责归档文件的收集、整理和立卷归档工作。在子项目完成验收时，子项目承担单位要在档案馆有关人员的指导下，将该项目的全部档案材料按照要求进行立卷，由档案人员验收，档案不合格的项目不予验收。

（五）加强对教学评估项目档案的业务指导和协助督促管理

教学评估档案形成于学校教学管理部门、各二级教学学院。学校档案馆应主动积极的指导和协助相关部门和人员坚持执行文件材料归档制度，教学文件材料由教学管理部门集中立卷归档，可以发挥教学业务部门熟悉有关教学档案的形成过程和教学文件之间有机联系的优点，提高案卷的质量。同时，协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作。首先，协助教学管理部门正确选择立卷环节或叫立卷地点、立卷单位，即确定立卷工作放在教学部门哪一级机构，由谁负责立卷，这是组织好立卷工作的关键问题之一。其次，为了避免重复立卷和防止立卷时遗漏文件，还须划定教学管理部门内部与各教学学院之间分工立卷的范围。并依据立卷类目，明确各自的工作职责，形成制度，以便督促管理。

（六）提高教学评估档案归档意识和方便利用服务

为了推动教学评估档案归档制度的顺利实施，通过宣传《档案法》及相关法规办法和档案知识有奖竞赛普及等多种形式来开展宣传活动，使各教学单位和相关人员了解教学档案集中保管的意义，消除各种思想顾虑，提高归档意识。同时，做好通过现代信息技术，实现教学评估档案数字化、网络化，为教学管理人员和教师利用方便提供优质服务，这是最有效的宣传。实践证明，学校档案馆的工作要做到：教学文件能够“收得来、查得到”，“进得来、借得出”，“收进的是原始文件，借出的是经过整理的材料”，因而使人感到“交出的少、得到的多”，教学管理人员、教师等有关人员将会更加乐于归档，这对教学评估档案的齐全完整地归档非常有利。[2]