谈民政综合办公系统与业务管理平台优化整合后的档案管理智能化

文·郭英

（作者单位：山东省民政厅地名研究所）

近年来，民政系统积极引进数字信息化处理技术和网络化应用技术，开发各类独立的业务管理平台，以实现各类业务网络化管理，提高民政办公自动化和档案综合管理智能化水平。与此同时，也带来了基础资源重建、档案分散管理、应用标准不统一，数据信息不能共享等一系列问题。因此，建立功能完善的民政系统综合办公管理平台和智能化档案管理系统，搭建“统一规范、集约高效、数据共享、业务协同”的民政办公和档案信息管理系统，积极运用大数据、云存储、人工智能、物联网等互联网新技术，实现网络办公、档案存储、网络服务的自动化及民政大数据分析应用效应，全面提升民政档案综合管理能力和服务水平，成为民政系统档案部门的重要任务之一。

一、建立健全综合网络办公系统

建立完善的全省民政综合网络办公系统，大力推行网络化、无纸化办公模式，将民政网络办公自动化与档案信息化同步推进，以实现基础档案信息的自动收集、上传和存储。

（一）要优化和完善全省各级民政机关内部行政办公系统，如公文管理、公告通知、政策查询、通讯簿、电子邮箱以及各类审批工作的处理等，以公务处理平台为依托，梳理各工作环节，优化流程设计，完善各业务节点，实现公文起草、签批、封发、存档的全流程闭环流转，全面推行无纸化网络办公。

（二）加强网络办公系统下的电子档案文件的集成管理，不断完善文件集成管理控制系统中电子文件形成系统、电子文件归档管理系统、电子文件管理系统及电子档案管理系统等四大基本系统。强化电子文件流程化源头信息的采集、推送、存储、管理及应用，统一数据的源头采集，最终集成到网络办公档案数据库。充分利用网络办公环境下的电子文件数据资料的归档整理功能，对电子文件进行系统整理和归纳，并经各专职档案员审核后，将有价值的电子文件保留到文件集成管理系统中，形成电子档案，以便于档案的储存、检索及利用等。

（三）积极搭建与上下级部门和外部间办公系统的关联衔接，实现部门间公文的收、发文办理、请示、报告处理等网上签批和闭环流转，保证部门间公文流转的规范、高效以及全省民政电子档案的自动归集、存储、查询和应用。

二、整合综合业务管理平台

组建省级民政办公、档案信息处理中心、网络安全中心和档案数据库，负责全省民政办公网络的日常维护、信息储存、开发利用及网络安全。在现有的全省民政综合网络办公系统下，按照“统一平台、业务协同、信息共享”的总要求，将现有的各类业务管理系统整合为一体化的全省民政综合业务管理平台，如社会救助、婚姻登记、养老服务、收养登记、儿童福利、社会组织等。在省级综合业务管理平台下，按照“界面标准统一、业务标准统一、数据标准统一、关键创新事项统一”的原则，设置各专门业务管理子模块或子系统，采用统一的标准化的操作管理系统、查询服务系统和网络应用系统，实现全省民政综合办公网络标准化、信息采集自动化和数据统计查询规范化，减少系统重复开发和运维成本。省级综合业务管理平台可根据各级民政机关的管理层级、管理职能、业务范畴、服务范围等设置机构管理权限。综合管理平台可根据不同层级的工作人员的管理职级、职能及业务范围分别授予不同的业务管理权限和统计、查询权限等，同时将各业务管理平台形成的各类档案数据和操作痕迹等信息自动在系统中整理、优化，形成完善的档案数据库。最终实现电子档案标准化定制、规范化调用、签名化归档、图形化检索、智能化分析、一体化管理，全面提升全省民政机关办公效率和档案资源的综合利用效能。

三、优化数字档案管理模式

（一）在各级民政机关设立专门的民政档案管理机构，统筹管理机关内部的全部档案资料，特别是各业务部门形成的专业档案及各事业单位档案，全部整合纳入“集中统一管理”的范畴，实施机关内部民政档案专业化综合管理。

（二）统筹民政档案专项资金的预算和配置，按照标准化、规范化、数字化、网络化的现代化档案馆室建设标准，强力推进各级民政机关档案馆室的基础设施建设升级换代，特别是优先保障基层单位的基础设施的改造升级和资源配置。

（三）加强对各业务部门的各类电子档案的鉴定、著录、归档等工作进行监督、指导，保证各业务部门产生的有保存价值的电子文件真实、完整、及时地归集到归档管理系统。将各业务管理系统中形成的文书档案，如婚姻登记文书档案、低保、社会组织等申报审批形成的数据资料，地名管理、行政区划等电子文件及各类电子影像档案等归集到档案数据库中。

（四）整合省内各市、县（区）民政档案数据库信息资源，将各级民政机关的各类民政档案全部以数字化形式储存到档案信息管理系统中，最终实现民政档案大数据在省级民政部门的自动汇总、分析与应用。同时，建立配套的纸质档案数字化标准、工作要求和操作规范，及时将历史纸质档案和日常形成的纸质档案转换为数字档案，归集到省级民政档案大数据库中。各级管理人员可以按照工作权限进行电子档案的在线查询、在线办理，最终实现民政系统网络办公和电子档案管理的一体化和智能化。

四、建立完善的民政档案数据库

以大数据和网络化管理为主导，将各类民政文件数据信息和档案管理系统的电子文件充分融合，建立完善的民政档案信息集中管理模式，整合信息数据资源，实现民政数据资产化和价值最大化。

（一）应设立大型省级民政档案数据库和档案管理中心，负责全省民政档案管理系统的日常运维和档案资料管理。在全面推行网络化办公的基础上，同步推进民政档案信息化管理，并建立健全全省新生纸质档案的数字化操作标准、规范等。

（二）在省内全面实施民政档案数字化建设，将各层级民政部门及专门业务档案的数字化信息全部集中存储到省级民政档案数据库中。整合各市、县（区）民政档案数据库信息资源，实施科学化、规范化、标准化的集中管理模式，打破因层级管理所形成的各类专业档案多头管理、分散保管的“信息孤岛”现象，最终实现民政档案大数据在省级民政部门的自动聚集，以适应信息时代下档案管理大数据、云计算和网络化的社会发展新需求。

（三）在档案集中管理的前提下，允许各市、县级民政部门依托省级综合办公网络平台，根据实际工作需要保留自用的小型数据库，以实现个性化的办公网络和档案管理需求。

（四）深化民政档案“大数据管理应用”的服务理念，全方位集成各类民政业务数据，多渠道采集互联网数据、第三方民政数据等外部数据，将民政数据与经济社会数据充分融合，积极运用大数据、云存储、人工智能、物联网等互联网新技术，充分发挥民政档案信息大数据集合效应，为社会经济发展和社稷民生提供全方位的民政档案信息服务。