医院档案管理的信息化建设路径分析

苗艺文

(河北省张家口市第五医院，河北 张家口 075000)

0 引言

档案是见证历史变迁发展的重要凭证，也是医院管理工作中不可或缺的组成部分。档案管理是完整呈现资源利用程度、资源投入程度和资源产出水平的重要途径之一，档案管理质量的高低直接关系到医院管理的效率水平。基于医院档案管理具有牵涉范围广，标准要求高等特点。随着计算机先进技术的兴起与应用，很多领域都实现了网络电子化替代传统的人工作业，医院档案管理也是如此。通过应用先进的信息技术来保证医院档案信息的完整性，有效提高档案管理的效率与质量，解放劳动力。

1 加强医院档案管理信息化建设的重要性

在经济与科技活动始终处于高速发展的新形势下，医院的管理项目与规模越来越多样化。档案管理是构筑医院信息系统的重要基础，在医院的日常管理中有着重要的作用，加强档案管理的信息化建设可为医院相关规章制度的制定与发展决策提供重要的数据支撑。用发展的眼光来看，档案管理真实地呈现了医院在各个项目开展过程中详尽的运行信息。因此，加强档案管理信息化建设直接关系到医院的管理成效，是打造智慧型医院，实现管理现代化的必然要求，对医院的发展具有重要的参考意义[1]。

2 医院档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 决策层对档案管理工作的重视度不够

医院的档案管理工作是一项系统性的大工程，其过程是动态的，因为档案管理贯穿了医院全部项目生命周期的全过程。这其中牵涉了大量的方案、文件、图纸图表、技术手册、人事资料、项目往来凭证等重要资料，将这些资料按时间顺序、按项目先后、分门别类的进行分类、归档与整理，是医院档案管理的一项较大工程。然而目前医院档案管理的突出问题之一就是决策层对档案管理的重要性认知度不够，具体表现在以下几个方面：一是缺乏专职的档案管理部门以及档案管理人员，档案管理还停留在文件整理的层面上，认为只要收集起来，放进文件袋，存入文件柜就万事大吉，而且由于负责收集的人员素质水平差异，对于变更的、补充的资料没有及时进行归纳或是更换，后期需要参考时得不到有效的文件支撑，模棱两可。二是对档案管理工作队伍建设的关注与重视度不够，资金上的投入相对短缺，档案管理需要投入的设备及人员无法到位。医院管理层放在首要位置的往往是各种日常事务管理的发展和改进上，档案管理得不到有效发挥，难以满足社会未来发展对医院的高要求[2]。

2.2 人员素质不一，缺乏较强的信息安全意识

虽然已经迈进了信息化的新时代，但医院内部的多数工作人员还停留在使用的层面上，由于信息安全理论知识掌握不够，在实际操作中往往由于操作人员的一时疏忽，或者责任心不强等因素造成档案数据录入出现错误，最后导致档案信息不准确，且缺乏一定的信息安全防范意识，也不具备基本的信息安全防范技能，甚至在思想上片面地认为安全防范仅是网络维护人员的职责，与使用者无关，使用过程处于被动位置，每当档案系统或设备出现故障时，无法运转使用时才向相关部门反映，因此失去了最佳的干预和维护时间，对档案系统平台的稳定性和正常运行造成了严重的影响，就更加谈不上在问题出现前防患于未然了。

2.3 档案管理机制及信息化水平有待提高

随着科技的进步，各行各业都利用大数据以及信息技术进行内部质量管理与效率的提升。基于此，医院也涌现了大量需要更新的信息与资料。然而档案管理并未积极跟上时代发展的步伐，对信息化的应用不够全面，导致档案管理工作处于被动状态。主要表现在几个方面：一是缺乏有效的信息技术支撑体系，现有的信息设备大部分已老化、落后，无法满足档案管理数字化的需求。二是档案管理分工不明确，资料收集不完整，错漏补充不及时，变更更新不到位。三是信息化软件习惯性购买现成的使用，而不是结合医院实际研发，所以软件集成功能不强，功能单一，在具体的操作过程中录入、收集、分析等工作不能及时快速有效完成，资料整理不完整、不规范等现象时有发生，种种问题都阻碍了档案管理水平的提升[3]。

3 提高医院档案管理信息化建设水平的策略

3.1 提高认知，加强档案管理工作队伍建设

首先要转变思想，充分认识到档案管理的重要性，从档案管理与日常行政管理工作之间的相通性进行探索性研究，更好地落实和加强档案管理工作队伍建设的内容。其次要结合档案管理工作者面临的实际困难，提出切实的解决方案，建立健全规范的档案管理制度，完善相应的奖罚机制，对表现突出的档案管理工作者给予精神与物质上的奖励，营造良好的工作氛围，激发工作人员的积极性与主动性，全面促进档案管理人才队伍建设。

3.2 加强培训，提高档案管理人员业务水平

为使档案管理更好地适应新时代的发展趋势，必须从理论与实践两方面来提高管理人员的能力素质，首先要有目的地组织档案管理人员进行各种交流培训，以促进理念更新，加强对相关档案管理法规的学习，不定期与同行交流，积极借鉴优秀同行的管理理念，学习先进的管理模式，并在此基础上结合单位实际进行创新，使档案管理更具实效性。其次要进一步强化和巩固档案管理专业技能，强化计算机操作和电子档案系统软件的培训，强化档案管理人员的实操能力[4]。最后要科学评估人才，合理地引进专业的档案管理人才，通过严谨细致的工作，更好地保证入库档案质量，使档案管理发挥出最大的价值。

3.3 加强档案管理的信息化建设

医院档案管理工作的信息化建设，必须要跟上大数据时代的发展要求，所以要积极利用先进的信息技术、大数据技术以及有效的方法和手段，进行设备和技术革新，通过推行档案信息电子化实现档案资料数字化管理。一是要落实档案管理部门统一规划、统一部署，统一监督的原则。二是要加大对硬件设备的投资，淘汰老化的电脑、扫描仪等设备。三是要结合档案管理的实际需求，依托已有的信息传输网络和平台，积极建设数字档案室，对档案数据建立规范标准，统一路径，加强档案信息化管理的规范性。四是引进先进的管理软件，积极推进网络资源的整合与共享，以提高档案资源的利用率与利用价值。

3.4 加强档案安全管理

加强人员管理、完善制度建立、加强技术防范等3个方面是落实档案安全管理的前提，一是要明确档案管理的风险防范性，强化管理人员的道德与法律意识。二是建立完善的档案安全应急管理制度。三是通过计算机网络防火墙与监控设备加强安全系统的建设，对档案资料访问的各个模块进行使用权设置，以此确保档案管理工作安全有序开展。

4 结语

综上所述，医院档案真实还原了医院从成立到发展至今的整个过程，也记录了医疗服务的具体信息。在经济高速发展的新态势下，传统的档案管理模式显然已经无法满足新时代发展形势下医院日常管理工作的实际需要。因此，医院档案管理也要积极顺应时代发展的变化，不断转变思路，提高对档案管理重要性的认识，积极创新档案管理模式。通过加大档案管理人员培训力度、建立健全档案管理制度、应用先进的信息技术等手段，切实提升档案管理水平。