提升基层国土资源档案管理与利用的建议和措施

文/杨爱国

国土资源档案是国家档案的重要组成部分，具有重要意义。然而，基层国土资源档案管理工作中存在许多问题，本文对这些问题简要归纳，并提出提升基层国土资源档案管理工作的建议和措施

一、国土资源档案管理工作的意义

国土资源档案是对各级政府在管理辖区土地过程中形成并保存的各种文字、图表、音像、视频等不同形式的历史记录，是历史真实记录的重要载体，是国家档案的重要组成部分。国土资源档案信息量大、种类多，既有土地利用档案，又有耕地保护档案、执法监察档案、矿产资源管理档案、地灾防治档案、不动产登记档案、移民（脱贫）搬迁档案，还有文书档案、人事档案、财务档案等十二大类。

国土资源承载各行各业，事关千家万户。国土资源档案管理工作对于各级政府管理好耕地资源、土地资产、矿产资源、保护好国土资源起着重要的作用，是依法管理国土资源，制定国民经济发展计划的重要依据；是合理有序开发土地、矿产资源，利用国土资源的重要依据；是开展地灾防治、移民搬迁的重要基础信息；是征收国有土地使用权，交易不动产所有权，解决土地纠纷，确定土地使用权、所有权的重要法律凭证。国土资源档案涉及各个行政机关、企业、公司、村组和广大人民群众，保护好、利用好国土资源档案，发挥国土资源档案信息的自身优势，对于保障单位和个人权益，服务经济社会发展起着重要作用。

二、基层国土资源档案管理工作中存在的问题

(一)硬件设施不完善。目前，多数基层国土单位虽有档案室，落实“十防”措施，但设施简陋，设备陈旧，没有配备扫描仪、工程复印机、彩色打印机、移动硬盘、防磁柜等必要设备，影响档案的利用效率，不能满足新时代档案管理工作需求。例如：某项目用地单位前来调阅土地利用总体规划图，因宗地的土地利用性质规定用红、黄、蓝、绿等颜色来区分，用地单位未能用彩色打印和复印，直接影响档案的利用效率。

(二)宗地档案不够完整、系统性较差。从土地利用的角度来分析，应是一宗地一套档案。而基层多数国土单位宗地档案均按本单位科室职责（规划、报批、征收、供应）组卷，一宗地各科室均建档案，相互不联系，综合性较差，宗地档案分散在各科室的综合卷里，为档案的管理和利用造成不必要的麻烦，甚至影响档案的利用效果。例如：2018年秦岭北麓违建整治期间，对涉及项目的宗地进行全面调查，在档案室查档时多科室审批，费时费力，往往一宗地的档案资料需查3-4次。

（三）档案数字化程度低。目前，由于档案室硬件设施不完备，基层国土资源档案仍以纸质档案为主。如我们单位对于重要会议及活动没有录制视频资料，对纸质档案没有数字化，对执法视频资料没有收集归档，区（街）镇土地利用总体规划图、区（街）镇土地利用现状图等原始底图也没有电子化。纸质档案、A3图纸混装档案在反复利用时极易造成档案的撕扯破损，难以抵抗火灾、地震等不可抗拒因素的损坏。

（四）档案信息化建设滞后。以本单位为例，目前档案室配备了计算机辅助管理，但只用于档案目录的输入和检索。室藏纸质档案尚未进行数字化扫描，数字档案库未建立，没有一套集数字档案上传、管理、利用于一体的档案管理系统，档案资源没有完全整合，与共享的目标还有很大差距，档案的查全率、查准率和利用率低，造成资源浪费。

(五)管理人员变动频繁，业务基础差。国土资源部门所属科室所兼职档案员流动快，档案队伍的稳定性不够，业务素质参差不齐，从而影响了档案资料的收集、整理、管理。

三、提升基层国土资源档案管理与利用的建议措施

(一)加大资金投入，完善档案硬件设施。必备的硬件设施，是行业发展的必要需求。一是配齐工程复印机、彩色打印机，满足图表、地貌等土地档案利用的复印、打印需求，提高服务效率和水平。二是配足配齐电脑、服务器、扫描仪、光盘刻录机、移动硬盘、防磁柜等设施，为建设数字档案提供必要的硬件设施。三是适时扩建档案室、阅览室，并严格落实“十防”安全措施，为下一步国土资源档案管理工作持续健康发展奠定坚实基础。

（二）规范宗地档案收录，确保档案完整系统。打破科室按分工归档的习惯，实行一宗地一卷档案，依据宗地开发利用程序，按规划、报批、征收、供应等环节，制定宗地收录目录，根据目录全面收集资料，确保国土资源档案收录完整、规范。同时，优化宗地档案查阅审批制度，解决宗地档案利用需多科室审批、多次查阅的问题。

（三）建立档案数字库，实行档案“两套制”管理。档案的数字化是大势所趋。一是建立数字档案库。利用配备的服务器、计算机、移动硬盘、扫描仪、光盘刻录机等设备，建立档案数字库。二是实施“两套制”管理。在纸质档案归档的基础上，对电子文件进行归档或利用扫描仪扫描生成数字档案，一并归档。三是收录声像档案。对于重要会议、活动和土地执法等声像资料进行收集整理归档，确保档案收集完整、无遗漏。四是完成历史档案的数字化。组织专业人员对历史纸质文档、图表等档案进行扫描，转化为数字档案。五是实行异地备份保存。对数字档案实行“双备份”，主动联系省外区县级国土自然部门，建立友好单位，实行档案异地备份保存，抵抗地震、火灾等不利因素影响，确保档案永久保存。

（四）推进档案信息化建设，提高档案利用效率。近年来，基层国土资源档案的查阅利用逐年增加，去年本单位档案利用已达1000多人次。随着经济社会的发展，国土资源档案信息化管理是必然要求。一要建立完善制度。建立局域网管理、移动储存介质管理、数字档案归档审核、数字档案查阅利用、保密、涉密档案审核利用等制度，用制度保障档案信息的准确、安全。二要建立档案局域网络平台。建立覆盖档案室、各科室、各下属单位终端的局域网。三要开发计算机软件管理系统。聘请第三方机构，针对档案局域网和互联网，分别建立数字档案的上传、归档、管理和检索、查询、利用等一套行之有效的软件管理系统。四要实现“一张图”管到底。在区域所有宗地档案数字化基础上，与国土空间总体规划图（电子图）上本宗地进行链接，最终实现在国土空间总体规划图（电子图）上点击本宗地检索、查询档案信息的目的，实现国土资源档案利用“一张图”管到底，切实提高查全率、查准率。同时，严格遵守保密制度，对档案进行科学研判，实现可公开档案的网络查阅和共享，满足社会各界对国土资源档案公开的需求，不断提高档案的利用率。

（五）强化教育培训，提高档案管理人员综合素质。首先，要加强思想建设。教育引导档案员充分认识档案是记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的伟大事业，增强做好档案工作的政治责任感和历史使命感。其次，要配足配齐档案员。选派年龄轻、能力强的干部充实到基层国土资源档案室，各下属单位配备两名，实行档案员AB岗管理，确保档案队伍相对稳定。三要强化业务培训。组织档案员按时参加省市区业务培训，支持档案员脱产学习，不断提升档案员业务素质和水平。四要注重计算机技术和网络知识培训。鼓励各级档案员积极学习计算机技术和网络知识，适时组织“大比武”，提高档案员运用计算机和网络处理档案的水平和能力，为提高国土资源档案管理服务水平提供人力保障。

综上所述，随着新时代的发展，国土资源档案必将越来越被重视，加强档案日常管理，完善硬件设施、建立数字档案库，推进信息化建设，解决基层国土资源档案管理和利用存在的问题，开发档案潜力，充分发挥国土资源档案信息服务经济社会发展的作用。