信息化背景下高校教学档案管理的实践与探索

牛妍懿 郭久智 温明明

摘 要：随着互联网科技的快速发展及信息化技术的广泛运用，信息技术的运用改变了人们固有的工作方式和思维模式，在各个领域给人们带来了高效、便利和快捷。传统模式下的高效教学档案通常是以纸质为媒介载体，这种档案管理模式有很多的滞后性和缺陷性。自信息化技术被运用在高校教学档案管理以来，电子档案管理能够很好地弥补以前的各种不足，高校档案管理工作新模式也应运而生。本文将以分析高校教育档案现状为切入点，结合信息化技术运用的优势，对信息化背景下高校教学档案管理进行实践分析和探索。

关键词：信息化;高校;教学;档案管理

一、前言

信息化已经成为当今时代必然的发展趋势，全球信息资源正逐渐整合、保存和共享，信息资源的开发和利用程度已成为一个地区乃至一个国家信息现代化发展的衡量标准。国家经济的快速稳定发展离不开人才的贡献，近些年国家不断加强对人才培养的人力、物力、财力投入，特别是对高等教育的投入。高校教学档案的管理是高等教育信息资源管理的载体之一，其体现了对高校重要信息的开发和利用程度，同时促进了各高校之间资源的共享和教学信息的交流[1]。将现代信息化与高校教学档案管理工作相结合，以先进科学的信息化技术去管理高校教学档案能够提高高校教学档案管理的效率和准确度，减轻档案管理人员的工作量，扩大信息共享的范围，满足各高校多元化的需求，保证了高校教学档案管理的不断改进和完善。

二、信息化背景下高校教学档案管理的概念及主要功能定位

（一）高校教学档案管理的概念

档案的管理是对档案实体和档案信息进行管理，其中具体可分为档案的收集、整合、分类、统计、辨别、研究、存档、查阅、运用等多方面管理内容。高校教学档案管理是高校教学过程中不可或缺的一部分，对高校教学效果和质量具有很大的帮助作用，老师和学校可以在教学档案管理中不断查漏补缺，提升教学水平和能力，对高校教育事业的持续发展提供坚实的信息基础。

（二）高校教学档案管理的主要功能定位

在过去的高校教学档案管理过程中，对高校教学过程中各种信息的收集、整合和保存是高校教学档案管理的主要内容和功能，对于整合后信息资源的共享和再利用并没有实施专业的管理。传统模式下高校教学档案管理的主要内容已经无法适应快速发展的互联网和信息化技术，更无法为高校教学过程中的多元化需求服务。因此，传统的高校教学档案管理内容应不断改进、创新、完善，通过高科技信息化技术拓展高校教学档案管理的功能定位，为高校的教学活动提供更有力的帮助。

三、信息化背景下高校教学档案管理的缺陷和不足

（一）高校对于教学档案管理工作的关注程度不高

就目前高校教学档案管理工作的开展情况来看，很多高校并没有意识到高校教学档案管理的功能定位和重要作用，缺乏对教学档案管理的认识和重视。学校对于教学档案管理工作较低的关注度会直接导致档案管理人员工作及时度、管理效果的不明显。另外，信息化背景下的高校教学档案管理需要档案管理人员具备相关专业知识，除懂得最基本的档案管理知识外，还需要档案管理人员熟练掌握网络科技、信息化技术、数据库等相关方面的高科技知识[2]。

（二）高校教学档案管理工作内容多、效率低

传统的高校教学档案都是以纸质文件作为记录载体，这种形式的记录在整理、收集、分类、查阅等各个环节中都是极其复杂的，同时纸质文件很容易破舊、破损，长时间的保存、查阅等很容易将其损坏。因此，高校教学档案管理工作者在各个环节都必须小心仔细，需要耗费大量的人力、物力、财力成本。再加上高校教学档案每年都在不断地增加积累，除了整理、更新新的教学档案外，还需要不断维护旧的教学档案，这就使得整个教学档案管理工作效率偏低，影响了整个教学档案管理的信息化进程。

（三）高校教学档案管理工作基础设备不够完善

由于高校教学档案管理工作不是高校教育的主要内容，各高校对于教学档案管理的人力、物力、财力投入都很有限，这导致了档案管理现有的设备和软件都较为落后，不符合现代化管理的要求[3]。设备的老旧和现代化程度过低不仅会给档案管理人员增加很多不必要的工作，严重降低档案管理的工作效率，同时还影响整个学校档案管理的信息化进程。

四、信息化背景下高校教学档案管理的主要方式

（一）实现高校教学档案的数字化管理

实现高校教学档案的数字化管理是信息化背景下的必然趋势和主要途径之一。目前，各高校教学档案信息化管理的主要问题就是要不断改进和完善档案管理模式，运用科学合理的管理方法。笔者认为，可以从以下四个方面入手：

首先，对高校教学档案的目录进行数字化的编制和整理，这样不仅能够大大缩减检索的时间，提高效率，同时还能进一步实现高校教学档案的数字化管理;其次，对利用频次高的教学档案应加强数字化管理，及时为教学工作提供快捷的服务;再次，高校应从本校档案管理的实际情况出发，将高校教学档案的数字化管理与本校的实际情况相结合，创造出有具有本校特色的档案管理模式，使教学档案的数字化管理能够真正为高校教学活动提供帮助[4];最后，加强高校教学档案信息资源的共享，通过数字化的管理模式及时更新、整合、上传信息，利用互联网无时间、空间限制的特点，为高校教学档案的流通提供便捷的渠道，创建区域性的信息资源共享平台，实现各高校教学信息资源的共享和相互借鉴学习。

（二）建立统一规范的高校教学档案管理标准

高校教学档案的信息化管理仍处于自我摸索和完善的阶段，急需统一规范的管理方案和标准来指导。高校教学档案内容多，管理起来工作量较大、较复杂，因此应建立规范的高校教学档案信息化管理准则以供遵守和实施，如可以对档案的信息整合、标注、保存、检索、传输、管理等操作环节进行统一程序规定;档案管理工作人员应严格按照标准程序进行作业，保证档案管理工作的高效性、准确性、统一性和规范性。

（三）大力提升高校教学档案信息化管理队伍的工作能力

为实现高校教学档案的信息化管理，高校需要加强对档案管理人才队伍的建设，大力提升档案管理工作人员的综合工作能力。由于高校教学档案信息化管理工作在实践操作中需要大量运用先进的高科技技术，档案管理工作人员需要具备一系列相关专业知识，除懂得最基本的档案管理知识外，还需要档案管理人员熟练掌握网络科技、信息化技术、数据库等相关方面的高科技知识。大力培养和引进相关专业化人才，能够保障高校教学档案信息化管理的持续开展和进步。所以，高校应加大对相关专业人才的培养投入，定期对现有档案管理工作队伍进行培训、指导和考核，优胜劣汰，淘汰掉考核不合格的人员，保证档案管理人才队伍的先进性。

（四）加强对高校教学档案管理工作基础设备的投入和建设

就目前情况而言，很多高校教学档案管理工作基础设备老旧、落后，给档案管理人员增加了很多不必要的工作，严重降低了档案管理的工作效率，同时还影响了整个学校档案管理的信息化进程。先进完善的基础设施设备是实现高校教学档案信息化管理的必要物力条件，因此，各高校应严格根据档案信息化管理的要求，加大对教学档案管理工作的基础设施设备支持，及时对现有基础设备设施进行更新换代，以保证其先进性、科学性、适用性[5]。例如，更新现有的计算机网络设备、档案储存载体、硬盘、软件等相关设备，大力提高高校教学档案的管理水平。

五、结语

教学档案的规范化、科学化管理是高效教学过程中重要的总结和归纳环节。随着信息技术的广泛推广和运用，新的教学档案模式不断冲击和改变着传统教学档案管理工作。信息化背景下，资源能够得到更好的整合、保存、查阅和共享，因此，高校在进行教学档案管理时，应顺应时代潮流和网络科技的发展，不断改革和完善教学档案管理的现有模式，在实践和探索中促进高校教学档案管理的信息化建设。

参考文献：

[1]董唯.大数据背景下高校教学档案管理探析[J].赤子，2018（10）：194.

[2]白銘宇.基于信息化背景下高校档案服务策略研究[J].才智，2019（21）：217.

[3]刘静，章倩倩.信息化背景下高校教学档案管理方式转变研究[J].文学教育：下，2019（6）：148-149.

[4]程瑞红.信息化背景下的高校档案管理研究[J].中国管理信息化，2018（2）：133-134.

[5]姜春美.信息化背景下高校教学档案管理工作存在的问题及对策研究[J].新校园：上旬刊，2018（1）：100-101.