干部人事档案信息化建设应统筹规划与实施

千丽萍

摘 要：当前我国正处于社会发展变化的关键时期，互联网和电子信息技术的发展给我国社会带来了深刻的变革，在这样的背景下，档案管理方面也应该进行信息化的改革，以此适应社会的发展和变化。本文从干部人事档案信息化建设的意义入手，针对当前干部档案信息化建设过程中存在的问题，提出促进干部档案信息化建设的具体改进策略。

关键词：档案信息化;统筹规划;干部人事

我国的干部人事档案信息化建设，是从上个世纪80-90年代开始的，彼时一些单位和机关已经开始在档案管理工作中引入了计算机作为工作的工具，通过将本单位的人员档案和信息等录入到计算机中并进行基本的检索，在这个过程中取得了一定的成效，积累了管理经验。1997年，开始在全国推广组织干部人事信息系统，人事档案信息管理系统得到了推广。本世纪很多的单位建立了单机与局域网相结合的系统，促进了干部人事档案信息化建设的进步，但从当前的信息化建设来看，还存在一定的问题。

1 干部人事档案信息化建设的意义

对干部人事档案进行信息化的建设不仅可以促进干部档案的管理水平的提升，也是为了服务干部工作的要求。通过对干部人事档案信息化的建设，是为了更好地服务社会的经济和其他各个方面的发展。

1）促进干部的选拔与调动的进行。干部人事档案的信息化建设能够对干部的各种资料和档案信息等进行收集，通过互联网等形式可以直接进行信息的共享。相关的领导在决定干部的选拔与调动的时候，只需要通过档案的信息化系统等就可以对干部的相关资料，包括籍贯年龄、专业素养、干部的各项能力和品德等进行了解，有利于领导在选拔和调动干部的时候的能够尽可能掌握干部的各项资料，有利于提升决策的效率和质量。

2）促进相关档案和资料的准确性。传统的干部档案管理主要是纸质化的，一般也都是放在档案管理中心，要对档案中的资料进行更新和完善是需要经过比较多的程序和流程的。而若是档案资料中存在着一切错误或者是不准确的地方，一般也难以被发现。对干部档案进行信息化建设之后就可以应用电子计算机技术，实现一定范围内的档案信息查询，既促进档案管理水平的提升，同时也方便个人对自身的资料进行查询，从而根据结果进行自身工作的改进。对于那些档案资料中不准确的地方，也可以及时发现，予以改正。

3）提升干部档案管理相关工作的效率。从传统的干部档案管理工作来看，采用的是纸质化的档案管理，相关工作人员要将档案进行分类和整理，同时，在进行档案取用的过程中则更需要人工的查找，往往需要耗费比较多的时间和精力。在将干部的档案进行信息化处理之后，相关的资料就储存在硬盘中，通过搜索引擎就能快速地检索到需要查询的相关资料，给档案管理的工作人员提供了便利，促进了干部档案管理工作效率的提升。

2 当前干部人事档案信息化建设存在的问题

1）干部人事档案信息化建设工作缺乏统一的领导和规划。对干部人事档案信息化建设工作中目前在统一的领导和规划方面还存在着一定的欠缺，在宏观规划和微观规划方面所做的工作都存在着不足之处。宏观规划主要是指的从全国、全省、全市等大的行政区域内部的统一的领导和规划，而围观规划则主要是以某个单位内部的干部档案管理为单位的规划和领导。从这两个方面来说，当前我国的干部人事档案信息化建设都没有形成统一的领导和规划，处于自流的状态。

2）缺少干部人事档案信息化的统一、便捷的软件。当前，我国社会的干部人事档案信息化处理的过程中所出现的软件达到了上百个，而国家有关部门对档案信息化建设的软件没有提出要求和规范，导致目前这些软件的开发和使用过程中出现了诸多的问题：同样功能的软件开发存在比较严重的重复情况，并且这些重复的软件中，低水平的软件占了比较大的比重;一些软件在功能设置方面尚未达到当前的干部档案信息建设的标准，与实际的使用并不符合;一些开发者在开发的过程中重视页面美观等，使用了不成熟的技术，使得软件的安全性方面存在着一定的问题。除此之外，档案信息化的软件的开发方面还存在着其他的问题，这些问题都影响着档案信息化建设水平的提升，同时也导致了资源的浪费。

3）干部人事档案信息化的工作缺乏标准和规范。当前在干部人事档案信息化建设的过程中，我国的相关部门没有对相关工作进行标准化和规范化的要求，这也导致在档案信息化建设过程中的工作出现了一定的问题：档案的人工录入出错率较高，各种数据格式没有统一的要求等，这些问题都会影响目前的干部档案信息化的建设。在制定档案信息化建设的相关标准和规范的时候，需要对一些规范和标准进行实际的试验才能在更大范围内进行推广，而这往往需要较长的时间，因此，要出台统一的工作标准和规范，还需要一段时间的准备工作。

4）干部人事档案信息化缺乏专业、高素质的人才。实现干部人事档案信息化的建设，最关键的一点就是要引入一批专业的、高素质的档案管理和计算机领域的人才。在之前的档案管理工作中，主要是由档案管理的相关专业人才进行工作的推进，而这些人才在计算机方面的素养和专业程度都不够。近年来，在一些档案管理工作中引入了一定数量的计算机专业的人才，这些人才在档案管理方面的素养还相对薄弱，尚且不能适应当前的干部人事档案信息化建设的发展。

3 促进干部人事档案信息化建设的具体实施策略

1）加强干部人事档案信息化建设的整体领导和规划。干部人事档案的信息化建设工作所涉及的范围包括了教育、组织、人事和行政等方面的部门，在信息化建设相关工作的推进过程中，需要对这些工作进行统一的领导，实现对各方面工作的分工和协调，促进相关工作的顺利开展。可以成立干部人事信息化建设的领导小组，专门负责相关工作的推进，对相关工作进行统一的领导和规划，统筹下面部门的干部人事档案管理信息化工作。

2）加强对相关软件的开发规划和要求。对于干部人事档案信息化建设来说，信息化系统软件所发挥的作用是非常重要的。首先，相关部门要对相关软件的开发和使用进行一定的规划和要求，按照灵活性、安全性、易用性等原则进行软件的开发和优化，确保相关软件能够基本适用于档案管理工作。其次，對相关软件的功能要设置一定的要求和标准，包括数据的录入，分类，保密性和安全等方面的功能，以减少低质化的软件数量。第三，要对已经开发的软件进行测评和维护优化，筛选出一批优秀的软件，然后对其进行进一步的优化，使其更好地适应相关的工作要求。

3）加强对干部人事档案信息化的工作规范和标准的建设。统一严格的工作规范和标准是促进干部人事档案信息化建设快速、健康和持续发展的重要保障。相关部门要从制度、法律等方面对相关档案工作进行规范和要求，而且要适应当前的档案管理工作的开展。关于相关的工作规范和标准，需要根据长期的调查和研究，要以适应广泛的干部人事档案信息化工作为依据，制定出符合我国的国情发展的干部人事档案信息化的工作规范和标准。

4）加强对干部人事档案信息化建设的人才的培养。要实现干部人事档案信息化建设工作，需要一批既懂人事档案知识和工作，也要能够熟练地运用电子计算机，对软件开发等有一定了解的人才加入，才能确保工作推进的过程中更加顺利。一方面，可以通过对单位中相关人员进行计算机的培训等来提升档案管理人员的计算机水平;另一方面，则可以通过鼓励档案人员使用信息化的工具等来进行办公，提升干部人事档案信息化建设工作的水平。

4 结语

综上所述，干部人事档案信息化建设在干部的选调、提升档案和资料的准确性和促进档案管理工作的效率提升方面都有重要的意义。当前我国的干部人事档案信息化建设也还存在着人才缺乏、标准规定不统一等问题，相关部门要引起重视，采取积极的态度促进工作的推进。

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