现代信息技术对企业档案管理的影响及策略分析

摘 要：处于信息化社会，档案管理工作也逐渐朝着信息化方面发展，各大企业都要积极进行改革，采用先进的信息技术，创新档案管理模式，提高档案管理水平，才能实现良好的发展前景。本文具体分析了现代信息技术对档案管理的重要意义、企业档案信息化管理具备的特征、企业档案管理当中存在的不足以及提升档案管理水平的主要措施。

关键词：现代信息技术;企业档案管理;影响;对策

1 现代信息技术对档案管理的重要意义

首先，能够满足档案管理工作发展的需求。运用信息化技术是目前档案管理工作发展的一大趋势，针对传统档案管理模式进行改革已经成为企业积极应对挑战、实现稳定发展的必然选择，现代化信息技术对比传统档案管理模式与技术来说具有较大优势，能够满足新时期档案管理工作发展的实际需求。其次，能够满足社会发展的必然要求。采用现代信息技术进行企业档案管理是适应当今社会新情况、新问题的必然要求。现如今，现代信息技术在社会各领域的运用十分广泛，多数企业都实现了档案数字化管理，这样一来不但提高了企业档案管理工作的质量，也提升了档案管理的水平。此外，随着目前社会发展中各个行业之间信息交流越来越普遍，要想获得良好的发展前景，信息技术的运用也越来越普遍，各个领域、各个部门之间的合作交流模式发生变化，所以必须要采用信息技术统一档案管理方式，才能满足社会发展的必然要求。

2 企业档案信息化管理具备的特征

其一，档案信息管理数字化。以往的企业档案管理主要是将纸质档案管理作为重要内容，随着计算机信息技术的普遍运用，对传统档案进行信息化管理，运用先进的电子扫描技术把传统的纸质档案信息转换成为数字信息，这样一来有利于档案信息软件的识别以及管理。其二，档案信息传输呈现网络化。以往的企业档案查询、利用主要是通过面对面的借阅，档案服务对象必须要自己到档案室或者档案馆现场进行检索、查询和办理各项借阅手续，过程繁琐，需要消耗大量时间、人力以及物力，效率不高。运用现代信息技术进行企业档案可以从根本上提高档案信息传输的质量以及效率。其三，档案信息检索呈现自动化。以往的企业档案检索、查询主要靠人工检索纸质档案，效率低，易出错。企业档案进行信息化管理之后，可以在网络客户端从事先创建的数据库当中自动检索，全面提升了检索的效率以及质量。其四，档案信息存储海量化。以往的纸质档案存储信息量非常低，而采用信息化技术可以将以往档案室存储的大量纸质档案都浓缩在几张光盘中，提高了信息储存量和利用率。

3 企业档案管理当中存在的不足

3.1 档案管理意识不强

目前大多数企业的档案管理意识薄弱，企业决策者没有真正认识到档案管理工作的重要性，把档案工作作为文字抄写和保管事务性工作，片面的以为档案工作不能给单位创造出经济效益，基本没有从整体和长远的角度来规划档案管理工作。其一，档案管理观念比较落后，管理方式单一。当下，部分企业档案管理工作仍旧将手工管理为主要手段，档案的收集、整理以及查阅都采用的是传统的手工方法，很少使用现代化信息技术，使得档案管理质量偏低。其次，资金保障不足。尤其是基层企业办公经费比较紧张，对于档案收集、整理以及保管方面的资金投入较少，不利于档案管理工作的有序开展。

3.2 档案管理缺少规范性

企业缺乏科学合理的档案管理体系，使得档案管理不够规范。随着现代化信息技术的迅猛发展，对档案管理的保管要求越来越高。企业必须要创建一套科学合理的档案管理体系，确保档案的安全，然而目前缺少统一的规范标准，基础设施不健全，信息共享与开发的程度较低，使得现代信息技术优势无法得到有效发挥。大部分企业档案管理中都存在档案案卷标题不规范、多数案卷没有卷内目录、组卷混乱等问题，使档案管理水平和归档的材料真实性及准确性不能得到保证。

3.3 档案管理人员的综合素质偏低

首先，档案管理人员专业素质较低。目前多数企业虽然在努力建立专业化的档案管理部门，也积极制定本收集整理档案管理方面的规章制度，然而大部分企业档案管理人员都不都是档案专业出身，有的人甚至在工作之前都没有接触过档案管理方面的知识。专业知识不扎实，业务不精湛，就会增加档案管理人员工作的随意性，工作过程当中经常按照自己的想法去做，导致档案信息不准确、不全面，不能有效地解决各种突发问题，甚至会泄露重要信息。其次，缺少忧患意识和创新精神。档案工作属于一项服务性与条件性较强的工作，多数档案管理人员的思维固化，缺少创新精神和学习精神，对于新问题和新情况还是采用老办法解决，使得档案工作效率较低。

4 提升档案管理水平的主要措施

4.1 加快档案管理数字化建设

首先，加大档案标准化与规范化建设力度。档案标准化与规范化建设是档案管理工作的重要内容，也是档案数字化建设的重要基础，档案信息更加标准、规范，档案数字化建设工作才能够顺利进行。其次，加强档案数据库建设以及管理力度。企业要积极使用目前快速发展的信息技术，创建健全的数据库，加强数据库建设管理。最后，做好档案数字化制度建设工作。企业要尽快创建现代档案管理制度，细化档案业务流程，提高文件数字化管理意识，进一步提升檔案管理水平。

4.2 做好档案管理数字化的安全性建设工作

档案安全问题是数字化档案管理的关键所在，如果企业的核心档案信息泄露，就会对整个企业造成巨大损失，因此必须要做好档案管理数字化的安全性建设工作。积极创建档案安全技术保障，在使用信息化技术管理档案工作当中，采用合适的技术，是保证安全的重要手段，例如加密技术、防火墙技术以及入侵检测技术等。根据实际情况采用相匹配的保护技术能够有效避免信息被截取，从而增强了电子档案的安全性。

4.3 提高档案管理人员的综合素养

其一，加强职业道德培养。良好的职业道德是做好本职工作的重要前提。档案管理人员必须要具备较高的职业道德，才会全心全意为企业和人民服务。所以，企业要采取各种手段，加强对档案管理人员职业道德方面的培养，让他们可以真正热爱这份工作。其二，增强服务意识。采用丰富多样的宣传模式让档案管理人员从内心深处意识到档案工作的服务属性，才能使他们主动服务，并提升服务质量。其三，不断学习，提升业务能力。企业要定期或不定期对相关人员进行系统的培训，使档案人员能够不断调整思想观念，更新知识体系。信息化技术在飞速发展，要想保证工作人员可以及时了解新技术，就需要制定系统的技术学习活动，给人员提供较多的学习机会，提升业务能力，确保其可以采用更加科学、更先进的管理手段，进行标准化的管理模式，才能真正提高案管理工作水平。

总之，随着社会信息化的迅猛发展，信息技术已经成为我们工作和生活里的重要构成部分。企业也要与时俱进，积极运用先进的信息技术开展档案管理工作，才能跟上时代发展的步伐，实现可持续发展。

参考文献

[1]陈炜.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].办公室业务，2018（21）.

[2]王丹.试论现代信息技术对企业档案管理影响及对策[J].魅力中国，2019（11）.

[3]刘芳.企业档案管理中信息技术应用研究[J].办公室业务，2020（07）.

作者简介

范闯闯（1988-），男，汉族，河南孟津人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。