试论人工智能技术在档案管理信息化中的应用

游舒珊

摘 要：近年来，随着信息技术和科学技术的高速发展，当前人工智能技术被都有效应用到各领域中，显著提升了工作效率。人工智能作为互联网移动时代的核心，是今后科学发展的重要方向。在档案管理中应用人工智能技术，一方面可以丰富档案应用价值，通过多元化的方式，打破传统档案管理的局限性，共享档案资源，促使档案管理效率的提升，从而夯实现代档案管理事业的稳固发展的基础。为此，文章分析了人工智能技术在档案管理信息化中的应用。

关键词：人工智能技术;档案管理;应用

国务院于2018年出台了《新一代人工智能发展规划》在该文件中进一步明确了在社会各个领域中人工智能的战略作用。随着社会的不断发展，当前人工智能已经渗入到社会大众的日常生活和工作中，显著提高了工作效率。在档案管理中引入人工智能技术，有助于为档案管理技术、档案管理理论、管理方法为高质量开展档案管理工作，提供了强有力的信息技术支持，从根本上促使档案管理工作效率的全面提升。

1 人工智能技术在信息搜索分类的应用

当前我们正处在大数据时代，档案信息形式和档案存储资料主要以数字化为主，档案管理人员依托多媒体方式和文本形式来实现数字化管理[1]。在当前的分类和整理过程中档案管理人员主要利用智能技术来进行检索，比如，自然语言处理等，然而受影响检索效率的因素是非常多。随着时代的发展，这种搜索和检索信息的方式随着档案信息数据和形式的日益增多，无法满足档案管理的需求。基于此，档案管理人员还可利用智能化图片和语言识别方式进行档案信息搜索，还可以利用机器学习管理模式，对海量的档案信息资料进行智能化的分类，具体操作为档案管理人员根据预先设定的方式，对档案进行分类，并利用人工智能技术收集整理信息。在信息检索方面，可充分利用人工智能技术的中的检索功能、普通话处理技术、模式分辨等，筛选档案信息，确保档案信息的精准度，同时还可以输入关键词，借助人工智能技术自动化对一些无利用物价值的信息和数据进行过滤，全面提升档案管理信息检索准确性和工作效率的提升。

2 人工智能技术在档案资源整理中的应用

纵观当前，为保护实物档案、纸质档案等，档案管理人员在收集到原始档案信息后，会对其进行数字化加工处理，确保相关档案的永久保存。虽然很多单位档都构建了档案数据库，并在数据库中录入了馆藏档案资料，相关工作人员在使用过程中，只需检索即可。但我们已经迈入了大数据时代，海量信息资源是大数据时代最为显著的特征。对于档案管理人员来说，面对海量的档案资源，要想顺利收集信息，就需使用更为先进的技术。对此，档案管理人员可借助人工智能技术中的智能Agent来实现海量信息数据的收集。并且还可以利用人工智能技术中的机器学习。自然语言处理等功能，可以将杂乱无章，不同格式，繁杂琐碎的信息进行分类处理，确保收集到的资源准确分类，为后续档案管理信息化工作有序开展奠定良好基础。

3 人工智能技术在档案信息安全管理中的应用

安全问题重于泰山，只有确保了档案信息数据的安全，才能为后续档案管理工作的有序开展奠定良好基础[2]。对此，档案管理人员可以充分利用指纹、虹膜、声音、人脸等人工智能技术来实现对档案使用人员借阅资料、归还资料的管理，或是档案库房的门禁中，一方面确保了档案信息资料的安全，另一方面为促使档案管理工作效率的提升，提供了技术支撑。另外，还可以在档案库房智能安全管理中引入人工智能技术，具体包含了库房环境的人员监控、智能監测、图形化库房、档案的自动上架等，所谓档案的自动上架主要就是档案管理人员利用智能机器人和射频识别技术（RFID）。根据档案管理信息系统所制定的排架规则，依托射频识别技术（RFID）智能采集档案信息，系统识别后，精准地对档案所位于的库房位置进行判断，随后机器人根据指令完成档案上架工作。

4 人工智能技术在档案信息智能咨询中的应用

毋庸置疑，人工智能集多个学科为一体，智能型公共服务机器人具有引导、讲解、人机交互以及自主行走等功能。对此，档案馆可以在馆内大厅安排智能机器人，利用机器人接待查阅的档案的用户，对其在馆藏信息、查阅档案流程的方面的问题予以解决。同时用户还可以根据自身查阅档案信息的需求，同时输入关键词，等，机器人为其快速调取库房档案并为用户提供档案副本。随着信息网络和新媒体日新月异的发展，现阶段微信公众号和官网是每个档案馆所必有的，为了提升档案服务满意度，档案馆还可以投入智能系统，充分利用系统线上实时智能功能，及时回答用户问题，为用户档案信息的利用提供方便。对于档案馆而言，同时智能线上与智能服务线下有机结合，一方面为用户解决了困惑，另一方面还促使自身服务效率的提升。

5 结语

总之，档案管理工作是一项系统性的工作，随着社会的不断发展，传统档案管理工作已经无法满足时代发展的需求的，当前我们正处在信息化时代，为紧随时代发展步伐，在档案管理信息化做中我们要充分利用人工智能技术，并将信息化技术与各种技术融合起来，优化档案管理流程，促使档案管理效率的全面提升。

参考文献

[1]于英香，赵倩.人工智能嵌入档案管理的逻辑与特征[J].档案与建设，2020（01）：4-8.

[2]曹航，王静.“智能+”视野下档案管理变革趋势初探[J].中国档案，2019（11）：72-73.