加强企业档案管理的分析研究

李丹妹

摘 要：企业档案管理要按照时代的变迁进行改革，在改革过程中，难免会出现一些问题。本文提出档案管理在企业中的重要作用，针对企业档案管理情况进行研究分析，指出现阶段我国企业档案管理的问题，在此基础上，提出改善政策，增强企业档案的管理水平。

关键词：企业档案管理;分析研究

企业档案是企业内部信息的整合，对企业的生产、管理、工作活动和发展变化都体现出客观反映。我国各企业在市场经济发展中，有非常重要的作用，企业是国民经济的根本，是国家发展的前提和支柱力支持。所以，在企业发展过程中，要加强企业档案管理，为了跟进现今时代的发展，企业档案工作也需要做出升级，逐步实现科技化的现代档案管理体系。

1 企业档案管理的作用

企业档案概念是源于1954年国家档案局所颁发的《关于目前档案工作情况和今后工作安排的报告》一文所提出的概念。企业档案中包含本企业各样的内容和活动，主要是企业生产、管理、技术三类活动，企业档案强调关于企业活动的发展变化和相互之间的联系，是一个有机整体，各种活动中的环节都是相互联系、共同进步的。企业档案通过大量数据文件反映企业特征，是企业最有价值的信息。通过企业档案指出企业发展方向，为企业今后的工作奠定基础。

随着时代和经济的发展，我国企业越来越注重档案管理问题。档案管理不仅使企业各种资料和信息得到有效保存，也可以在企业今后的管理中发挥重要作用，让企业日常事务得到更加规范的管理。目前经济全球化，我国企业更加需要注意企业的管理，不断提高企业档案管理水平是非常有价值的。

2 企业档案管理的现状

1）目前我国企业档案管理基本状况。我国经济市场实行是具有中国特色社会主义市场经济体制的。在激烈的竞争过程中，企业更需加强自身管理，无论是国营企业还是民营企业，都需要从各个方面加强企业管理，从而增加企业的经济效益。对一个企业来说，规范化的管理非常必要，在此基础上，就需要规范化的档案管理，这样可以使企业的成本得到有效控制。近年来，科技发展迅速，全球已进入信息化时代，所以企业档案管理问题更需要紧跟时代步伐[2]。目前我国企业档案管理形式主要有：职能部门管理、档案室管理、档案馆管理等。虽然企业档案管理形式众多，但是与国际档案管理水平还有一定距离。我国企业档案管理普遍缺乏动力，管理效率低，并且我国企业还不具备健全的档案管理机制，在传统的企业管理中，档案管理现状更加落后，不利于企业的发展。

2）目前我国企业档案管理的问题。目前我国企业档案管理最主要的问题仍然是管理意识淡薄、管理力度薄弱、企业重视程度低、档案管理观念落后和档案建设资金不足等一系列问题。很多企业不知道为什么要开展此项工作，如何开展此项工作。很多工作人员对档案管理工作的重要性缺乏认识，认为档案管理工作是一项可有可无的工作，甚至一些企业的档案管理工作人员也对档案管理工作失去了信心。很多企业中，档案管理人员由办公室内勤人员兼任，调动频繁，不具备档案管理的专业知识，导致档案的整理混乱。很多档案管理人员只是为了应付上级的检查，形式上的对档案进行管理，没有对企业真正负责的态度去做档案管理工作。在进行工作过程中，档案收集整理、检索和查阅时运用现代化的档案管理手段较少，大多使用传统的纸质档案，致使档案管理质量和使用效率均低。由于企业对档案管理工作的忽视，致使办公经费紧张，档案收集和整理资金投入明显不足，很大程度上影响档案管理工作的开展与维护。另外，有些企业只重视文书类的档案收集，忽视影音、实物档案的收集，这就使企业档案的完整性和系统性得到破坏。由于历史原因或保管不善等原因，个别档案存在缺损和丢失现象，有些工作人员为了使工作方便快捷，自己将档案保留在家中，不愿意将企业档案进行集中管理，致使一些重要的档案资料丢失。这些问题都不利于企业的可持续发展，阻碍企业前进的步伐。企业应加强内部档案管理系统的建立和改革，只有按照规范的流程进行管理，才能更好的为企业发展做出贡献。

3 加强企业档案管理的有效途径

1）加强资金投入，建设信息化档案管理。目前传统的纸质档案已经不能满足时代和企业发展的需求，档案管理人员要树立档案信息化的观念，提高档案信息化建设。很多企业都将大量的资金投入到设备的更新、生产线改造和厂区基建工作中，档案管理工作与经济收入没有直接联系，所以容易受到忽视。另外，由于信息化建设档案管理本身是一个漫长的工作，公司对档案信息化建设不重视，并且缺乏档案管理人员进行档案采集、扫描、录入等信息化工作，致使档案管理工作信息化建设问困难重重。因此，企业应树立正确的观念，提高档案管理信息化的积极性，加强对档案信息化建设的宣传工作，用沟通、培训、激励等方式提高员工的档案管理意识。在档案管理工作中投入充足的资金完善基础设施，建立公司档案信息化建设[3]。同时还要加强对资料库的建设，使资料库具备通风、恒温、防潮、防火等功能，提高档案管理的工作效率。

2）明确档案管理，划分责任。在企业档案管理过程中，很多工作量体现在纸质卡片、照片、电子文件、图片等信息的性质转换，企业应将档案管理所需要的各个部门进行责任的划分，制定适合的档案管理流程。对档案管理出现的相关问题进行追责，各个部门相互协调，推进档案管理。根据公司实际情况，将参与部门各个职责进行划分。具体操作如下表一：

3）加强档案人员职业素养。档案管理人员在档案管理工作中作为核心人物，对担任工作重点起跟进作用。在企业中只有不断的进步与改革，才能增加企业的竞争力，在市场上稳定发展。对于档案管理工作来说，也只有根据环境需求不断的创新，才能为企业提供更好、更安全的信息资源。档案管理工作的创新主要中心是档案工作人员，在日常工作中加强档案工作人员的学习、实践，善于发现新技术，充分利用当前的科学技术给予公司提供便利条件，学习行业相关准则和新的管理知识，为企业档案工作累积经验和力量。作为企业也要善于培养和提升档案工作人员，为其工作環境提供条件。开创培训课程，使每一个档案管理人员都能学习专业知识，如有条件可以让其学习其他公司档案管理的经验，开阔思路和眼界，借鉴他人的新方法和新技术，将企业档案管理建设有效提高。重视对人才的培养提供晋升机会，鼓励档案管理人员增加工作热情，提高工作效率，最大程度的为企业建设发挥能量。

4 总结

随着企业的不断进步，档案管理工作不止要在观念上进行改变，对档案管理进行优化，增加企业管理的综合水平，也是提升企业综合竞争力的重要手段。加强档案管理工作，立足于企业管理现状，吸收和借鉴优秀的管理成果，引进新技术和新人才，有利于实现企业档案的价值，使档案管理工作与企业共同发展进步。

参考文献

[1]范海斌.企业档案管理现状分析与对策研究[J].企业文化（中旬刊），2018，000（007）：146-147.

[2]钟海芹.加强企业档案工作对企业建设的价值研究[J].办公室业务，2017，000（022）：126-127.

[3]徐拥军，张馨艺.档案管理在企业内部控制中的应用[J].档案学研究，2018，000（004）：23-28.