新时期如何做好社会养老保险业务档案管理工作探讨

唐宇

摘 要：新时期发展下我国社会医疗服务水平不断提高，在社会养老保险业务办理方面已经达到了全面化发展。保险业务档案管理工作是社会养老保险顺利发展的基础依据，文章对档案管理现状及工作提升策略展开探讨。

关键词：社会保险;养老保险;档案管理;保险档案

党的十八大以来，随着国家社会和经济的不断进步和发展，特别是以人民为中心、一切为了人民的利益这一施政理念的提出和实施，以人为本的社保档案管理越来越引起社会的关注，这一项关系国计民生、社会稳定发展的群众眼里的大事，被党和国家提到了重要的议事日程，相关的规章制度陆续出台，社保档案的管理也日益受到重视。社保档案直接影响和决定着每个人的切身利益，也关乎政府依法行政、行政为民的形象，所以要创新探索社保档案规范化管理的有效方法，更好地为广大人民群众服务，助推经济社会的进一步繁荣。

1 社会养老保险档案管理的重要性

首先，有利于改进社保管理工作水平。传统媒体时代，社保档案资料基本以纸质版保存，存在档案纸张受损、丢失等问题，不利于社保管理的规范化运行。随着信息化社会的到来，传统社保档案管理工作已经不能适应当今社会发展。纸质版社保档案资料和电子版社保档案资料相结合，成为提高档案管理工作水平的重要途径。电子版社保档案资料既克服了纸质档案的缺点，还具有查询便利、更新迅速、安全高效等优点。因此，对社保档案进行规范化管理，可有效提升信息管理的效率和水平。其次，有利于完善中国特色社会主义保障体系。中国社会保险体系是国家制度的重要组成部分，也是促进社会有序发展的制度支撑。社会保险内容广泛，包括医疗保险、工伤保险、养老保险等多个方面，其内容纷繁复杂也决定了这是一项重大艰巨的工作。社保档案作为各项保险业务的基础，更需要明确各项参保信息，并定期进行核对、整理，还要根据国家政策变化不断调整登记内容和方式。因此，对其进行规范化管理可促进社保工作规范进行，从而不断推动中国特色保障体系的发展。

2 社会养老保险业务档案管理工作存在问题

2.1 缺乏综合素质高的档案管理队伍

目前，相关单位养老保险档案管理工作人员的受教育程度不高，专业知识与业务能力有限，多数负责档案管理的工作人员缺乏专业背景，大多是从其他科室借调过来的人员，因此他们的专业观念不强，从而使工作无法落实到位，不但影响了养老保险档案管理工作质量，也限制了事业单位发展的步伐。另外，大部分工作人员仍然存在着“铁饭碗”思想，致使实际工作当中缺乏积极性和创新意识，使得该项工作方式落后，质量得不到保证[1]。

2.2 社保档案管理体制不顺

社保涉及的范围广，流程复杂，包括社会保险、社会福利、社会救助等，从程序方面包括申报、审查、缴纳费用、保费发放以及权益维护等，这些不同的内容和程序，构成了大量的档案管理工作。不同社保档案由于归属不同、体制不顺，在管理过程中会遇到很大的问题。虽然我们引进了先进的电子档案管理系统，但是由于社保档案管理方面的电子软件开发不成熟，实际工作中存在电子档案管理与纸质档案管理两种形式，导致电子档案管理不能得到充分的利用。在电子档案管理过程中，由于信息網络的开放性特点，可能会出现泄密、更改信息等不良现象。

2.3 利用效率不高

档案的价值在于利用。从社会养老保险档案管理现状来看，突出表现在档案的利用效率不高。由于单位合并、机构分拆、人员频繁调动，影响到社保档案保管的连续性和完整性。此外，社保档案沿袭了手工纸质操作为主，电子化、数字化进程缓慢，影响了社保档案的后期利用效率，社保档案价值无法发挥出来。

3 社会养老保险业务档案管理工作改善对策

3.1 加强领导，强化养老保险档案管理地位

首先，增强领导的养老保险档案管理意识。相关单位的任何一项工作要想顺利开展，都必须得到领导的重视，养老保险档案管理工作也如此，领导对养老保险档案工作的认识程度决定着他们对该项工作的态度，因此相关工作人员应该通过实际行动获取领导的重视，经常把一些文件与材料拿给领导看，加深领导的印象，并且定期向领导汇报养老保险档案管理工作情况以及该项工作给单位发展带来的积极作用。才能让领导把养老保险档案管理工作纳入重要工作范围之内，强化该项工作地位，大力宣传养老保险档案管理制度与标准，帮助单位全体职工都意识到档案管理的重要作用，使用现代化管理理念，建立养老保险档案管理领导机制，保证人员具备较强的责任心、服务意识与创新能力，从而为养老保险档案管理工作的顺利开展奠定坚实的基础。其次，强化档案管理人员的档案管理意识。档案管理人员应该意识到养老保险档案管理的最终目的就是为了事业单位的发展服务。档案管理工作当中的每一个细节都要认真完成，才能提升档案管理工作水平，充分发挥档案的职能，促进相关单位的发展[2]。

3.2 合理分类和整理保险档案

在进行档案管理工作的时候，档案管理人员要多利用科学分类方式整理保险档案。根据养老保险档案的实际特点，建立统一的规范标准，据此高效准确进行保险档案管理工作。同时要提高查询档案、调用档案和应用档案的效率，在档案分类整理过程中就要注意这些使用需求。另外，对档案管理流程的监督也很重要，保证流程的各个阶段都规范合理，结合实际，创新养老保险档案管理的技术和机制，提高质量和效率。

3.3 强化体系建设

一要加强县档案馆城乡居保档案资源建设。以社会养老保险需求为导向，增大民生档案馆藏收集范围，整合不同种类档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系，为社会养老保险工作准备充足的档案资源，充分实现档案利用的实效性。二要加强城乡居保档案信息化建设。对档案要分类整合，优先数字化，将档案信息化建设列入全县信息网络体系建设的总体规划，建立互联互通的档案专题数据库网络体系，建立档案信息查询利用平台，满足群众对档案的利用需求，真正达到利用快捷方便的目的，实现社会养老保险档案资源共享的目标[3]。

3.4 利用科学信息管理

一是注重对社保档案的信息化建设，提升档案管理信息化技术，充分使用条形码技术，把信息化管理充分应用到档案管理的各个节点和步骤中，提升档案管理的效能，更好地为广大群众服务。二是档案工作人员要熟练掌握和有效使用信息电子档案的各种功能，在社保缴费、人员变更、过程审核的环节发挥电子信息管理的高效作用，确保办理快速、便捷、高效。三是充分发挥档案管理过程中条形码的特殊作用，用条形码编程，用条形码索引，用条形码查阅，既简便易行，又会大大提高工作效率，一举多得。档案管理人员可以将条形码技术应用到管理中，以条形码的形式呈现业务编码。四是充分发挥大数据对档案管理的提升作用，以科学的、先进的技术手段搭建档案管理数字化大平台，科学采集、存储、使用档案资源，形成资源共享、优势互补的管理局面。

4 结语

综上所述，处于新时期，相关单位养老保险档案管理工作要想满足单位和社会发展的需求，就必须要结合单位的实际情况，认真分析其中存在的问题，加强领导，强化养老保险档案管理地位，完善档案管理制度，保证档案管理质量，创新档案管理方式，提供服务水平，提升工作人员的综合素养，使养老保险档案管理工作顺利进行，从而为单位发展提供坚实的保障。

参考文献

[1]刘文江.新形势下社保档案规范化管理的途径[J].现代交际，2019（24）：110-111.

[2]李华丽.关于社保局档案管理工作的思考[J].劳动保障世界，2019（21）：58，61.