事业单位人事档案管理存在的问题探微

刘晓宇

摘 要：新的历史时期对人事人才工作提出了更高的要求，如何发挥人事档案信息资源管理效益，推动高素质专业化人才队伍中的建设是一项新的、紧迫的课题。但是，现阶段事业单位的人事档案管理仍存在种种问题，制约了人事人才工作的开展。鉴于此，本文作者结合长期负责或直接从事人事档案管理工作的实践，探讨了事业单位人事档案管理中的问题及对策，希望对开展相关的工作有所帮助。

关键词：事业单位;人事档案;管理

人事档案是人事人才信息的主要载体，记录着人才成长的历史轨迹，反映着人才的政治品质、道德品行、专业素养、能力水平等重要情况，具有高度的权威性和公信力，是事业单位人事人才管理工作的重要组成部分。为了更好地提高事业单位人事档案管理的效能，有必要分析其常见问题并制定有效的解决方案。

1 事业单位人事档案管理中存在的主要问题

1.1 重视程度不够

人事档案工作低调且单调，是一项严谨细致、政治性和专业性都很强的工作。虽然表面上不像其他业务工作轰轰烈烈引人关注，也不一定能够在短时间内就可以取得显著的成绩，但却是一个单位人力人才工作的重要基础。然而在现实中，事业单位人事档案管理常常处于不被重视甚至是忽视的状态，部分同志认为人事档案工作很简单，是辅助性、服务性工作，不直接产生经济效益，也看不到直观的业绩，不能与其他工作相提并论，对人事档案的管理常常是“说时重要，做时次要，忙时忘掉，用时需要”。

1.2 管理水平低下

一是人员问题。事业单位的人事档案管理人员选用门槛较低，一般都不具备不可替代的专业技能，大部分都是党办、人事科或者办公室的工作人员兼职，上岗前并未经过专业档案知识培训和《档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规的系统学习，致使部分同志对人事档案管理的规范标准一知半解，了解不深入、掌握不全面。這种现象在笔者所在的单位和系统普遍存在，兼职管理人员在管理人事档案的同时可能还要从事文字材料的写作、人事工资的填报、会议的组织协调等各种工作，投入到人事档案管理中的时间和精力十分有限，因而经常出现整理归档不及时，分类不科学，整理不规范等现象。

二是硬件问题。虽然近几年因档案管理达标机制的建立倒逼着很多事业单位在设备配备上进行了一些投入，但也有考虑到财力因素和单位自身条件的局限性，没有将办公、阅档、库房分开的情况，虽在铁门、铁窗、铁柜等基本设施和防火、防潮、防盗硬软件设施上进行了加强，但是配备不足或者不规范问题仍然存在，特别是在计算机、扫描仪等必要设施上投入不够，没有及时更新升级，计算机版本过低，不能兼容一些必备的软件。

三是方式问题。很多单位在管理方式上还相对落后，受制于落后的观念和设施，人事档案管理的信息化程度很低，在信息资源的数字化方面还有相当的差距，大部分单位只是把个人信息、档案目录存入计算机，档案的检索、调阅等仍沿用手工操作，因频繁调用原件，人为磨损、灰尘腐蚀、脂汗污损、强光照射等因素造成纸张变色发脆、字迹模糊消退等现象，甚至有被涂改造假的风险，对档案的安全性、完整性、公信力和权威性造成影响。

1.3 收集整理力度不强

一是档案管理制度不全、执行不严。相当一部分单位没有建立档案管理制度，或者制定了但内容不完善、宣传不及时、措施不严谨、奖惩不严格。

二是收集材料不及时、不完整。这个问题在基层单位仍有存在，一些档案资料堆放在角落落满灰尘，重要文件分散在不同的资料柜里，有时一个干部的档案就同时存在考察材料、年度考核材料、入党资料等重要材料缺失的现象，令人忧虑。

三是人事档案材料制作不规范。人事档案材料的整理和干部档案一样有严格的要求，用纸规格、排列顺序、装订规范都有统一的标准。但在实际操作中依旧存在纸张大小不一、褶皱破损未修复、编排顺序、装订不合要求等各种现象，少数基层事业单位甚至出现年年整档年年不规范的情况，必须引起高度重视。

1.4 利用水平较低

就目前而言，人事档案管理服务开发意识不够，利用效率较低，一般只是满足了干部职工基本情况查询方面的需要，利用的方式单一，在运用大数据等信息技术，提供人才结构状况查询、统计分析，开展人力资源信息的挖掘和研究等方面没有发挥出完全的作用。

2 事业单位人事档案管理的改进对策

2.1 高度重视，加强人事档案管理制度建设

新时期人事档案的管理是服务于新时代中国特色社会主义事业的基础性工作，是重要的执政资源，必须高度重视，根据《档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规的规定，从制度层面系统谋划，从人事档案形成的初始阶段，到零散资料的收集、甄别、分类、整理、组卷归档、分级定密、借阅、储藏保管、开发利用等各个环节进行规范，建立严谨的人事档案管理制度并加强检查和指导。

2.2 完善基础，加强人事档案管理硬件建设

规范的硬件设施是人事档案管理的基础之基础，必须克服可有可无、可轻可重的思想，保障专项经费的投入，建设标准规范的库房和阅档室，配备足够的符合要求的档案柜、空调、电脑、扫描仪、除湿机、监视器等设备，保证通风、采光、防潮、防蛀、防盗、防火等基本的管理要求，从硬件措施的加强上保障档案保管的安全和完整。

2.3 提高素质，加强人事档案管理人员队伍建设

由于人事档案工作是一项政策性、业务性和保密性极强的工作，要求从事人事档案管理的人员必须相对稳定，并且要具有高度的政治责任感和强烈的事业心，受得住寂寞，耐得住平凡，倾心投入、认真细致，并且在计算机硬件和软件技术上有一定的造诣。因此，不仅在选人用人上要精挑细选，还要定期组织业务知识培训，不断提高档案管理水平。同时，建立相应的考核奖惩机制，对于在人事档案的管理和利用工作中取得重大成绩、做出突出贡献的管理人员在个人待遇和岗位晋升中给予政策上的倾斜，形成正确的导向。

2.4 提增质效，加强人事档案管理现代化和信息化建设

现代信息技术为人事档案的管理、人事信息的挖掘分析、人力资源的整合提供了更多的可能，实现档案管理数字化、信息化、标准化是新的历史时期对人事档案工作提出的新要求，也是档案管理发展的必然趋势。因此，事业单位必须与时俱进，积极开展信息化建设，定期做好新增纸质档案材料的收集、整理和数字化加工，最大程度保留档案材料原貌，确保纸质档案内容与数字化档案内容完全一致，推动人事档案工作提质增效。

2.5 提升效能，充分发挥人事档案管理的作用和价值

人事档案管理工作的核心在于利用，应当强化服务理念、严格利用程序、创新利用方法，充分发挥档案的资政作用，体现凭证价值，除了查阅、复制和摘录等方式以外，还应当积极运用大数据技术为人才资源配置、人才队伍建设、人才工作规律研究等提供精准高效的服务，从而进一步提升人事档案管理的效能。

3 结论

如今，事业单位改革正逐步深化。改革中，人力人才资源的配置将更加优化，人才干事创业的积极性将进一步激发，因此人事档案管理必将在改革中发挥出重大的基础性作用。为了适应改革的要求，必须高度重视人事档案管理，从制度的完善、硬件的加强、人员素养的提升、信息化建设的探索等方面，实现人事档案管理质效的进一步提升，为新的历史时期深化改革提供重要见证和服务。

参考文献

[1]郑巧.网络环境下人事档案管理初探[J].经济与社会发展研究，2020（08）：134.

[2]武生萍.人事档案管理的挑战与机遇[J].人力资源，2019（20）：84.

[3]杨世美.人事档案管理之我见[J].办公室业务，2018（11）：140.