如何做好人事档案管理工作

胡娟敏

摘 要：目前，国内许多机制和制度不断改革，在新的历史背景下，人事档案管理也面临着新的挑战。对企事业单位来说，人事档案是记录员工个人工作经历、生活、奖惩的真实资料。许多单位在接收新员工时，都会对他们的人事档案进行核对，这将是是否录用的重要参考资料之一。因此，做好人事档案管理工作，对个人、企事业单位和社会都具有重要的现实意义。在新的历史背景下，传统意义下的人事档案管理工作存在一定的不足，面临很大的挑战，本文中首先研究了目前人事档案管理过程中存在的问题和不足，然后探讨了在新的历史背景下，怎样更好的开展人事档案管理工作，以不断提升人事档案管理工作的水平和质量。

关键词：人事档案;管理;工作

1 人事管理工作的现状即存在的问题

1.1 认识不够

长期以来，一些单位对人事档案管理工作存在着一定的误解，认为人事档案管理工作就是保管性的事务工作，没有列入单位的重要工作内容当中，认为只要人事档案不丢失、不外泄，并能应付人员的调配和检查，人事档案管理没有得到应有的重视。有的单位甚至没有把档案管理工作列入正常的议事日程。对档案管理工作不重视、不研究、不安排的现象十分普遍。因此，一些单位在人员调配过程中经常出现这样那样的问题，阻碍了后续的人员调配。同时，一些单位从事人事档案管理工作的人员还存在“兼职”的现象，专业性不强，也容易导致人事档案管理工作的问题出现。

1.2 部分人事档案管理人员工作能力有待提升

目前，一些单位依然采用传统管理手段开展人事档案管理工作，这种方式虽然节省一定的人力资源，但是需要从业人员花费很多的精力开展工作，同时，人事档案管理人员在开展工作时，需要反复查阅档案资料，并对一些纸质资料进行反复查阅。因此，纸张材料变得非常脆弱。时间越长，纸质材料上的字迹会变得越来越模糊，甚至有很多单词丢失和错误。部分人事档案管理人员专业知识有限，专业能力不足。他们对人事档案管理的内容了解不多。当他们需要使用人事档案资料时，很难及时找到所需的档案资料，甚至存在人员档案资料保管不当、丢失等问题，给本单位的人事管理带来很大麻烦。虽然有些员工专业化程度很高，但他们的专业素质有待提高。为了自身的经济利益，出售、泄露相关档案信息给人事管理带来很大困难。

2 人事档案信息化数据的应用

为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。2006年國家人事部以国人部发（2006）70号下发了《事业单位岗位管理试行办法》，该办法将事业单位岗位分为管理岗位、专业技术岗位、工勤技能岗位三种类别，并分别设置不同等级。管理岗位分为10个等级，专业技术岗位分为13个等级，技能岗位包括技术岗位和普通岗位。这样，势必会有大量的人事档案信息，信息结构复杂，纸质档案管理过程中经常出现混乱、涂改、删除等错误，很难保证人事档案信息的准确可靠。为了保证人事档案的可信度，建立一人一档的个人电子档案可以提高人事档案管理的效率。以人事档案为基础，以电子表格的形式展示每个员工的岗位信息，包括岗位调整、岗位调整、职称晋升、薪酬调整、奖惩记录、职业绩效记录等，作为员工成长的电子档案备查，并且只能以阅览的形式查阅，以防止档案的原件和真实性因删除和修改而丢失。

3 做好人事档案管理工作的具体措施

3.1 调动职工积极性，增加人事存档材料的收集渠道

两所合并后，我们全面的浏览了全体在职职工的人事档案，发现最重要的问题是职工个人档案的奖励材料、业绩材料和单位部分的人事存档材料寥寥无几。针对此情，我们发动全体职工带上本人的所有证件集中来人事科扫描，并按学历证件、职称证件、荣誉证件、业绩材料等分类保管，之后打印输出存入个人人事档案，补齐了个人人事档案的存档内容。

针对本单位部分档案缺乏的情况，我们收集了分管各类人事工作的人员的档案内容，将不同时期的工作痕迹和内容整理成册，并按相应的档案类别存放。另外，针对目前员工信息不系统、不连续的现状，应着手建立员工名册，员工名册包含员工总数、部门设置、学历、职称、个人出生时间、工作时间等全方位信息，政治面貌、籍贯、专业、学习经历、专业、职务（职称）变动、工作经历等。可以说是一卷在手，单位和员工的信息一应俱全。

3.2 树立正确的人事档案管理意识

不管是对单位来讲，还是对个人而言，在众多工作中人事档案管理工作具有重要的意义。在新的历史背景下，我们应该对人事档案树立正确的意识，深入的了解人事档案管理工作的重要性，了解对单位和个人的意义，要切实加强对档案管理的认识，帮助和支持各单位开展人事档案管理。各单位应有专人负责档案管理工作。严禁兼职。在这项技术上，我们应该致力于信息技术的应用，引进信息技术和设备对档案管理的认识，不断创新和完善人事档案管理。加强宣传教育，在企业内部营造人事档案管理的氛围，确保本单位人员对此有更深刻的认识，特别是要让员工认识到自己工作的重要性，以便今后更加认真认真地完成工作。

3.3 建立一支专业化的管理团队

为了提升人事档案管理质量，必须要根据管理需求，建立起一支高水平且专业化的管理团队。为此，企业要从实际出发，切实把握好人事档案管理工作的重要性，对管理者提出具体要求，并根据这一要求构建起专业的管理团队。

目前，人事档案管理人员综合水平低，管理意识淡薄，缺乏专业的档案管理知识，特别是对人事档案价值缺乏相应的识别能力，导致人事档案管理工作具有随意性。基于此，企业应加强对管理人员的培训，使其具备现代人事档案管理技能，并深入了解现代管理的要求和内容。同时，要学习人事档案管理软件知识，熟悉专业知识，成为既懂计算机操作技能又懂人事档案管理专业知识的复合型人才。

3.4 对收集的渠道进行有效的扩大。

干部人事档案齐全性在选拨的时候更能体现出干部的职业道德和工作作风，但是在目前档案管理工作中发现有档案资料重要信息缺失的现象存在，这给审计鉴定工作带来了一定的困难。档案缺失主要有两个方面：一是相关档案管理部门没有建立完整的收集渠道，档案部门与物资部门工作不密切，导致档案无法及时收集归档。二是资料收集范围比较模糊，无法准确识别哪些资料移交档案管理部门。解决这些问题：一是要完善档案管理制度，加强各部门之间的密切配合和沟通，及时与各部门确认和汇总干部动员、任免、培训和奖惩等情况，确保干部队伍建设顺利进行档案能充分反映干部的工作状况。二是要明确数据采集范围、报送部门，确认档案管理的完整性和全面性。

4 结束语

人事档案管理是一项复杂而艰巨的工程。随着人事管理制度的不断改革和完善，人事档案管理必须适应新形势的要求，做到科学、规范、与时俱进。这就要求从事相关工作的人员转变观念，更新制度，改进管理，采取有效措施，不断改进。只有这样，人事档案才能更好地为人事工作和当前社会主义现代化建设服务。

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