试论基于规范化视角下的文书档案收集与管理策略

栾俊朋

摘 要：文书档案收集与管理是一项十分重要的工作，关系到企业的持续稳定发展，但是当前我国很多企业对文书档案管理的重视度却不够，导致文书档案管理缺乏规范性。本文从这一视角入手，探究企业文书档案收集与管理的现实情况，找出优化其收集与管理的策略，希望能够为我国企业文书档案管理更为规范、科学、高效提供有利作用。

关键词：规范化;文书档案管理;持续稳定;策略

从规范化视角下探究企业文书档案收集与管理，能够对该项工作的每一个流程、环节等都进行规范化管理，使文化档案管理不再是传统模糊、混乱的管理局面，而是井井有条、有章有序，这不仅有助于企业内部管理优化，提升内部运行的稳定和规范性，而且还有助于企业综合竞争力的提升。不过规范化管理是一项系统性的工作，文化档案管理部门与其它各个部门之间都存在十分紧密的关系，所以不仅仅要求要对文书档案管理部门进行规范化建设，还要对其它部门也进行规范性建设，在企业内部形成规范工作、严格遵守制度的良好氛围，促进企业内部运行更为科学。

1 文书档案收集与管理的概述

1.1 文书档案的含义

文书档案是企业在长期发展过程中所形成的能够反应企业发展历程、规划决定、发展目标的各项文件，比如有企业中的命令、决定、批复、报告、请示等。要想对文书档案进行更为全面地理解，就应当从两个方面进行分析，即“文书”、“档案”，文书指的是从事公文工作的岗位，“档案”则指的是企业发展中所产生的各类资料信息，其包括企业发展历程信息、职工档案信息等。而综合来看，文书档案就是指与企业文书工作有关的档案信息，也就是上述我们所提到的报告、决定、命令、请示等文件。

1.2 文书档案收集与管理的重要性

在企业发展过程中文书档案的类型是比较多的，这些不同种类的文件都是企业发展变化的反应，不仅体现了企业的发展历程，而且是对企业各项决策、发展目标的反应，能够为企业领导提供重要的参考价值，使其对企业的过去、当前、未来进行系统分析，做出科学的决策和规划，所以加强文书档案管理的意义重大。

1）有助于企业的持续稳定运行。企业的持续稳定运行离不开科学的规划和布局，当前在我国市场经济不断发展的过程中，企业所面临的竞争压力更大，很多企业领导开始认识到系统布局的重要性，而在企业布局和规划中文书档案则发挥着较大的作用，如果企业领导没有文书档案来参考，那么就难以对企业各个时期的具体发展情况进行深入对比和了解，就不能明确企业的未来发展趋势，从而难以做出科学规划和布局。而通过文书档案的收集与整理，则可以为企业领导提供清晰完整的档案信息，促使其深入、全面地了解企业的发展情况，把控发展大局，做出系统规划，为企业持续稳定运行做好基础。

2）有助于增强企业的综合竞争力。当前企业的竞争已经不再仅仅局限于产品和市场的竞争，更多的是对人才和内部创新管理的竞争，而在企业内部管理过程中文书档案信息则是重要部分，通过有效对文书档案信息进行搜集和管理，能够使各个环节的工作更为稳定有序，及时通过档案信息了解各个部门运行中存在的问题，从而能够及时对其进行改正，这就能够实现各个部门内部运行的规范化，带动企业综合竞争力的不断提升。

2 当前我国企业文书档案收集与管理过程中面临的问题

当前我国很多企业在对文书档案进行收集与管理的时候都存在问题，这些问题对于企业運行的规范性带来了不利影响，迫切需要

改善。

2.1 文书档案收集与管理缺乏规范性

文书档案收集与管理是否规范有序直接影响了收集与管理的最终效果，也会影响到企业的稳定运行。从当前的现实情况来看，很多企业因为对文书档案管理不够重视，所以对这方面的制度建设不够明确，现有制度具有较大的滞后性，无法与企业的实际发展相协调，导致员工在开展文书档案收集与管理工作的时候没有规范的参考标准和依据，最终造成文书档案收集与管理混乱的现象。还有一些企业领导的思想观念较为固化，认为文书档案与管理部门属于后勤部门，在企业发展中不会直接产生经济效益，从思想上对该部门较为轻视，也导致部门工作的开展得不到配合和支持，影响了规范化建设的进程。还有一些企业单位没有为文书档案留足够的保存空间，导致档案资料的存放受到了限制，很多资料的存放都较为散落，甚至一些资料没有分类就直接堆放在四处，难以对档案管理进行有效落实，在这种背景下导致很多档案没有及时得到收集，影响了信息的完整性。而因为管理上的混乱、空间的限制等这些文书档案长期混乱堆放，企业领导无法对其进行运用，也影响了其价值的发挥。

2.2 信息化建设滞后

文书档案是企业中的重要文件资料，而传统纸质版的文书档案往往存在难找、难分类、难运用的特点，即便是能够分类存放，也往往因为需要长时间寻找而不会对其进行运用，这样就不利于档案价值的全面发挥。而通过信息化建设则可以借助于信息系统直接对文书档案信息进行调取，或者对相关部门进行传递，满足各位企业领导的运用需求，这不仅可以节省寻找时间，提升文书档案信息的流通速度，促进其利用率的增强，而且还可以实现管理的规范化。但是当前我国很多企业却并没有对文书档案部门构建科学的信息系统，很多企业依然是采用传统纸质的形式对文书档案进行管理。究其原因是多方面的，比如企业领导的思想观念落后，没有认识到文书档案信息化收集与管理的便捷性，不注重信息系统的构建;考虑到信息化成本较高，不想在这方面花费较多资金等。另外，文书档案管理信息化建设是一项系统工作，不仅仅涉及文书档案管理部门的工作流程、步骤等改革，还涉及企业部门的工作流程改革，所以其需要花费更多的时间，做好长期规划与建设，具有较大的复杂性，这也使得很多企业领导望而生畏。要想促进文书档案管理的规范化开展，就必须要构建信息化系统，这是当前迫切需要解决的问题。

2.3 对文书档案收集与管理的监督不够

文书档案收集与管理工作的高效开展还离不开科学的监督体系，企业领导要重视对其的监督，结合现实情况构建对应的监督体系，这样才能够及时找出该部门员工在工作中存在的不足和问题，并及时引导其对问题进行改正和解决，从而提升文书档案管理的规范性。但是当前我国很多企业都仅仅是对文书档案收集与管理工作进行了口头要求，不仅制度缺失，而且不构建监管体系，导致员工在日常工作中存在得过且过的心理，即便是发现了某方面工作的缺陷，也懒于改正，时间一久这些错误越酿越多，堆积如山，更是无人更改，直接影响了部门和企业整体的持续运行。适当的监管并非对员工的约束，而是对其进行鼓励和引导，使其有明确的工作目标，明白自身工作中的优势和不足，并积极对不足进行改正，这并非仅仅对企业发展有好处，对员工的成长也具有较大好处，所以企业应当重视监管体系的构建。

2.4 文书档案收集与管理者的综合素质欠缺

文书档案管理者的综合素质与技能会对具体工作成效带来较大影响，当前我国很多企业虽然员工并不少，但是往往缺乏综合素质与技能高的员工，尤其是文书档案管理者，对综合素质与技能的要求更高。一些企业文书档案管理者存在得过且过的心理，认为自身的工作是为别人开展的，是为企业领导打工的，所以不注重工作过程的优化，只做表面工作，整体工作质量存在问题。还有一些员工缺乏专业知识和技能，没有认识到文书档案管理的重要性，不能严格要求自己，也影响了工作的规范性。这些情况是存在于多数企业中的，究其原因是多样的，一方面与员工自身的心理状态、职业道德等有关，另一方面与企业的薪酬体系、员工管理模式等存在直接关系。企业应当采取有效措施不断提升文书档案管理者的综合技能与素质，使其从内心对该项工作深化认识，提升规范化管理的意识，如此才可以解决现有问题。

3 规范化视角下企业文书档案收集与管理的措施

3.1 提升文书档案收集与管理的规范性

企业应当从多方面加强建设，不断提升文书档案收集与管理的规范性。第一，要认识到文书档案收集与管理工作的重要性，对其提升重视度。虽然文书档案收集与管理工作并不能为企业带来直接性利益，但是其属于企业运行中不可或缺的一项工作，可以为企业持续发展提供强有力的支撑和保障，所以必须要对其重要性进行明确。这就需要企业领导做好对各部门员工的教育，使员工都能够认识到文书档案收集与管理的重要性，并积极配合档案管理者开展这方面工作;第二，结合企业的实际情况进行文书档案收集与管理制度的制定。“无规矩不成方圆”，文书档案管理与收集工作的规范性开展离不开科学制度做保障，所以企业要结合现实情况对原有的制度体系进行更新或者完善，必要的话可以重新对制度进行制定，使其切实与现有文书档案管理与收集工作相符合，能够为该项工作的顺利开展提供引导和保障;第三，做好文书档案空间的保留。企业要合理对自身的室内环境进行建设，为文书档案管理留足够的空间，比如可以专门设置一个办公室用于保存文书档案信息，要确保档案能够得到分类存放，避免因为空间较小而影响存放。

3.2 加强信息化建设

当前的时代是信息化时代，企业也要顺应潮流，紧跟时代发展趋势，对自身的文书档案管理部门进行信息化建设。第一，要及时引进信息化系统和软件，根据企业的部门设置、职位设置等进行文书档案信息化系统的建设，做好权限设置，使各位人员都可以在系统中开展工作，严格依据系统规定对档案进行保存、分类等，提升规范性。同时企业文书档案管理者还要将之前的纸质版档案也扫描成电子版，并根据标题、内容等进行分类，这样各个部门需要相关档案信息的时候，能够及时进行调取，并借助于系统进行传递，提升档案的运用价值;第二，要定期对系统进行维护。由于电子化系统是与互联网相互联系的，而互联网具有较强的共享性和开放性，所以文书档案信息很容易遭受攻击，被盗取或者毁损等，因此必须要注重系统维护。企业可以派专门的人员负责网络维护，定期对网络系统的安全性进行评估，及时找出安全隐患，并对其进行处理，避免文书档案信息面临危险;第三，要构建信息化运行体系。企业要结合信息化的运用情况对员工进行权限设置，做好工作流程的设定，确保每一位员工都可以在科学的规定下开展工作，促进工作更为规范。

3.3 构建科学的監管体系

监管体系也是制度体系中的重要部分，企业要结合自身的实际情况构建科学的监管体系，从多方面出发对文书档案管理部门进行监管，使其更为规范地运行。比如，可以构建专门的监督小组，从各个部门中挑选出来几位人员共同组成小组，定期对各个部门的工作开展情况进行监督，尤其是要加强对文书档案管理部门的监管，明确部门工作中的不足和优势，鼓励员工对优势进行发扬而对不足进行改进，实现部门的进步，提升文书档案收集与管理的规范性。还可以构建激励机制或者考核机制，定期对文书档案收集与管理者的工作能力、工作态度、积极性等进行考核，明确每一员工的实际情况，并对其进行评分，得分高的员工可以得到奖励，或者晋升等，使员工养成严格要求自己的良好习惯，促进文书档案收集与管理更为规范。

3.4 加强员工综合素质与技能培养

企业领导要定期对员工进行综合素质培养，积极为员工灌输文书档案管理的新知识和新技能，使员工能够与企业一同实现进步，为企业服务的同时得到成长与进步。同时，还要对员工加强心理教育、职业道德教育等，使员工能够从内心对企业产生认同感，提升员工的主人翁意识，认识到企业就是自己的家，共同致力于企业进步，提升企业的凝聚力。比如，企业可以每周选择两个小时的时间为员工培养专业知识和职业道德方面的知识，使员工得到系统学习。还要多组织员工开展实践活动，让员工通过各种各样的活动对企业有更为深入的认识，增强凝聚力。另外，还有一些时候员工工作积极性不高，对企业存在不满心理等，往往与企业的薪酬体系、管理模式等存在关系，比如一些企业薪酬体系不科学，与同行业企业公司相比薪酬标准较低，员工难以满意，且在对员工进行管理的时候过于强硬，不考虑员工感受等，这都会影响员工的工作主动性和积极性。企业要合理对自身的薪酬体系进行调整，符合同行业标准水平，或者尽量高于同行其它企业，为员工赋予更强的优越感，提升工作动力。还要在对员工进行管理的时候着重考虑员工的感受，融入人性化管理理念，提升管理的人性化程度。

4 结束语

企业文书档案收集与管理的规范化开展离不开先进的制度做保障，同时也需要企业领导加强信息化建设，通过信息系统更好地实现文书档案管理的规范化。本文在总结当前我国企业文书档案收集与管理问题的同时，从四个方面提出规范化管理措施，希望能够为相关人员提供一些参考。文书档案管理是一项复杂的工作，也是系统化工作，传统的工作模式难免较为落后，无法为工作的有序开展带来更大的有利作用，所以企业也应当认识到时代发展的大趋势，积极加强信息化建设，并结合企业的现实情况对这一工作进行创新，对其中存在的缺陷进行仔细分析，并做出纠正。

参考文献

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