加强工程建设项目档案管理工作的探讨

王红玉

摘 要：工程建设项目档案包括施工前的勘测、设计、招投标阶段和项目施工全过程形成的纸质文件资料、图纸表格、影像资料以及电子文档，是工程建设项目质量验收、后期运营管理与维护的重要参考依据。近年来，随着建设工程项目规模的不断扩大与工程项目数量的日渐增多，对工程建设项目档案管理工作的要求越来越高，部分施工企业由于档案专职管理人员欠缺、档案信息化管理水平有限，导致档案管理工作进程严重滞后，档案利用率低、资料缺失等现象频发，给施工企业各项工作的正常开展带来诸多不利影响。因此，本文将着眼于工程建设项目档案管理工作存在的问题，以及提升档案管理工作绩效采取的有效策略展开全面论述。

关键词：工程建设;档案管理;绩效提升;有效策略

由于工程建设项目施工周期长、安全质量标准要求高、施工工艺流程复杂、项目参与方多，以至于项目实施过程中产生大量的管理资料、技术资料，这些资料从收集整理到归档保存形成了一个科学完善的管理体系，需要工作人员严格掌控每一道管理工序，进而为工程项目的顺利实施提供确凿的数据信息支持。

1 工程建设项目档案的重要性

1.1 项目预算编制的重要依据

工程项目预算涉及的费用明细主要包括人工费、材料费、施工机械使用费、人员工资、固定资产使用费、各种机具、器具的购置费用等，而这些费用的发生贯穿于工程项目施工全过程。在编制预算计划时，需要参考和借鉴各种数据信息、文件资料以及国家或行业颁布实施的最新标准与相关文件。因此，项目档案在此时就扮演着重要角色，不仅为预算计划提供了精准的数据参考，同时，对预算编制工作效率的提升也起到积极的辅助作用[1]。

1.2 工程质量控制措施的重要依据

工程质量是维系施工企业健康可持续发展的先决保障，因此，在施工前，任何施工企业都需要制定行之有效的质量控制措施，而建设项目档案记录了施工全过程的人员、机械、材料、技术工艺等方面的真实信息，为质量控制措施的制定提供确凿的数据与参考依据。比如施工技术档案包括技术的可行性、技术工艺的先进性与缺陷以及每一个施工节点应用的技术类型等内容，在制定质量控制措施时，恰恰需要这些技术性资料的支持，才能制定精准的质量控制目标，为工程建设项目全过程的质量管理工作指明了正確方向。

1.3 质量验收与竣工使用维护的重要依据

在工程建设项目竣工验收阶段，施工企业需要向质量监督管理部门提供施工图纸、竣工报告、施工组织设计、施工现场检查记录、材料检测报告等材料，而这些材料都属于项目档案管理范畴。另外，如果在工程建设项目在投入使用阶段出现质量缺陷或者进行局部维修维护，则需要一套完整的施工全过程技术、管理资料。由此可见，工程建设项目档案在质量验收与后期管理维护工作当中占据着不可替代的重要位置。

2 工程建设项目档案管理工作存在的问题

2.1 档案内容不完善，管理机制不健全

由于项目档案管理牵涉范围广，与施工企业各个管理及技术部门息息相关，但是，各职能部门的管理人员认为档案管理工作与本部门的职能业务并未产生直接关联，因此，忽略了档案管理的重要性。在收集档案资料时，只是象征性的完成上级指令，坚持避重就轻的原则，对部门内部的一些基础性文件资料视而不见，导致档案资料收集不全，档案内容严重失真，这就给档案管理部门的正常归档工作造成严重影响。此外，虽然各施工企业建立了内部档案管理机制，但是，针对档案的归档、借阅、使用、管理、保存等方面，只是规定了一个总体框架，并未细化制度条款，以至于档案管理人员在实际工作当中经常钻管理制度的空子，使项目档案的利用价值大打折扣。

2.2 管理方式落后，创新意识欠缺

部分施工企业为了节省人力资源投入，在设置档案管理岗位时，往往坚持“一人多职”的原则，档案管理人员既承担档案管理工作，同时也涉足其它事务性工作，以至于工作重心偏离，对工作当中，常常睁一只眼闭一只眼。加之，档案管理工作在施工企业内部早已形成套路化的工作模式，管理人员习惯了固定模式的工作状态，因此，在实际工作当中，缺少责任心、上进心以创新意识，导致档案管理工作进程严重滞后。近年来，随着信息技术的迅猛发展，诸多施工企业已经建立了档案信息管理系统，但是，部分档案管理人员仍然沿用过去的老思想、老套路、老方法，纸质档案资料的比重远远高于电子档案的比重，这就给档案信息化、现代化、科学化、标准化管理蒙上了一层厚重的阴影。

2.3 档案保密意识淡薄，人员素质亟待提升

对于施工企业而言，新技术、新工艺、新材料的应用都属于工程建设项目档案管理内容，但是，由于档案管理人员保密意识淡薄，在操作档案信息系统时，不设置安全登录密码，不采取安全防范措施，导致档案内容泄漏，不仅给施工企业造成了巨大的经济损失，而且也使企业的对象良好形象严重受损。另外，由于施工企业常年在外地施工，受到恶劣工作环境的影响，在招录档案管理人员时，往往降低了人员准入机制，以至于一些专业不对口、责任心欠缺、文化素养较低的人员担负起档案管理工作的重任，使得档案管理漏洞频出，严重影响了企业的正常经营活动。

3 提升工程建设项目档案管理绩效的有效策略

3.1 完善档案管理机制，规范档案管理流程

建章建制虽然是一个老生常谈的话题，但是，始终是档案管理工作正常开展的关键要素，因此，施工企业的管理层领导应当高度重视档案管理工作，从制度源头抓起，针对档案管理岗位的职责权限，制定科学、完善的管理条款。比如归档资料的具体范围、纸质档案的保密级别以及保存年限、电子档案的保密措施、违反制度规定的处罚条款等内容，都应当纳入档案管理制度当中。另外，对档案管理人员来说，在实际工作当中，应当以制度为纲，进一步加大制度执行力度，将制度条款的每一项具体内容与实际工作内容融合到一起，开辟档案管理工作标准化、规范化、制度化的崭新格局，为施工企业的长远发展做好铺垫、打好基础。

3.2 完善档案信息管理平台，推进档案数字管理进程

近年来，计算机技术、互联网技术、信息技术的高速发展为各行各业提供了强大的技术支持，尤其对于施工企业的档案管理工作，不仅建立了较为完善的信息管理平台，而且也培养了一大批专业技术型与管理型人才。因此，在这一利好形势下，施工企业应当进一步加大档案信息化管理投入力度，建立档案信息管理的专项资金机制，通过专款专用，购置运行速度快、性价比高、配置齐全的硬件设备。比如计算机、扫描仪、数码摄像与照相设备等[2]。

与此同时，施工单位应当联合建设单位、监理单位、设计单位等工程建设参与方，通过互联网与内部局域网建立一个档案资料共享平台，各参与方可以根据共享资源，随时对工程项目管理提出意见与建议，如果涉及工程项目变更资料，设计方能够第一时间获取到相关信息，进而为设计变更节省大量时间。

3.3 创新档案管理模式，提升档案利用价值

创造与创新始终是提升档案管理工作绩效的强大动力保障，因此，档案管理人员在保留现有档案信息管理平台各项功能的同时，应当不断创新管理模式，拓展信息系统的功能权限。比如信息系统的档案资料检索功能，过去，在查询档案资料时，往往需要输入完整的档案名称或者卷宗，不但严重影响了查询进度，同时，也给档案管理人员增加了工作量。面对这种情况，档案管理人员应当与技术人员对查询功能进行创新与简化，使查询人员在检索档案资料时，只需要输入一些关键词便可以快速获取所需的档案资料。

此外，为了提高档案资料的利用价值，档案管理人员可以通过现场讲述或者集中培训的方式，向企业各级管理人员与各部门讲解档案信息平台的操作使用规范，使全体人员转变对档案管理工作的态度，并在开展各项工作当中，能够经常查阅档案资料，避免出现工作失误。

3.4 拓展人才招聘渠道，加大教育培训力度

优秀人才企业发展壮大的顶梁柱，虽然档案管理工作属于施工企业的一项基础性工作，但是，却在各项工作的开展当中占据着举足轻重的位置。因此，施工企业应当进一步拓宽人才招聘渠道，利用互联网招聘平台、社会第三方招聘机构或者与专业对口的高等院校之间建立长期的合作往来关系，为优秀的应届毕业生提供广阔的发展平台。另外，针对现有的档案管理人员，企业应当建立一个科学系统的内部教育培训体系，制定针对性的年度、季度或者月度培训计划，将档案管理流程、职业素养、信息化管理等内容纳入培训计划当中，并通过集中授课、远程线上授课、专家讲堂等方式，對档案管理人员进行培训，为了验证培训效果，企业管理层与人力资源管理部门应当建立完善的工作考核机制，通过对档案管理人员日常工作的监督检查，查找出不足之处，并及时予以纠正，使档案管理工作步入规范化与标准化轨道。

4 结束语

工程建设项目档案与项目施工全过程有着千丝万缕的关联，因此，档案管理人员在实际工作当中应当及时转变思想观念，树立高度的主人翁责任意识与大局意识，通过精细化、信息化、制度化管理模式，构建一个现代化的档案管理体系，为施工企业的健康可持续发展保驾护航。

参考文献

[1]吴镜镜.加强工程建设项目档案管理工作的探讨[J].科技风，2020（9）：123.

[2]周创志.关于建设项目工程档案管理的思考[J].卷宗，2019，9（36）：65.