数字时代档案整理与著录工作的新发展

摘 要：随着信息化和数字化在各个领域的应用日渐广泛，档案管理已经步入数字化时代，档案管理方法和体系发生了重大变化，管理效率也得到很大提升。为了研究数字时代档案整理与著录工作的开展现状，找出数字时代档案整理与著录工作中面临的发展难点，本文对档案整理与著录数字化、信息化问题进行了阐述与分析。

关键词：数字时代;档案整理;著录;档案管理系统

传统的档案管理工作主要以纸质记录保存为主，管理效率低下，随着当今信息量的逐渐增大，纸质管理记录诸多不便日渐凸显，档案保存工作也较难推进。纸质档案容易破损，档案数据保密性差，查阅检索起来费时费力。无论是档案的整理、保存、著录、后期修复都存在着诸多问题。

1 档案整理与著录工作概述

档案管理整理与著录工作主要分为：普查、重新组合、规范著录及规范分类号等方面。档案普查是指档案进行分析与整理，去除无效数据和双重备份的数据以及没有保存价值的数据，释放档案储存空间。重新组合是指对档案数据进行重新排序和编码，将有关联性的档案资料进行统一分类，按照关联性进行排序，以便后期查找。规范著录则是指按照著录规则和特定的格式，分析档案的内容和形式特征，选择及记录档案目录。档案著录规则一般包括原则、方回式方法、著录项目、格式、主要规则、标识符号等。规范分类号指档案管理人员根据国家的提名规范以及惯例进行准确地提名，规范档案名称。

2 数字时代档案整理与著录工作的新发展

2002年，国家档案局正式发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，随着《纲要》的发布及逐渐深入落实，档案管理的信息化进程在我国逐渐推进，档案基础工作已基本实现计算机管理。

1）档案整理基础工作计算机化。数字化时代，档案的整理与著录工作已基本告别传统的纸质保存及纯人力工作。当前我国档案整理与著录工作已基本实现计算机管理，从档案的录入、检查完善、档案的规范著录、分类编号及档案查找索引等全部过程都由计算机工具来完成。2）数字化档案管理系统广泛应用。数字化档案管理系统已在各个高校、企业及政府部门的档案整理工作中广泛应用。数字化档案管理系统以信息化技术和大数据为技术支撑，以其科学化、高效率、云端化为基本特点，在档案整理与著录工作中产生了重要影响。3）计算机编程为基础的档案管理云平台。大数据时代，计算机编程技术在各行各业领域中的应用越来越广泛。计算机编程技术在档案管理中的应用可为档案管理建立智能化云平台，实现档案整理与著录工作的智能化发展。

3 “南大之星”档案管理系统应用分析

“南大之星”档案管理系统是一款研发和使用较为成熟的档案管理软件，目前国内很多高校和众多领域内的企业都购买使用该软件作为主要档案管理工具，以此实现档案管理的信息化、数字化。

“南大之星”档案管理系统档案数据信息导入以Excel电子表格为基础，系统对电子表格的格式要求较高。档案信息的检查完善主要是对电子表格格式及档案具体信息的检查，而电子表格格式中的案卷名称和案卷次序则十分重要。档案信息导入过程中，需要档案管理者在软件中设置登录名和密码，以保证档案信息的安全性。信息保存则是将档案信息表全部移动至对应的档案门类的类目中，在系统中可自动显示档案年份和档案名称，操作十分智能化。

4 基于java编程技术的档案管理云平台研究

基于java编程技术的档案管理云平台是指以java编程技术为依托，以智能化、云端化为特点的新型档案管理平台，在数字时代，以编程为基础的档案智能管理是一种重要且高效的管理方式，其核心技术支撑即为计算机编程技术。

档案信息的提取主要通过Tika类库来实现，该类库具有强大的格式兼容功能，可识别各种类型的档案源文件。在档案信息的存储方面，该平台主要使用Fast DFS进行文件的存储，可以满足高效访问、灵活拓展等需求。档案数据分析是数字时代档案整理工作中的重要方面，基于java编程的工具库有多种，管理人员可根据管理需要调用不同功能的库进行分析，分析过程实现智能化，促进了档案信息数据分析效率的极大提高。

5 数字时代档案整理与著录工作中存在的难点与问题

数字时代为档案的整理和著录工作提供了发展机遇，同时也带来一系列问题，其中较为典型的问题即包括电子档案著录规则不完善、著录格式设置难度较高及系统稳定性有待提高。

1）电子档案著录规则不完善。传统的档案著录规则较完善，但由于发展时间短暂等原因，电子档案的著录规则不完善，很多地方规定有所欠缺，电子档案著录体系不完整，内容缺失严重，著录规则缺乏明确的规定，这导致电子档案著录不规范，档案信息混乱，在管理方面增加了难度。因此完善电子档案著录体系，明确著录规则十分紧迫且必要。2）著录格式设置难度较高。电子档案结构中没有过多的著录项目，管理人员需要根据结构载体、类型、规格进行著录，同时也要对字节、字符等进行著录，这需要一定的技巧与专业知识，还需要一定的计算机操作技能，对著录工作人员的专业技能要求较高。现实工作过程中，很多著录管理员在设置著录格式的过程中，由于不规范不专业造成著录工作混乱或错误，拖慢整体档案管理进度和效率，给档案管理带来困难。3）系统稳定性有待提高。目前，档案整理与著录工作多通过信息化档案管理系统来操纵和完成，但档案管理系统存在着稳定性能不足的问题，很多系统由于稳定性差，导致档案整理效率低，甚至出现档案信息数据丢失或信息更新保存失败的现象，这给档案管理工作造成极大困难。

6 数字时代档案整理与著录工作路径优化方案

1）明确与规范著录标准。重视电子档案文件级著录工作的开展和推进，明确和规范著录规则，从各个文件级别制定完善的著录规则和内容体系，为著录工作的开展提供标准与原则。一方面我国著录规则研究人员群体在研究我国档案著录规则的同时，要重视对国际标准的研究，拓展研究著录规则，多方面借鉴档案著录研究成果;另一方面，档案管理人员则需要充分学习當前著录方法与著录规则，学习计算机档案著录操作步骤。2）加强档案安全性管理。对于任何部门来讲，档案信息一定程度上都属于保密信息，因此档案安全性管理在档案管理工作中十分重要。加强档案安全管理可从以下两个方面进行：一是要提高档案管理人员的安全意识，做足安全意识培训工作，切实保护档案信息安全;另一方面，要加强大数据时代信息平台安全性能建设，下载或购买安全保护软件工具，提高档案整理与著录工作的安全性，保护档案信息安全。3）提高电子档案管理系统稳定性。提高电子档案管理系统的稳定性，则必须从技术的升级与系统的管理方面来进行。首先，技术是档案管理系统的主要支撑，因此要加大技术研发和优化力度，优化系统平台的稳定性;其次则是要加强对档案管理系统的管理与维护，日常定期检查系统软件的运行情况。

7 结语

综上所述，数字时代的档案管理与著录工作无论在工作方式还是工作平台方面均发生了重大变化。数字时代在为档案整理与著录带来优势和便利的同时，也带来了困难与挑战，如何利用好数字时代的优势，破解电子档案管理与著录的难题便成为当前档案管理工作中要重点解决的问题。

参考文献

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[3]沈铜兴.探析档案信息化建设与档案管理[J].才智，2018（21）：208.

作者简介

张旭艳（1983-），女，汉族，山西忻州人，本科，初级档案管理员，研究方向：档案管理。