如何做好新时期煤炭企业档案收集管理工作

胡素文

摘 要：在新时期下，我国的煤炭企业面临着新的发展机遇，同时也迎来了极大的挑战，煤炭企业必须要积极创新发展理念和发展模式，采用新技术和新方法，提升发展效率。档案管理是煤炭企业运行中的重要组成部分，其必须要结合煤炭企业的发展方向与趋势，构建出完善的档案收集管理体系，全面提升档案管理的水平。本文分析了煤炭企业档案收集管理的重要性，提出了档案收集管理工作的策略。

关键词：档案管理;煤炭企业;重要性;策略

对于煤炭企业而言，档案收集和管理的内容比较多，范围也比较大，不仅包括煤炭企业日常的经营活动和财务、人事资料等;还包含了企业的项目决策、发展历史等，通过对档案的利用和开发，能够优化企业的发展模式，为企业的决策和管理提供科学的参考。在信息时代下，煤炭企业的档案管理必须要积极创新，优化管理方式，提升档案收集和管理的效率。

1 正确认识理解煤炭企业档案收集工作的重要性

档案主要是对企业在日常的经营活动中产生的资料、信息的真实记录，其在维护企业的发展利益，展示企业的发展面貌以及推动企业实现发展战略等方面具有十分重要的作用和价值。但是由于长期以来，很多煤炭企业将发展的重心放在提升经济效益方面，对档案的收集和管理有所忽视，导致部分煤炭企业的档案收集和管理的方式仍然比较陈旧，虽然信息技术为档案收集与管理提供了技术支持，但是大部分煤炭企业对信息技术在档案管理中的应用效率不高，沿用纸质化和比较粗放的收集方式，使得部分档案散失比较严重，或者出现了破损等情况。如：煤炭企业发展中在征用土地、安全施工、安全生产等方面会产生很多的原始档案，如果不及时收集和保存，就会导致档案遗失，为后续开展煤炭开采和企业规划等造成一定的影响。因此，档案收集与管理对煤炭企业的安全生产以及规范运行起到了十分重要的作用。此外，在信息时代下，煤炭企业面临着多种形式的竞争压力，要提升企业的运行实力，就需要加强对档案收集和管理的重视，充分的挖掘档案信息，为企业的决策和转型升级提供科学的参考，进而推动煤炭企业高效发展。

2 改变煤炭企业档案收集管理薄弱环节必须要重视档案收集工作

长期以来，很多煤炭企业在发展中对档案收集和管理有所忽视，没有认识到档案收集与管理的重要性，因此在制定档案收集管理目标以及方案时，与企业的实际发展情况以及市场发展的动态结合不够紧密，因此就会出现档案管理不合理，档案数据遗失或者破损等情况，不利于档案管理的进一步发展。煤炭企业在发展和运行的过程中，首先应该构建完善的档案收集与管理机制，规范档案管理中的各项流程和制度，有效的利用信息技术，组建完善的信息化档案管理系统，将煤炭企业的各项档案收集、管理、存储以及开发和利用等工作纳入其中，通过档案数据库，设置档案收集子系统，按照档案的类别、属性等对其进行分类，这样更有助于查询和保存，防止了纸质化档案管理中，出现丢失或者破损的情况。

在数字化档案收集过程中，煤炭企业还应该从多个角度和方面采集数据与档案，将文字、视频以及音频等档案信息结合起来，通过配置扫描仪以及相关的软硬件设施等，提升数字化档案收集的完整性，并对档案信息表明收集的时间、主题、关键词以及档案号等，同时也可以针对不同的媒体部分设置专门的档案管理数据库，将数字化档案收集与管理系统化与科学化。此外，在档案收集和管理中，还需要加强领导层地法律意识、信息意识以及管理意识，为档案收集提供资金、技术以及人才等方面的支持，确保档案管理能够符合新时期下，煤炭企业的发展需求，严格依照《档案法》的相关规定，规范档案收集管理的流程;并在日常的管理工作中，做好相应的监督工作，对档案工作人员在档案的收集、归档、管理、保存、销毁等方面进行监督，确保档案收集和管理能够规范化与高效化。

3 提升档案人员素质是做好档案收集工作的关键

在档案數字化管理的过程中，对档案工作人员也提出了新的要求和目标，现阶段，影响煤炭企业档案管理数字化与信息化发展的重要因素之一，就是档案人员的专业性与创新能力还不强，采用的档案管理手段和方式比较单一与陈旧，难以满足数字化档案管理的需求，因此这就需要煤炭企业加强对档案管理人员的教育和培训力度，全面提升档案管理人员的专业性，强化数字档案管理的效率。首先，煤炭企业要积极为档案管理人员提供教育和进修的机会，拓展学习的平台，可以邀请高校档案学方面的专家或者教授等，到企业开展数字化档案管理的讲座或者培训，为档案管理人员提供专业的知识，让其能够掌握数字化管理的技能。其次，煤炭企业还可以定期开展与档案收集和管理相关的座谈会以及研讨会等，通过集思广益的方式，探究目前在煤炭档案收集中存在的不足，或者就数字化档案管理中出现的困惑进行全面的分析，构建出适合煤炭企业档案管理和发展的体系;同时煤炭企业也可以派遣档案管理人员到其他企业学习数字化档案管理的模式，对档案的分类、归档、收集等有全面的认识，然后依据煤炭企业的实际情况以及档案管理的特征等，组建具有针对性以及特色化的数字档案管理系统。

此外，档案管理人员也需要提升自身的责任意识，虽然档案收集和管理工作相对比较枯燥，但是其对煤炭企业的运行和安全生产起到了至关重要的作用，因此档案人员必须要积极学习，利用信息技术的便捷性，掌握档案收集新理念，强化档案收集的技术技能，主动创新，为煤炭企业档案收集工作注入新活力。企业也要设置科学的档案收集监督与考核系统，对档案人员在收集与管理中的各项工作进行审查与监督，并设置一定的奖惩制度，对档案收集和管理中积极创新，具有重大贡献的工作人员给予奖励，对消极懈怠、职责不明的工作人员进行惩处，调动档案人员的工作积极性，进一步提升煤炭档案管理的效率。

4 结束语

煤炭企业在我国经济建设中发挥了十分重要的作用，新时期下，煤炭企业迎来了更高的发展要求，档案收集与管理是煤炭企业运行中的重要组成部分，煤炭企业必须要加强对档案收集和管理的重视。同时档案收集和管理工作人员的专业素质和技术技能，会直接对煤炭企业的档案开发与利用产生影响，因此煤炭企业必须要积极提升档案工作人员的综合素质，开展多元化的教育和培训活动，确保档案收集与管理工作能够高效开展。

参考文献

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