新常态下如何做好档案管理工作的策略分析

杨静

摘 要：随着大数据时代的到来，生活中出现了越来越多的数据资料，数据的统计和整理对我国发展有着重要作用。新常态下国民经济显著提升，企业也在发展过程中发挥着巨大作用。档案作为信息化工作中必不可少的部分，它不仅仅是资料数据的体现，同时也是重要的资源凭证。本文针对我国档案管理工作进行分析，通过寻找新常态下档案管理的策略，对档案管理工作实施合理有效的管理方法。

关键词：档案管理;新常态;策略

档案就是用文字、图片等形式形成的各种资料文件，它的形式多种多样，对于保留原始记录的内容有很大意义。档案管理的作用一直没有改变，它是社会活动中十分重要的工作。由于信息化时代的发展，人们的生活节奏也随着加快，因此档案信息也變得越来越复杂，档案管理的难度越来越大[1]。所以在当前环境下，需要采用科学的档案管理工作的方式对档案进行管理，来提升档案管理工作的水平和

效率。

1 档案管理工作的重要性

1.1 为行政管理提供依据

我国的社会治理工作和国家建设的各个领域都有档案的参与，它为行政管理和企业积累经验提供重要的依据。通过档案的调取工作可以清晰地了解各个工作部门的实际状况，对人力资源管理档案的整理可以明晰企业的企业理念，为企业的发展提供实质性的依据。

1.2 助力于文化建设

文化是提高企业凝聚力的重要因素，档案管理的工作反映着不同地区的发展状况和文化建设风向。开展对传统文化和非物质遗产的档案管理工作可以充分地弘扬社会主义精神、体现文化精神的内涵。在企业的档案管理工作中，针对离职人员的档案管理可以体现企业的人文理念，帮助优秀员工重新回到企业，发挥员工的工作效力[2]。

1.3 提升法律体系的发展能力

在法律中，档案资料的应用在一定程度上体现了法律公平公正的原则，它是法律公平性的检验。法律体系中在不断累积经验的过程中向前发展。档案管理工作对于法律产生了一定的约束力，为法律体系的发展状况提供了可靠的依据，对于提升法律体系的发展有十分重要的作用。

1.4 维护社会稳定

档案管理在建立或者查阅的过程中，都需要工作人员的有效监督。档案管理工作中安全性十分重要。在档案建立初期，有十分严格的监督制度进行监督，我国档案的集中式管理也有效地提高了档案的安全性。安全的管理机制为社会的稳定奠定基础。档案就是现实中的依据，为许多国家的重大决策提供了有效参考。档案部门如果不能进行档案查询，那么会对政府及其部门产生重大影响，因此档案对维护社会的稳定意义重大。

2 档案管理中存在的问题

2.1 管理方法陈旧

在新的形势之下，档案的覆盖氛围逐渐扩大，形势更加复杂化，因此需要更高的要求来规范档案管理工作。但是，档案管理中落后的观念，无法满足时代发展的要求。传统的档案管理工作中缺乏相应的人才，对计算机和网络上的管理能力不足。传统的管理方式主要以人工进行操作，这些陈旧的管理方式导致档案的利用率低下，局限性更强，还有可能出现档案丢失和损坏的现象[3]。

2.2 思想意识薄弱

档案材料中材料不规范的现象时常发生，同一个部门文件材料的内容和名称不一致，还有些纸张大小和内容格式不符合实际规范。这导致在档案材料上报时，材料上传格式错误和数据丢失，所以档案管理工作是一个复杂性较高的工作。在现实工作中，无论是档案管理工作的人员还是领导都对档案工作的认识有偏差，不能认识到档案工作在实际工作中的重要性。他们认为档案管理工作十分简单，所以在历史资料的保管上缺乏重视，导致了历史资料的缺失。除此之外，档案管理工作人员缺乏专业的人员进行指导，在档案的分类和整理上容易出现误差，导致档案资料缺失或者档案资料混乱。因此档案管理工作中需要培育档案管理工作人员良好的职业道德素养，来增强档案管理工作人员对工作的重视。

2.3 硬件设施落后

档案管理对于硬件设施的要求较高，由于许多企业和部门对档案管理工作的疏忽，他们往往不愿意在档案管理工作上投入更多的精力和资金，导致了档案工作中硬件设施落后。甚至还有企业几乎不会在档案管理工作中投入经费，大部分企业或者部门只是象征性地把重要档案放在柜子里，没有固定的安全的地点来存放档案。在档案的分类管理上，没有对档案进行合理地分类。导致档案在使用过程中丢失或者损坏，造成巨大的经济损失[4]。

2.4 信息化水平低下

档案工作的信息化是未来的发展趋势，我国处于档案管理信息化发展的前期阶段，虽然提倡人们重视档案管理，但人们对档案的信息化认识远远不够。新形势之下，传统的档案管理手段逐渐被淘汰，档案管理的信息化不仅仅只需要把档案单纯地存入计算机中了。同时还需要引进现代化的信息技术，对档案管理有正确的认识和长远的发展规划，才能避免档案管理的盲目性和无序性。

3 新常态下的档案管理工作的举措

3.1 对档案管理体制进行完善

我国的档案管理工作还没有达到相应标准，档案管理在体制上存在问题。消极的意识会使人们的创新意识停滞不前，许多档案管理人员在工作时缺乏创新意识，在管理工作时对工作产生懈怠的心理。这就需要提升档案管理工作人员的自我约束能力，在原有的基础上不断完善，让每一个工作人员在工作时注意自己的工作态度，做好相应的管理工作。对档案管理工作体制的完善是档案管理人员素质提高的重要举措，对防止档案人员失职和提升档案利用率有重要作用[5]。

3.2 提高档案管理人员的基本素质

随着新思想和新技术的不断推进，档案工作管理人员的思想也受到冲击。旧的体制和管理制度已经远远不能满足档案管理工作的需要，它要求档案工作管理人员去接受新的知识。旧的档案管理工作仅仅要求档案不丢失损坏，而新的档案管理工作要求档案工作人员在熟悉计算机的同时对一些新的国家政策进行宣传，能用数字化方式来管理档案。在对档案工作人员进行选择的时候要对人员进行实地考核，对于能力不足和思维老旧的学员进行淘汰。在选择好相应的管理人员后，需要对管理人员进行专业的培训指导。让他们在档案管理中更加认真负责，减少档案管理工作中的失误，担负起档案管理工作的重任。此外，档案管理的企业或者单位可以与其他学校之间相互协作，企业为档案管理人员提供资金投入，而学校也可以为档案管理工作提供人才。在这个过程中，企业和学校之间的相互协作能减少对档案管理工作的投入成本，提高档案管理的效率[6]。

3.3 加快现代化建设，创新管理方法

信息化是档案管理未来的发展方向，由于市场上出现了各种管理档案的软件，档案管理工作也更加精准有效。对档案管理工作的投入是档案管理工作的必要举措，在档案管理工作上加强经济投入，可以为档案管理工作创造物质条件。企业可以申请资金来增加一体化设备，加快档案管理的工作效率。在档案的储存上可以改变原有的输入文字的形式，采用刻录光盘和云储存等多种形式对档案进行储存分类，避免过多的档案分类复杂，减少重要档案的丢失。同时创新管理方法也可以很好地提升档案管理工作的工作效率。创新不仅推动了技术的发展，还推动了档案管理事业发展。企业可以推行互联网和档案管理共存的工作方式，为档案管理工作建立一个健全的体制来消除档案管理工作中的盲点。在此期间，档案管理工作人员可以有效地搜取档案，加强各个地区和部门之间的档案交互，提高档案管理的效率。工作人员也可以采用大数据的技术，从繁重的档案管理工作中脱离出来，减少人为性的管理失误，提高档案的利用率，以此来降低档案管理和效率之间的矛盾。

3.4 建立合理的奖罚制度

新形势下，有部分档案管理人员综合素质低下，他们在档案管理工作中的弊端也逐渐显现。新时代的档案管理工作人员需要具备专业的档案管理的知识来适应档案工作中的要求，总体来说，档案管理工作的水准和档案管理工作人员的素质有着必要联系，因此需要一支高水准的专业队伍进行档案管理工作。合理的奖罚制度能够促进工作人员综合素质的提升，对档案工作的进行有一定的警示作用。在繁重的档案管理工作中，很容易出现员工懈管理、缺乏热情的现象。要想让档案管理工作人员对工作投入热情、增加管理效率，就需要有合理的奖罚制度来约束员工。在工作中表现优秀工作认真负责的员工，企业可以适当地进行奖励，来激发他们的工作热情，会使他们更加投入工作。对于工作中表现情况差的员工也要给予处罚，在处罚过程中要适度合理，避免员工产生消极的抵触心理，能够起到日常的震慑作用就可以。同时，奖罚制度的建立要以员工为本，参考员工的共同意愿进行。这样可以有效减少员工懈怠工作现象的发生，促进档案管理工作的顺利进行[7]。

4 结论

档案管理工作是一项复杂的管理工作，在管理问题中容易出现各种问题。所以在进行档案管理工作的过程中，管理工作人员要改变传统落后的观念，不能把档案管理局限在保存档案的完整性上。国家和企业在档案管理的过程中，都需要建立完善的管理制度来推进档案管理的进程，更好地适用新常态下档案管理工作的要求。

参考文献

[1]马雪花.关于新常态下加强基層档案管理工作的策略探讨[J].人文之友，2019，（3）：63-63.

[2]陈丽华.新常态下基建档案管理策略分析[J].城建档案，2018，231（12）：84-85.

[3]邱萍.新常态下做好事业单位档案管理工作的具体对策研究[J].卷宗，2019，9（10）：135-135.

[4]孙丽筠.新常态下档案管理工作的几点思考[J].农家参谋，2018，595（18）：245-245.