高校档案收集工作存在的问题及解决对策

伍恒犁

摘 要：随着社会和经济的发展，人们对教育的要求越来越高，普通高等教育在我国教育中占据着十分重要的一部分，档案是学校发展的命脉，所以普通高等教育学校对档案收集工作给予了一定的重视，很多普通高等学校在档案收集中实现了现代化，但仍存在一些问题，本文针对高校档案收集工作中的一些问题进行分析。

关键词：高校;档案收集;对策

档案是存留历史信息的重要工具，很多单位通过对历史信息的查阅和研究可以对现有的工作进行改善，推动学校的进步和发展，因此高校的档案管理工作是十分重要的，档案收集是档案管理工作中的重要环节，因此对档案收集工作形式的调整和完善尤为重要[1]，对如何解决档案管理工作中存在的问题是值得思考的。

1 完善档案收集工作在高校发展中的意义

做好档案收集工作是保证整个档案管理工作顺利进展的根本所在，档案收集的完整性对高校的发展十分重要[2]，如果收集的档案不够完整，很有可能由于信息缺失对学校的整个工作造成不良影响，甚至是不可挽回的损失，收集档案工作是将高校中的档案进行汇总，便于进行分类、管理和查找，使需要档案的工作人员在寻找档案是有一定的范围，也节省其他工作人员收集档案的时间，有利于提高工作效率。对档案收集工作引起高度重视，对工作模式进行相应的调整才更有利于档案管理工作在整个高校工作当中更具有价值和意义[3]，随着经济的发展和社会的进步人们对教育需求量越来越大，很多学校生源都有所增加，这样就让一些高校档案收集工作量也逐渐上升，传统的收集模式工作起来十分影响效率，不能符合社会进步下高校档案管理工作的开展需求，所以对档案收集工作进行完善是迎合社会发展需要的重要举措，也对促进高校发展产生了一定的积极影响。档案在个人和公共组织当中都有着重大意义，高等学校中的档案记录是对学校以及学校相关人员信息的一种记录，档案室保存这些记录的工具，然而管理这种工具是一件十分繁琐的事情，甚至有些需要管理的数量超出了人工能驾驭的范围，所以需要一些工具将这些档案进行更好的处理和电子备份，让档案通过这种形式的保存能够在学校工作的进行中产生积极作用，数字化是包含计算机和其他一些通讯技术[4]，现在很多院校将档案管理创新，可是没有融进数字化的创新是不彻底的创新，只有把当今社会最新的计算机和各种通讯技术跟创新接轨才能让档案管理上升到更高层面，由此可见调整档案收集方式也是顺应档案管理形式发展的必然趋势[5]。

2 高校档案收集工作中存在的问题

1）对档案收集工作不够重视。很多高校认为对学生的培养才是教育工作的重点，并没有对档案管理工作引起高度重视，没有在高校中设立专门管理档案的机构，也没有收集档案的专职人员，使很多收集档案的工作人员都还要担任其他工作，在高强度的工作压力下一些工作人员很容易出现工作失误的情况，同时由于高校收集档案的工作人员并没有经过专门的档案管理工作的学习，很容易让他们在工作当中遇到一些突发情况由于没有足够的专业知识作为支撑再加上经验匮乏不能将问题进行妥善处理，同时由于高校缺乏对档案收集工作的重视，并没有为档案收集工作制定明确的规章制度，使收集档案的工作人员工作严谨度不高，工作目标不够明确，严重影响了收集档案管人员的工作质量[6]。

2）收集档案方式过于传统。很多高校还没有在收集档案管理工作中实现现代化，依旧采用传统的方式进行档案收集工作，由于高校的不断发展，需要收集的档案越来越多，工作量已经超出了人工能完成的范围，很多学校没有引进先进的技术，非但没有使档案收集的速度有所提升，还严重影响了收集档案的质量，同时在收集过程当中还容易造成档案丢失的情况，有些损失一旦出现就很难弥补[7]。

3）收集设施落后。很多院校有意识实现档案收集工作的现代化，但是在进行档案管理工作时，很多设施落后老化并没有得到及时的更换，在收集档案的过程当中由于机器故障无法正常运转，导致收集工作无法顺畅运行，还有一些收集档案的工作人员不熟悉设备操作流程，导致收集档案工作进度受到影响，很多高校在选择收集档案的工作人员是并没有注重素质要求使一些低素质的工作人员阻碍了档案收集工作的开展。

3 如何解决高校档案收集工作中存在的问题

1）加强对档案收集工作的重视程度。首先高校的领导阶层应该认识到档案收集工作在学校的整体工作中占据着和教学工作一样重要的地位，观念是产生一切动机的前提，首先学校领导阶层应该在观念上产生一定的改变，再向档案收集工作人员普及档案收集工作的重要性，另一方面高校在聘用档案收集人员时首先要选择具有档案管理专业学习经历或者是具有档案收集工作经验的工作人员，在新的工作人员上岗之前应该找相关工作经验丰富的老员工对其进行专门的岗前培训，培训结束时应该对他们的培训结果进行考核，审核通过者方可正式上岗，在新的档案收集工作人员上岗初期要找经验丰富的前辈进行辅助，这样就可以确保新任工作人员在工作中遇到需要丰富工作经验解决问题的时候可以将问题进行妥善的处理，校方还应该为工作人员安排一些考核，考察他们的业务能力和专业水平[8]，并制定相应的奖惩制度，用这样的方式鼓励工作人员时刻完善自己的业务能力，提高自己的专业水平，从而促进档案收集工作质量的提升。同时还应该多为档案收集工作人员创造一些外出学习和培训的机会，帮助他们提升自己的工作能力。

2）打破传统的工作方式。高校档案收集工作应该改善传统的工作方式才能适应社会进步下高校工作发展的需要，应该在档案收集工作中实现信息化，利用现代计算机技术进行档案的收集和处理，因为档案所包含的资料数量很大，需要足够的空间将收集好的档案进行保管，如果能用计算机将收集的档案进行保管，不但可以节省空间和场地，还可以避免丢失，因为利用计算机可以对档案进行电子备份，同时也可以在一定程度上提高工作人员的工作效率，由于利用计算机收集档案操作起来简单便捷，还可以帮助工作人员减少工作压力，同时利用计算机进行档案收集工作在学校其他工作人员要利用档案是更加便于查找，提高档案的利用率，让档案收集工作变的更有价值和意义。

3）引进先进设备。高校在进行档案收集工作时应该引进先进的设备，对原有的设备进行排查，落后和老化的设备要及时的更换，发现有故障的设备要及时的进行报备和修理，不要因为机器无法正常运行影响档案收集工作，同时要加强对工作人员普及计算机操作的相关知识，不要因为工作人员操作不熟练影响档案收集工作，高校在选择档案收集工作人员时应该注意应聘者的素质，为档案收集工作引进高素质的人才，以确保他们用最严谨的工作态度来完成档案收集工作。

4 结论

综上所述，档案是一个学校发展的命脉，只有留存好历史中有价值的东西，才能不断积累知识，为学校发展提供依据和动力，由此看来，管理好档案根据现在档案收集过程中存在的问题进行档案收集工作的完善对学校的档案管理建设以及学校整体发展都具有重要影响，要想做好档案收集工作绝不是一朝一夕之事，工作人员需要不断提高自身素质，堅持不懈的长期努力。

参考文献

[1]许莉丹.高校档案收集工作存在的问题及解决对策[J].广东广播电视大学学报，2012，21（4）：82-84，107.

[2]吴清红.浅谈高校干部档案材料收集工作存在的问题与解决措施[J].新校园（上旬），2017（4）：137-137.

[3]熊柱.高校科研档案收集工作存在问题及对策研究[J].广西师范学院学报（哲学社会科学版），2000，21（2）：106-108.

[4]邰春兰.“浅谈高校档案收集工作的问题及对策.” 中国管理信息化，2017（3）.

[5]张燕，魏渠波.高校档案收集中常见的问题及其解决措施[J].学园，2018（27）.

[6]闫婷.高校科研档案管理中的知识产权保护[J].黑龙江档案，2015（04）：77.

[7]李咏沙.大数据时代高校档案管理工作思路分析[J].卷宗，2019（12）：69.

[8]李咏沙，王宏韬.数字化档案馆对于开放大学档案工作的新要求探讨[J].人文之友，2020（01）：149-150.