政采模式下高校图书馆纸质图书采访中的问题及应对措施

钟冬梅?黄亮

摘 要：文章介绍了高校图书馆纸质图书采用政府采购模式采购的优点，分析了政府采购背景下高校图书馆纸质图书采访中遇到的问题，并针对问题提出了相应的应对措施。

关键词：政府采购;图书馆;图书采访;优点;应对措施

目前，高校图书馆的纸质图书经费大多来自国家财政拨款，所以基本上都是采取政府采购的方式采购纸质图书。政府采购相对于学校自行采购或图书馆自行采购，具有以下优点：政府采购又被称为阳光采购，采购过程遵循“公开、公正、透明”的原则，保障了专款专用，避免了贪污腐败;另外，在政采模式下，书商会竞相推出免费为图书馆提供图书全加工、零星采购快速通道和专题采访数据等增值服务来提高自身的竞争力，一定程度上保障了图书馆利益最大化[1]。但纸质图书政府采购模式也存在图书经费下拨晚、招标环节时间长、下订单环节时间长、经费不跨年等问题，如何避免或解决这些问题成了做好高校图书馆纸质图书采访工作的关键。

1 存在的问题

1.1 图书经费下拨晚

国家财政拨款下拨到学校后，学校通知各单位上报经费预算计划，然后学校各级部门层层审批，有时还需对经费预算计划进行二次调整。因此图书经费下达到图书馆都比较晚，一般都要到每年的6月左右。

1.2 招标环节时间长

纸质图书经费审批后，图书馆才能向学校招标中心发出采购申请，经批准后才可以启动招标工作。招标项目启动并指定了招标代理公司以后，才开始准备招标文件。而招标文件的起草，首先需要经过主管领导、招标代理公司、学校招标中心之间多次反复沟通，最终才能确定招标文件初稿。其次是邀请专家对招标文件初稿进行专家论证并形成招标文件修改稿。最后对招标文件进行各级会签形成招标文件的定稿。这个过程较复杂，耗时也长，一般要1个月左右。

招标过程也要花很长时间，通常公开招标需要23天以上、竞争性谈判需要6天以上、竞争性磋商需要13天以上[2]。然后是确定图书采购合同，招标过程一般也要花1个月左右。

从准备招标文件到招标结束，整个招标环节需2个月左右，因图书经费一般要每年的6月下拨到图书馆，所以招标工作一般都是在暑假中结束。

1.3 下订单环节时间长

因图书招标工作一般是在暑假中结束，9月份开学后，采访人员才开始整理订单，然后订单经部长、馆领导逐级审批，有的高价图书订单还要上图书馆馆务会审批。图书订单审批这个过程这个周期一般也要一周左右。

1.4 经费不跨年

多数高校图书馆纸质图书经费是专款专用，且当年结算，不允许垮年使用，必须在当年12底学校财务扎帐之前付完当年图书款。由于招标工作一般都在暑假中结束，从9月初到12月底就要完成发订单、配书、图书到馆、图书加工、图书验收等所有工作。由于时间短任务重，很难做到对所有已加工的图书进行合格验收。在这样的情况下，必须要在12月底付图书款的话，就显得匆忙，存在较大的经济风险。

另外，采访工作一般从1月初开始，但要9月份才可以发单。由于有的图书初次印刷的册数不多，如果初次印刷时没有及时下单，逾期就很难买到。所以这段时间做的订单，到书率非常低。经费不跨年会使前一年12月底及上半年出版的图书无法及时下单采购[3]。

1.5 低价恶意中标

部分规模较小的企业采用低价中标的策略，但其供货能力和服务能力都较大企业差，配书时甚至可能把一些盗版图书、有质量问题的图书混杂其中，甚至拒绝提供经济利润少的图书，这将大大影响图书质量和馆藏结构。

2 解决问题的途径

为了更加直观地展现图书采购的整个过程，同时也为下一步的工作优化及问题解决提供一个量化的基础模型，我们先将上述各项工作绘制为图1所示的图书采购常规工作流程图，然后再分步讨论解决途径。从图1可见，正如上文所说，采访的第一阶段持续时间长而效率低下，而采访的第二阶段时间短暂但工作量很大;同时9月到12月间集中了大量需要完成的采购环节。很明显，如果按照这样的工作流程，我们全年的工作分布就很不均匀，不但效率低下，还容易出错而导致经济损失、影响图书馆的声誉。

2.1 图书经费下拨晚

纸质图书是图书馆每年都必须要采购的，根据学校的招生情况以及教学评估的要求，学校优先确保这项资金，并固定地列入每年的经费预算，免批。这样就不必等资金下来，过完年开学就可以启动图书招标工作，招标结束后就可以立即发书单，这样就能确保5月初就可以发订单。另外还可以一次招2年，下一年就不用招标了，过年开学就可以直接给书商发订单，整年都可以发订单，每个时期新出版的图书都能及时采购到，确保馆藏的完整性。读者也能及时阅读新出版的图书，尤其是当年的考试类、计算机类及畅销类等时效性图书。因为需收到所有加工好的图书，验收合格后才付款。需要付图书款时，图书经费早就下来了。

2.2 招标环节时间长

及时关注经费是否下拨，一下拨就立即向校招投标中心申购，并随时关注采购项目的申请状态，提醒领导及时完成每一步申请的审批。事先起草好招标文件，并通过图书馆层面的审核，等采购方式审批下来并指定了招标代理公司后，就可以第一时间与招标代理公司、学校招标中心沟通。确定招标文件及图书合同的每环节都及时跟进，提醒相关审批人及时审批，这样也能节约不少时间。招标环节选用耗时相对较少的竞争性磋商采购方式，也能加快招标环节的进度。

2.3 下订单环节时间长

事先做好图书订单汇总及审批工作，等招标结果公示结束后，立即把审批好的订单第一时间发送给书商，并要求书商及时配书。这样就能提早些时间把订单发给书商，从而提高图书配到率，减轻采访人员的压力，加快图书到館速度。

2.4 经费不跨年

向学校财务处申请经费跨年支付，今年的图书经费允许在明年六月份之前支付，这样一年中的每个时期都有可用的图书馆经费，随时都可以发订单，每个时期出版的图书都可以及时采购到。这样很大程度上保证了图书的到书率，图书的延续性也得到保障。现在大多数高校都实行图书全加工外包，这样就有充分的时间保证收到所有所有加工好的图书验收合格后付款，就规避了经济风险。

无法做到经费跨年的高校图书馆，势必引起出版册数少的图书由于经费问题无法及时采购，造成馆藏缺失。针对这一情况，图书馆应要求采访人员，对缺藏的图书进行查漏补缺。补缺方式主要有从网上书店购买、向出版社或作者求购等。对个别无法购买到又很重要的图书，只能向别的图书馆借来复印。

2.5 低价恶意中标

可以从以下两个方面避免书商低价中标，首先严格做好书商的资格审查：要求供应商必须具备省级以上（含省级）出版发行管理部门颁发的出版物经营许可证;具有独立承担民事责任和相应的履约能力，有能力提供本次政府采购的货物和服务;具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度并提供证明材料;有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;参加本次政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录;提供履行合同所必须地设备和专业技术能力的承诺函;在“信用中国”网站和中国政府采购网网站查询不在期限内的处罚纪录[4]。其次是不接受联合体商家，并将到书率、到货周期、零星采购能力、新书发货差错率、图书加工的差错率、图书加工周期、图书清单包含的信息、采访数据包含的信息、服务能力（近两年与其有合作关系的高校图书馆的家数，同一家图书馆算一份，提供合作证明。）、业绩（近两年与其有合作关系的高校图书馆的合作的营业总额。）等列入评分表，计算分值。以便图书馆选择信誉良好、资金雄厚、规模大、供货能力强、服务能力强的优质书商。

3 综述

从项目管理的角度出发，图1所示流程包括了近6个月的无效工期，大大延长了流程图的关键线路，导致项目周期达到了12个月之多;通过第二部分论述的解决策略，我们发现图1所示的工作流程图发生了如图2所示的明显变化，不但使工作安排在时间上分布更加均匀，还有效地将采购周期缩短到了8个月。

针对第一部分“存在的问题”，文章分步讨论了问题解决的途径，主要思路和方法可以归结为三点。1）打破常规采购模式：动用学校预算经费，避免因等待图书经费下发而延误图书订单的发出;2）改变工作作风：由于政采审批流程过长，因此我们要将被动的等待转变为积极的督促，实时跟踪审批的每个环节，做到流程到达哪个部门电话就到达哪个部门，避免因审批人员的疏忽而延误时间;3）借鉴项目管理的方法，优化采购各环节的实施顺序和时间，有效缩短了项目运行周期。

4 结语

纸质图书采访工作是图书馆最重要的工作之一，直接影响到图书的馆藏结构。目前大多数高校图书馆都是采用政府采购模式采购纸质图书，应根据本馆的实际情况，查找采购过程的每个环节存在的问题并解决问题，才能为采访工作的顺利开展进行提供保障。进而改善本馆藏书结构，提高图书的利用率，做到合理使用图书经费。为学校的教学和科研提供強有力的图书资料保障。

参考文献

[1]张艳菊.政府采购背景下高校图书馆图书采访工作研究[J].河南图书馆学刊，2016（6）：17-18.

[2]https：//jingyan.baidu.com/article/a681b0de444cfa3b184346f2.html

[3]侯皖红.政府采购模式下图书馆图书采访的利弊分析及对策研究[J].中国中医药图书情报杂志，2016，40（2）：35-38.

[4]郭春兰.政府集中采购背景下公共图书馆提升图书采访质量探讨[J].中国中医药图书情报杂志，2017（5）：35-37.

作者简介

钟冬梅（1980-），女，汉族，江西陇南人，硕士，馆员，主要从事图书馆工作。