加强新时期电力企业基建档案管理的思考

陈艳娟

摘 要：我国社会经济的快速发展，推动了我国电力事业的发展。现如今，我国的电力基础建设越来越完善，然而，在建设过程中，所产生的基础建设设计方案、图纸等资料对于电力企业的建设与管理非常重要。因此，为了推动电力企业基础设施建设的规范化，需要做好基建档案管理方面的工作。

关键词：电力企业;基建档案;管理

档案是人类活动的真实记录，是人们把握客观规律的重要依据。通过档案，我们可以了解过去，展望未来。对电力企业来说，基建档案至关重要，它能够为电力企业的发展提供科学的依据。基于此，围绕电力企业基建档案管理进行分析具有重要的意义。

1 电力企业基建档案管理存在的问题

1.1 基建档案意识不高

在电力工程建设过程中，由于企业过于追求施工进度和经济利益，这使得企业更重视项目本身，而忽视了项目档案。在这种情况下，一些重要的档案资料没有得到及时的收集，而是散落在管理人员个人手里，这导致档案归档不及时。直到项目即将竣工时，才开始收集整理相关的资料，再加上后期人员的相继撤离，导致一些资料的签署手续不够齐全，严重影响了档案的整理收集工作。也正是因为企业管理者的基建档案意识不高，为后期的资料整理工作造成了较大的阻碍[1]。

1.2 档案管理人员的专业素养需进一步提升

现如今，许多基建单位档案管理人员的专业素质有所欠缺，且工作经验也较为缺乏，对档案规范标准的了解不够。在实际工作中，他们的工作较为被动，存在着“他人交什么材料，我们就收什么材料”的现象，这样就会造成归档内容资料不够齐全。尤其是在电力工程建设中，施工队伍的流动性非常大，施工人员不够稳定，这些情况会导致档案资料的流向不清。此外，各参建部门之间缺乏交流，这也会影响档案管理工作的顺利开展。

1.3 档案管理制度不够完善

当前，在我国一些电力企业中，由于过于重视企业的经营运转，忽视了档案管理工作的重要性。因此，企业管理者并没有制定一个完善的档案管理制度，或者说有些企业虽然制定了档案管理制度，但是这些制度长期没有进行更新，甚至有些制度是照搬照抄其他企业。这样一来，档案管理制度就难以起到约束或者指导作用，影响了档案管理工作的开展。

2 加强基建档案管理的主要措施

2.1 管理者要予以重视

要想推动基建档案工作的顺利开展，就需要企业管理者认识到这项工作的重要性，要从思想上重视这项工作，将档案作为企业资产来开发。因此，在今后的发展中，电力企业领导者要将这项工作纳入企业的日常议程上，将其作为硬任务列入工程条款中，并且通过法律文书的形式规定下来。只有当企业领导都重视这项工作，才会使基层员工也认识到这项工作的重要性。如此，才能够使这项工作得到企业全体员工的重视，进而推动档案管理工作的开展[2]。

2.2 完善档案管理制度

档案管理工作的开展离不开制度的支撑，如果缺乏完善的管理制度，那么档案管理工作就会变得杂乱无序。在电力项目建设施工中，由于施工单位较多，所产生的档案资料也较多，这就需要制度一个科学的档案管理制度，要从职责分工、管理体系等方面作出规定，通过各项规定对文件材料的收集工作、分类整理工作等提出具体的要求。例如，电力企业可以制定《归档文件整理细则》，对文件的格式作出规定，这样就能够保证所收集的资料标准一致，提高档案的归档质量。另外，还要制定档案保证金制度，如果相关单位没有在规定的时间内移交档案，那么财务部门则不予以结算，这样就可以促使相关部门及时移交竣工档案。

2.3 加强对档案管理人员的素质培训

随着信息技术在档案管理工作中越来越普遍的应用，档案管理工作的形式也发生了一定的变化，这就对档案管理人员提出了更高的要求。因此，电力企业应重视对档案管理人员各方面的素质培训，一方面要对其进行档案管理专业知识方面的培训，使之能够认真做好档案收集工作，认真管理好档案资料;另一方面要对档案管理人员的计算机技能进行培训，现如今，档案管理工作不再是以往的手工操作方式，而是引入了信息化系统，如果档案管理人员拥有良好的计算机及信息化系统操作技能，将会助力档案管理工作的顺利开展[3]。

2.4 重视对基建档案的过程控制

1）严把工程建设审批关。在基建工程审批过程中，会产生大量的文件材料，这些材料是工程建设是否合法的依据。因此，档案管理部门需要制定各项规章制度，对文件材料的收集做出明确的规定。2）严把建设施工关。在工程建设过程中，档案管理人员需以前期所制定的标准为依据，对参建单位文件材料的积累、形成等进行监督，使档案从一开始的形成到整理再到工程的验收都可以按照要求進行。基建档案涉及工程的全过程，在工程建设中，技术人员对于项目最为了解，而且许多档案都是从他们手中产生。因此，需要让全体参建人员都参与到档案的收集工作之中，建设单位要与设计单位、监理单位等相互合作。档案管理人员需要对工程的施工进度有全面的了解，并熟悉材料的形成情况以及收集情况，对施工过程中所产生的文件跟踪建档，并对这些文件进行定期的检查，这样才能够及时的发现问题，确保自己所收集的文件材料符合标准。为了确保工程档案的顺利移交，从工程建设初期，按惯例人员需要通过各种方式与各相关单位进行沟通，就文件材料的收集、归档范围等问题作出说明，使各单位的专职资料员能够明确档案的收集要求，这样可以保证档案的质量。3）严把竣工验收关。在工程验收之时，档案验收工作应该与之同步进行，要对工程档案进行严格的检查，以确保档案是否完整且准确，是否符合规范要求。如果档案资料存在问题，则需要提出整改意见。如果出现整理不规范的问题，或者是档案丢失等情况，要追求相关负责人的责任。

2.5 对电子文档归档进行规范

随着数字化技术的进步与发展，档案管理工作逐渐朝着数字化的方向发展，这极大的提高了档案管理人员的工作效率，有助于档案的整理以及查询。此外，档案的数字化的建设，可以使数据资料通过文、图、影像等方面展现出来。那么在工程建设中，需要对电子文档的收集作出相应的要求。在前期，要对纸质档案的载体以及格式作出相应的要求，这样有助于档案管理人员将这些纸质档案资料转化为电子文档。

随着信息时代的到来，给基建档案工作带来了新的发展机遇。在今后的发展中，电力企业需要建立基建档案信息资源体系，要引入档案管理软件，这样就可以使基建档案实现远程传输以及查阅，能够实现各部门的信息互动，推动各部门的资源共享。

3 结语

综上，在电力企业的发展过程中，基建档案对于企业的发展有着非常重要的影响。但是，一些电力企业领导者的基建档案意识不高，缺乏一个完善的档案管理制度，再加上档案管理人员的专业素养不高，影响了基建档案管理工作的开展。因此，在今后的发展中，电力企业管理者要重视这项工作的开展，要加大资金投入力度，并建立一个完善的管理制度。此外，电力企业要重视对基建档案的过程控制，加强对档案管理人员的素质培训。如此，才能够使基建档案管理工作得到有序的开展。

参考文献

[1]叶智云.加强新时期电力企业基建档案管理的思考[J].办公室业务，2014，13：112+119.

[2]杜成龙.加强新时期电力企业基建档案管理的思考[J].中国电力教育，2011，12：72-74.

[3]马维念.试析煤炭企业基建档案管理工作的开展[J].办公室业务，2012，11：14+18.