流动人员人事档案管理

马晋平

摘 要：本文针对目前人事档案管理工作中流动人员人事管理现状，提出五点建议，要提高认识;增强档案意识;开展多种形式的培训，提高档案管理人员整体素质;依靠现代科技，实现档案管理的科学化;严格各种制度，规范档案管理;强化职能和监督机制，确保档案管理工作有序进展。

关键词：流动人员;人事档案;管理

在人类社会发展的历程中，人是推动其发展的主导者;人力资源是推动经济社会发展的“第一资源”，是最具根本性的资源;而物质、能源和信息是支撑人类生产活动的基本资源，不同时期，这三种基本资源有着不同的地位和作用。信息时代，信息的作用比以往任何一个时期更巨大，它具有可再生性，因而较之物质与能源对社会的发展，更具有可持续性和无限的潜力。人事档案作为信息时代最主要的信息资源，全面系统的记载了一个人的学习和工作经历、政治思想、业务能力、工作实际等情况，是社会和相关部门了解一个人的重要载体。然而，随着社会主义市场经济的迅速发展，人事制度改革的不断深化，流动人员的数量不断增长，人才流动的速度不断加快，在人事档案管理过程中出现了“人找不到档案、档案找不到人”等现象，给当事人的工作和生活造成了极大的影响。因此，流动任人员档案管理工作已成为人才服务机构迫切需要引起重视并加以解决的突出问题。

1 流动人员人事档案管理现状

人才交流服务机构目前保管的流动人员档案包括党政机关、事业单位和社会中介结构受聘服务委托人事代理服务人员的人事档案，事业单位新进人员的人与单位签订用人协议委托代理人事关系的人事档案，派遣（择业）期满未落实就业单位的大中专毕业生档案。我市人才交流服务中心目前保管流动人才档案8000余份。从档案流入的程序看，有正式流动人员占多数，也有不少人员是 被动接收的，接收时不清楚档案所计人员的真实状况，现在何处，如何联系，存放时间，只能登记建册，成为死档。因此尽管人才服务机构做了大量管理工作，但仍然远远跟不上要求，存在诸多问题。

2 流动人员人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案多头管理

由于各种原因，现在很多部门都在公开或私自管理人事档案。除人社部门所属人才交流机构外，一些社会团体也在管理，国企在管理，一些私企也在管理，甚至有的还把保管档案当成了谋利手段，并不惜恶意竞争。由于政出多门，造成档案管理缺乏严肃性，人事档案的安全性与真实性存在着严重隐患，造成流动人员与用人单位对人事档案的信任度降低，由此造成事使用不力的恶性循环。

2.2 人事档案意识淡薄

不少流动人员特别是大中专毕业生对于我国人事制度和人事档案缺乏了解，毕业之后，或者在某企业、公司上班，认为“要不要人事档案无所谓”，只要能人事调动、管理、调资、考核等人事具体工作就可以了。但是，当一些流动人员要求人才交流中心出具这样、那样证明，办理这样那样的手续时，人才交流中心却发现流动档案未登记、无记录、无档案。有的人毕业好几年了，档案还在自己家里存着，这些问题的存着无疑直接影响了人事档案的寄存和管理。

2.3 档案管理人员整体素质不高

人才服务机构是流动人员人事档案的管理机构。但在有些地方的人才交流中心，不少档案管理人员都兼职，根本没有掌握专业的档案知识，也不重视人事档案管理信息化建设，管理、查阅、鉴别手段还停留在手工操作上;档案人员人数配备不到位，所在的人员也只是疲于应付，只限于装好袋子、锁好柜子、工作人员的业务素质偏低影响了流动人员档案管理工作的正常开展。

2.4 档案材料部完整

档案管理中，存在档案材料收集不齐全的现象。流动人员人事档案中大多数只有姓名、性别、参加工作时间、本人经历等简单材料，而本人的工作实际及其专业技术等方面的情况缺乏经常性记载，缺少考核表、职称等重要材料。有的取得后取学历不及时上交，导致个人人事档案不完整，在需要的时候才发现档案有问题，不能客观地反映本人的全部，档案利用价值大大降低。

2.5 档案转递不规范

一些单位因改制清退、辞退人员后，没有及时按照规定将其人事档案移交人才交流中心管理;一些单位以聘用制、合同制或其他形式招聘人员，对其中的专业技术人员或管理人员，没有按照规定到人才交流中心办理签订及人事代理手续，其人事档案也没有及时移交。另外，在档案转递过程中一方面出现了转递档案时没有按规定填写《流动人员人事档案转递通知单》，没有进行及时登记的现象，致使档案去向无从查找。另一方面，一些单位违法政策规定将档案直接交给本人保管、传递，或不通过机要转递，在邮递过程中丢失或损坏。特别是一些大中专毕业生在求职过程中，私自携带档案，导致档案违规拆封，档案材料失真和遗失。

3 建议及对策

3.1 理顺人事档案管理工作体制

认真贯彻执行中组部、人社部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》《流动人员人事档案管理暂行规定》等政策法规，组织、人社部门应采取有力措施。对流动人员人事档案管理中出现的混乱现象进行严格整顿，依法管理。首先要加强市场执法。对违法违规的民营中介机构要尽快依法规进行查处。严禁这些机构托管档案。对过去已经授权的一些机构，要重新审查，严格市场准入，达不到要求的坚决不予重新核准。第二，妥善处理好与政府其他职能部门的关系，逐步理顺工作体制。对教育等部门管理学生档案、职工档案过程中出现的与现行人事档案管理政策法规相冲突的现象和问题，要认真调查研究，认真核实情况，加强沟通协调，提出有针对性的意见建议，依据各级党委、政府、妥善加以解决。

3.2 增强档案管理意识

流动人员人事档案工作是一项内部行、保密性很强的工作，是一项不引人注目、默默无闻的工作，因此档案员要经常向有关领导汇报上级有关档案工作会议和文件精神，使单位领导了解档案，重视档案，充分认识流动人员人事档案工作的重要性。能把档案工作遇到的实际问题，从而做到有计划、有部署、有监督、有考核、有落实、与其他业务工作同发展。人才交流中心和人事档案管理工作者，要采取多种办法积极宣传《档案法》《干部档案工作条例》《流动人员人事档案管理暂行规定》及有關配套政策法规，尤其是要加强对流动人员的宣传教育，增强意识，提高贯彻执行党和国家人事政策和档案法规的自觉性。

3.3 提高档案管理人员整体素质

流动人员人事档案工作是一项系统工程，不仅涉及政治、经济、文化领域的广博知识，而且涉及干部人事工作的各个环节，这就要求档案管理人员必须具有浓厚的文化底蕴和全面的业务知识。我们只有采取不同途径的培训和教育，才能保障有一支高素质的档案管理队伍。为此，各地有必要定期举办业务培训班或召开流动人员人事档案管理专题会，加强流动人员人事档案管理的业务培训，尤其是要强化对非国有单位和流动人员的业务培训，并根据其特点进行分类指导，使他们熟悉掌握人事档案管理工作的基础知识和政策法规，从而提高他们的整体素质和业务水平，促进流动人员人事档案管理工作步入制度化、规范化、法制化轨道。