事业单位档案管理信息化建设的策略研究

罗雅芝

摘 要：21世纪是“互联网+”时代，信息技术已经渗透到社会各个领域。事业单位档案管理工作应该实现信息化建设，这对事业单位档案部门提升工作效率大有裨益。这也是顺应时代发展步伐的客观需要。本文围绕事业单位加强档案管理信息化建设的具体做法进行研究，意在起到一定的参考作用。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

进入新世纪之后，世界一体化的进程不断推进，以人工智能、物联网为代表的信息技术和社交平台不断涌现，进入人们的视野中，给人们的生活节奏、学习方式带来了巨大的变化，人与人之间的交流越来越频繁，获取数据的成本大幅度降低，数据呈现快速增长的态势，这对社会的发展产生了重要影响。大型存储服务器和全新的分析技术使得事业单位开始运用海量数据来处理相关事务。由此一来，人们开始进入信息技术时代。如今，信息技术已经成了服务社会民生与经济建设的重要动力，也成了促使事业单位转型升级的重要力量。档案管理工作是事业单位管理工作的重要内容。在很长一段时间内，事业单位的传统档案管理只是对过去形成的档案数据进行简单的分析，档案管理者凭借主观经验制定各种档案管理决策，这样可能无法提升档案管理效率。信息技术时代的来临也使得事业单位的内部环境和外部环境产生了很多不一样的变化，面临着不断增长的动态数据，事业单位必须转化升级档案管理工作，利用信息技术实施档案管理相关事务，以此带动事业单位综合实力的提升。本文围绕事业单位档案管理信息化建设的策略进行研究，意在起到一定的启发作用。

1 事业单位档案管理信息化建设的意义

毫无疑问，档案管理向来是事业单位管理的关键所在，因为档案可以记载事业单位的发展历程，为事业单位制定发展战略提供科学参考。信息技术对事业单位档案管理工作可以起到很大的帮助作用，体现在以下几个方面。

一是信息技术以其海量的信息作为支撑，能够为档案管理工作人员获取更多的有效信息起到帮助作用。在档案管理的过程中，如果运用了信息技术，那么想要获取某些数据信息就能够更加迅速，而且所获取的档案信息无论是在广度上还是在深度上都相对要高，那么这对事业单位的档案管理来说就能够更好地去开展相应的工作。

二是信息技术的运用可以帮助档案管理者更多样化地处理档案信息。在传统的档案管理中，对于档案信息的处理无非就是通过数据和图片的形式来进行展示，但是在信息技术的运用下，对于档案数据的处理不仅会涉及数字以及图片，同时还会涉及视频变现方式，同时还可以根据档案管理的情况自动生成相应的工作日志，那么这就可以使得档案管理工作处理得更加快捷，而且在档案日志的帮助下还可以有效监管事业单位档案管理工作，及时挖掘潜在的问题，并及时改进。

三是信息技術的运用能够提升事业单位档案管理的效率，因为在信息技术的运用下，档案管理者不仅能够收集更多的档案信息，同时还可以更加及时有效地统一处理所收集的档案信息，这相对于传统的档案处理来说具有更高的效率。

2 事业单位档案管理信息化建设的策略

在“互联网+”的背景下，事业单位档案管理工作实现信息化建设是大势所趋，具体可以从以下几点入手。

1）培育档案管理人员的现代化管理意识。信息技术时代的来临不可阻挡，信息技术已经对社会各个行业产生了重要影响。事业单位要做的事情就是抓住信息技术时代赋予的契机，提升核心竞争力，在激烈的市场竞争中占据一席之地。从目前来看，我国还有很多事业单位没有对信息技术予以应用的高度重视，特别是没有意识到信息技术对事业单位档案管理工作产生的影响，这样就错失了良好的发展契机。事业单位管理工作的重要内容之一是事业单位档案管理工作。目前，我国事业单位必须提升对信息技术的管理意识，意识到档案管理工作并不仅仅局限在编制档案目录方面，还要帮助事业单位借助档案提升决策正确率，促使事业单位获得长远发展，进而带来良好的社会效益，档案管理还必须有效地识别和监测事业单位面临的各种风险，防范各种档案管理风险，为事业单位发展创设良好的发展环境。只有正确认识了事业单位档案管理信息化建设工作的重要价值，才能端正思想。此外，我国事业单位的档案管理人员也应提高对信息技术在档案管理工作中应用的认识，通过数据对比分析，可以为事业单位的档案管理提供更多的参考。借助数据对比与分析，挖掘事业单位档案信息潜在的问题，并针对问题及时提出有效的解决对策，这样可以使档案管理人员在编制档案管理计划中避免可能出现的问题。

2）对档案管理人员进行培训。人力资源是最宝贵的资源，档案管理人员的综合素质直接影响到信息化建设进程的推进。在信息技术背景下，事业单位必须对档案管理人员进行专业的培训与教育，让他们不断提升综合能力，树立正确的工作思想，使他们能够熟练运用信息技术开展档案管理工作。事业单位要安排专业的专家学者走进公司为档案管理人员提供培训和讲座，运用课堂讲授、行动学习、慕课等培训方法，在培训内容方面特别是要涉及信息技术方面的知识，培训档案管理人员运用信息技术进行档案管理的能力和方法，事业单位还要对档案管理人员接受培训的情况进行严格的考核，对他们利用信息技术开展档案管理工作的情况进行跟踪调查，督促档案管理人员主动在工作中运用信息技术，提升档案管理工作的效率。

3）搭建大数据档案共享平台。要想发挥信息技术在事业单位档案管理工作中的作用，需要构建良好的大数据档案共享平台，将事业单位范围内共用的职能或功能如档案核算、借阅等集中起来，这样才能实现海量数据综合分析的作用，进而高质量、低成本地发挥档案管理工作的服务功能。从目前来看，我国很多事业单位还没有具备良好的大数据档案管理意识，所以没有对档案数据进行共享。有鉴于此，我国事业单位当务之急是构建大数据档案共享平台，全面搜集能够主动披露档案信息的事业单位的信息，为实现档案共享提供条件。

我国事业单位档案管理部门也要重视运用信息技术收集各分布式系统中的离散的档案信息，并将其进行归类。然后将大数据档案共享中心分成数据获取、安全存储、运行管理、信息分析等不同模块，为服务对象提供不同服务。

大数据档案共享服务中心平台应该要包括基础设施、平台服务、软件服务三个层次。基础设施服务中主要包含计算、存储等功能，事业单位的所有软硬件资源都集中在这一层次，这有助于发挥规模集群优势，也可以有效避免重复投入，减少资源浪费。平台服务则是将具体的应用系统与相关服务发行在互联网上，并将开发环境与服务平台一起嵌入云中，这样可以在平台上对系统与服务进行升级、修改。软件服务就是软件服务商、供应商利用服务器统一部署服务软件与应用模式，开展前期运行、运行管理与后期维护等工作。必须指出的是，在建设大数据档案共享平台时，收集到的数据要具备真实性。这样才能在处理档案信息时得到真实的成果。

总而言之，事业单位档案管理工作实现信息化建设大势所趋。事业单位档案管理部门要对工作人员进行培训，提升他们的现代化管理意识，使档案管理工作能够发挥真正的作用。

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