信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析

肖倩琦

摘 要：在信息社会背景下，对办公室文书档案管理工作进行改革和创新是信息化技术不断发展的结果，传统的管理方式无法满足信息社会对文书档案管理工作的需求。本文分析了当前办公室文书档案管理工作存在的问题，并提出相应的改革和创新措施，有一定的参考价值。

关键词：信息社会;办公室;文书档案管理;改革;创新

随着经济社会的快速发展和信息化技术的应用范围扩大，我国的企事业单位的工作方式也发生了巨大变化。重大事件和日常工作事项等内容的记录任务均由办公室文书档案管理工作承担，对日常工作的开展具有重要意义。在信息化的社会背景下，传统的文书档案管理方式已无法满足企事业单位日常工作的需求，本文将结合广州市增城区残疾人联合会的情况，分析信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新方式。

1 传统管理工作存在的问题

随着近年来我国有关残疾人的政策体系不断完善，残疾人联合会的工作内容不断增加，办公室文书档案的数量也在不断增加，对文书档案管理工作提出了更高的要求，传统管理方式的弊端也逐渐显现出来。办公室文书档案管理工作出现问题会在一定程度上影响残联日常工作的开展，不利于各部门之间的沟通合作，严重的还会影响残障人士的合法权益，甚至会影响残联的长远发展。办公室文书档案管理工作中存在的问题主要表现为以下几个方面：一方面，相关工作和管理人员意识到办公室文书档案的重要性，意识不到文书档案的价值。在实际的工作过程中，对办公室文书档案没有做到及时的整理和分类，或者没有注意到现代化信息技术的优势，仅用传统的管理办法来整理文书档案，大大降低了管理工作的效率和水平。当前，我国还没有完善的文书档案管理机制，现有机制存在较多不足，再加上工作人员责任意识落后，文书档案管理工作的效果较差。另一方面，现在从事档案管理工作的人员普遍能力水平较差，对先进的信息化技术不够熟练，习惯于用传统的管理办法开展工作，这严重阻碍了文书档案管理工作的开展。此外，相关工作人员综合素质水平不高，在实际工作中，违规操作的问题经常出现，一旦操作失误将会影响文书档案管理工作的效果。管理人员不注重先进技术的运用，平時也不注重对工作人员能力的培养，严重影响办公室文书档案管理工作的工作效率。当前，文书档案的管理在规范化和系统化上还存在严重不足，缺乏对文书档案整体的规划，造成各部门之间协调运作的困难[1]。

2 信息化背景下办公室文书档案管理工作改革和创新的优势

2.1 提升工作效率

电子档案随着信息化技术的发展，也在不断进步，将其应用在办公室文书档案管理工作当中可以为工作人员提供不小的便利，显著提高工作效率。信息化技术的运用可以帮助工作人员在短时间内分析相关工作的进展或成果，为下一步工作提出更加合理的建议，确保相关工作的顺利完成。另外，信息化技术能实现对数据信息的结构化管理，这有利于文书档案的分类和整理工作。对于需要解决的问题，可以对档案进行有针对性的调取，提高调取准确性的同时缩短了档案调取所需的时间，提高了信息分析的效率，为决策的制定提供有力的支撑，大大提高开展工作的效率[2]。

2.2 提升管理水平

传统的办公室文书档案管理工作流程复杂烦琐，耗费的时间较长，效率低下，同时，管理工作一般只负责文书档案的存储，调用和运输等方面，对档案的利用效率较低，而且缺乏对于文书档案的全过程管理。引入信息化技术之后，文书方案管理工作相对简便，但也有了更高的要求。首先，档案形成的全过程都将属于档案的管理工作，保证档案的完整性是管理人员需要注意的，另外，电子档案的安全性是管理工作的重中之重[3]。其次，管理人员要增加对档案资源共享的重视程度，可以与相关部门进行合作，搭建资源共享平台，提高信息资源的利用率，发挥档案的价值作用。但是在共享档案资源的时候，要制定相应的规章制度，确保档案在移交过程中的安全性。

3 如何改革并创新办公室文书档案管理工作

3.1 建立完善管理制度

一套完善的管理制度，是改革并创新办公室文书档案管理工作的重要基础。首先，要确保各项规章制度在管理文书档案的过程中严格落实，还要对档案管理过程中各项责任进行合理的划分，提高管理工作的效率。另外，不同的档案坑具有不同的保密级别，要在管理制度中制定相应的管理措施，依靠信息化技术来实现不同级别档案的合理分离，避免档案遗失和泄露的情况出现。

3.2 升级管理方式

传统办公室文书档案管理方式，会对文书档案的安全造成一定的隐患。因此，要在先进的信息化技术的基础上对传统的管理方式进行改革。对于档案管理方式的改革，要充分结合档案形成的整个过程，确定每个环节的负责人，通过严格的管理制度来规范相关工作人员的行为，保证其将责任落到实处。大量的实践证明，合理的分工体系，是提高工作效率的重要方法，改革档案的管理方式要注重分工的合理性，简化文书档案管理工作的流程，提高管理水平，促进企事业单位的发展。

3.3 提高工作人员的能力

工作人员是档案管理工作的主要执行者，工作人员的综合能力是办公室文书档案管理水平的重要体现。对信息社会背景下的办公室文书档案管理工作进行改革和创新的重要内容就是要对工作人员进行有效的技能和素质培训，提升其综合能力。一方面，要根据员工的特点进行有针对性的培训，弥补其在工作能力上的不足，提高工作人员的综合素质有助于整体管理水平的提高。在培训的过程中要注意帮助工作人员把握工作的重点难点，并在实际的工作过程中加以指导，有效提高其工作效率。另一方面，要为工作人员提供更多的学习机会，组织各种形式的学习交流活动，提升工作人员的学习兴趣，主动学习，提升综合能力。只有工作人员的综合能力提升了，档案管理工作的改革和创新工作才能得到有效的推进[4]。

3.4 加强监督和清理工作

首先，严格的监督检查工作可以保障办公室文书档案管理工作顺利进行，除了要不定期抽查档案管理工作的成效，在日常工作中也要对工作人员的档案管理工作进行监督，这有助于各项管理制度的落实。过期文档的堆积会给查找和借阅工作造成一定程度的阻碍。因此，为了提高办公室文档管理工作效率，定期清理过期失效的普通文档是十分必要的。无限期地保存已失效的重要文档始终存在着潜在风险，因此，清理过期失效的重要文档正是为了确保文档的安全和保密。清理过期失效的重要文档首先需要报请单位主要领导审批。

4 结论

随着信息化技术的发展，电子文件存储技术得到了广泛的应用。传统的办公室文书档案管理方式的弊端在信息社会背景下逐渐显露出来，为了保证档案管理工作的顺利进行，档案管理方式急需进行改革。改革并创新档案管理工作主要从完善管理制度、改变管理方式，提升工作人员能力水平和加强监督管理四个方面进行，以达到提升管理水平和工作效率的目的[5]。

参考文献

[1]余毅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析[J].神州：2017（10）：236.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（3）：57-58.

[3]孙茜.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].职工法律天地：下，2018（2）：280.

[4]于春玲.浅析信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].赤子：2019（13）：122.

[5]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务：2017（2）：108.