浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用

孟庆华

摘 要：当代档案管理工作已经进入数字化时代，传统的纸质档案管理工作方式正在向数字化的方向转型，只有开发科学的数字化档案室，加强数字化档案管理技术的应用，才能提升档案管理工作的效率与质量。本文主要探讨数字化档案管理技术的应用价值，总结数字化档案室建设要点，基于数字化技术的特点探讨数字化档案管理技术的应用方法，从而提高档案管理水平。

关键词：数字化技术;档案管理;应用对策

数字化技术可以提高档案管理的效率，降低档案管理的成本，保证档案在更加安全的环境下流转使用。新时代还要发挥数字技术的实用价值，构建更加科学的数字化档案管理工作体系，创新数字档案管理工作方法，从而为档案资源的广泛共享，挖掘档案的潜在价值提供强有力的基础。

1 数字化档案管理的重要价值

1）提高档案应用率。数字化的档案管理方式提高了档案的应用效率，降低了档案管理的成本，更好的体现了档案管理工作的经济效益。在我国档案信息量日益增加，档案管理由质纸档案向电子档案快速发展的时代，档案管理因数字化技术的应用实现了由粗放管理向精细化管理的转型。计算机很好的代替人工开展档案管理工作，智能化的电子设备提高了档案管理的效率，提升了档案数据信息的检索质量，实现了档案在互联网的快捷传输，扩大了档案的使用范围，有效的减少了档案数据信息不准确的问题，及时的满足了各方面的档案使用需要，更好的发挥了档案信息的使用价值。数字化技术档案管理增加了档案存储量，扩大了档案信息范围，丰富了档案的类型，实现了视频、文献、数据、图文资料的同步管理，做到了对各种数据信息的实时全面收集，并且可以通过大数据技术进行潜在档案信息的挖掘，这对于开发档案的潜在价值意义重大。

2）降低了管理成本。数字化技术的应用解决了档案管理成本较高，档案管理工作繁琐，档案员工作压力较大的问题。运用数字技术提高了档案管理工作的智能性，档案资料可以按照既定的程序进行自动归档，计算机可以辅助档案员及时发现档案中的错误信息。数字技术还提高了档案资料的传输速度，可以满足用户实时获取档案的需要，极大的减少了因纸质档案查询、复印、繁琐借阅手续带来的时间成本。专兼职档案管理人员可以通过计算机系统有效配合，各方面档案信息能够及时的汇总。一些派出机构多、业务范围日益广泛，上下游单位之间数据往来频繁单位运用数字技术开展档案管理极大降低了档案运转中的成本，实现了快捷化的档案管理，档案资料的查询将更加方便。

2 数字化档案室建设的基本方法

1）优化基础条件。建立高水平的数字化档案室需要提高基础条件，强调根据数字化档案的规模配置档案管理设施。具体包括服务器、交换机、嵌入式网络存储器等。还要配置必要的扫描仪、刻录机等备份设备，以及配置不间断的UPS电源。服务器主要用于满足档案的存储、查询和扩展需求，应当保證具有高可靠性、高性能和高数据吞吐能力的特征。计算机作为客户访问使用数字档案和档案管理的终端设备，应当提高计算机的硬件属性。扫描仪等设备是实现传统纸质档案向数字档案转化的必要条件，一般选配平板扫描仪，以更好保护档案原件。随着互联网化档案运转的实现，还为要数字档案室配置计算机通信网络，配置优质的数字文件的传输通道，进而打破档案传输的地域限制，实现档案资料的广泛共享。数字档案室建设还要配置专业的档案管理软件，强调在第三方档案技术企业支持下开发专业的档案管理系统，这样才能满足档案供给的需要，提高档案数字化服务的整体质量，达到高质量进行档案数据配置的工作目标。

2）强化制度建设。高水平的数字化档案室建设离不开科学的管理体系，应当根据数字化档案的管理与服务需要完善相关的工作制度。首先，进一步提高对档案管理工作的认识，档案管理人员应当具备良好的数字化档案管理工作思维，具有创新性的档案管理理念，能够基于数字化档案运转的需要修订完善档案管理工作制度。其次，档案管理工作制度还要参照国家的数字化档案管理法规制度具体的工作制度，围绕着数字档案运转的需要优化档案管理流程，出台更加专业的档案管理工作标准，明确数字化档案管理作业标准，从而建立更加先进的数字化档案管理工作模式。第三，围绕数字档案的使用需要创新档案管理工作制度，加强数字化档案管理制度的查缺补漏，及时把大数据、云存储、智能化需要融入到档案管理制度当中，促进档案管理制度与时俱进。第四，数字化档案室建设还要有科学的规划，有明确发展思路，能够根据数字化档案室建设的现状、目标、问题着力优化改革，拟定数字档案室的发展规划，从而为合理的筹措数字档案室建设资金，及时弥补软硬件设备的不足，实现数字档案室的长远发展奠定基础。

3 数字化档案管理技术的具体应用

1）开发数字化档案管理系统。数字化技术的应用依赖先进的档案管理系统，数字化技术的功能强大，需要各单位根据档案管理的实际需要选择具体的数字化技术。只有建立更加合理的数字化档案管理系统才能发挥数字化技术的实用价值。因此，各单位应当根据档案的使用需要，运转流程，档案管理体系开发数字化档案管理系统，优化用户登录界面，围绕着档案管理相关的录入、整理、检索、统计、审阅、保管开发各个模块，依托完善的系统功能解决档案频繁使用带来的各种问题，做到合理的进行多类型档案的存储管理，在规定的授权范围内满足不同层级人员的档案借阅使用需要，控制档案传输的地域限制，有效防止因档案检索、查询、调用等带来的各种应用风险。

2）建立数字化档案管理平台。现代档案管理强调实现数字化技术与云技术的同步应用，数字化档案管理需要有效接受用户的指令，根据用户的需求提供相应的档案资料。新时代数字化档案管理技术应用应当突出虚拟性，强调开发智能化的档案交互平台，从而更好的满足用户的个性化信息需要。为此应当建立多样化的档案管理平台，强调提高档案管理平台的智能性，注重基于云计算平台实现档案资料的快速共享。数字化档案管理平台应当具有整合性，能够实现不同区域档案数据信息资源的广泛共享，同时还要保证档案管理平台与办公系统的衔接，实现办公数据信息资源的及时存储和有效调阅。进一步依托档案管理平台开发完善档案利用查询系统，及时确定档案资料的位置，创新档案数据信息检索方式，避免检索档案复杂化，及时的提高档案检索的效率。

3）加强安全防控技术的开发。数字化档案管理技术的应用还要指向保证档案安全，应当加强档案安全管理技术的应用研究。首先，开发完善的档案管理系统的防控机制，应用局域网、防火墙、服务器技术提高档案运转的安全性。其次，引进专业的数字化档案安全防控软件，建立实时监控档案运转的安全防控预警机制，对档案数据流进行监控，及时的预判档案运转中的风险，有效采取截断保护措施。第三，引进数字化的档案备份技术，提高档案备份的质量，保证档案备份处在安全的环境当中。只有应用新型数据技术减少档案对存储载体的依赖性，更好的借助云技术实现档案与信息载体的可分离性，解决档案的易逝、易变性等问题，发挥数字化加密技术、访问控制技术、入侵检索技术的作用，才能更好地保证数字档案的安全运转，全面提高数字档案的防控质量。

4 结论

数字化档案管理是档案技术的发展趋势，新的历史时期应当大力的加快数字档案的建设步伐，完善数字档案的管理体系，充分的发挥数字档案技术的实用价值，提高数字档案管理的专业性，构建科学化、系统化、专业化的数字档案管理机制，更好的发挥数字档案的实用价值。

参考文献

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