企业负责人档案管理工作的经验体会

黄菲

摘 要：档案管理工作是企业工作中的重点内容，直接影响企业的整体发展和运营，决定着企业的经济效益和未来走向。对于企业的负责人来说，如何做好企业档案的管理工作，促进企业更长远的发展和进步是急需解决的问题。本文将以企业负责人档案管理工作的经验体会为题，对档案管理工作的意义、方法以及优化方向进行详细的分析和论述。

关键词：企业负责人;档案管理工作;经验体会

档案管理工作是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等部分。在企业运营中，档案管理工作非常关键和重要，对企业的发展具有重要的意义，接下来笔者将对档案管理工作的意义进行详细的阐述。

1 档案管理工作的意义

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，其中包括行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术产品类档案、设备仪器类档案、人事工人类档案以及会计档案等多种档案资料，设计企业各个方面的资料和数据，记录着企业建成、发展以及经营的各种资料，是企业建成发展的见证，对企业有着非常重要的意义[1]。企业档案是企业发展的见证书，企业中的一些原始资料档案记录着企业的起源、发展、重大的事件以及详尽的资料，见证着企业的发展和成长;企业档案是企业商业运营的密码锁，企业中各种经营类的资料档案，生产技术类、产品设备、会计类的档案资源都是企业的机密材料，对这些材料档案进行管理，就是给企业经营发展提供保障;企业档案管理是企业建设宣传发展的资料库，企业档案中不仅涉及珍贵的资源材料，也有包含着企业的文化和精神，其中涉及企业技术研究、人才的引进以及企业精神的传承，是企业不断发展前进的动力，对企业档案的管理可以为企业今后的宣传发展提供资料和支持，促进企业更好的发展和进步。

2 档案管理工作的方法

1）档案的库房制度的建立。进行企业档案管理工作，首先要建立一个档案库房，以妥善保管企业各方面的资料和档案。档案库房的建立和管理，是一个企业开展档案管理工作的基本要求和保障。在档案库房的设立过程中，要对库房的地点进行精心的选择，要符合国家相关的规定，综合考虑多种因素进行设定[2]。例如：要考虑库房的安全性，最好与办公楼分开单独兴建，即使选择办公楼中的房间也不要选择一楼，以免出现暴雨、漏水、坍塌等自然灾害，使企业档案遭到破坏。同时要注意门窗的加固和防盗，指派专员对档案进行管理，并制定严格的档案管理制度，注意材料室与阅览室的分开设置，避免因为阅览过程中的意外造成对档案资料的破坏。

2）档案开放前的基础工作。在档案开放前要做好档案的基础工作，以确保档案的完整合理性。（1）对原有档案资料进行系统的整理、分类和归纳，做到分类合理、编目科学、排列整齐的要求。（2）对整理好的档案进行建号管理和摆放，并根据建号建立检索体系，方便档案资料的查找和检视。（3）检索工具的编制，对档案目录进行基础性的检索编制，设置相应的骨干检索工具以及叙述检索工具，并将基础检索工具、骨干检索工具以及叙述检索工具进行合理的融合和应用，提升检索工具的多样性和准确性，提高档案检索的效

率[3]。（4）做好珍贵档案的备份和管理，对珍贵资源和档案要通过抄录、拍照、复印、留存电子版本的形式进行复制和备份，以免因损坏和丢失给企业造成难以挽回的损失。

3）档案的借阅和交接工作。档案的借阅和交接工作是档案管理工作的重中之重，一旦在档案借阅和交接过程中出现问题，就会给企业造成严重的影响和损失。因此，在企业档案管理工作中，一定要对档案的借阅和交接工作进行严密的管理和控制。在档案交接和借阅过程中，很多企业档案管理人员意识不强，借阅交接手续完整，流程较为疏漏，时间不符合规定，造成档案在借阅交接过程中丢失、损坏、遗漏，给企业造成严重的影响。因此，在企业档案借阅时，要严格按照相应的借阅规定进行借阅和管理，在档案交接过程中，要提升管理人员的责任意识和安全观念，在交接程序和规则上进行严格的执行，做好档案的管理交接工作，避免责任不明的现象发生。

4）涉密档案的管理和保密。对于企业涉密档案的管理和保密工作也是非常重要的内容，在涉密档案的管理上，要设置相应的密码锁、保险箱等保密工具，以保证档案资料的安全。同时对于涉密档案的保密问题，要对相应的人员进行严格的保密要求，提升保密人员的思想层次和观念素养，并制定严格的泄密追责制度，规范保密人员的行为举止。在涉密档案的管理中，要严格制定相应的借阅、转移等制度，严格按照相应规则和程序进行，并对保密文件和档案设定相应的保密时间和期限，对保密资料进行单独存放和保管，以确保档案的安全性[4]。

3 档案管理工作的优化

1）提升档案管理意识，提升管理人员素质。想要提升企业档案管理工作的质量和效率，促进企业长远的发展和提升，一定要对档案管理工作进行足够的重视和关注，提升档案管理意识和观念，提升档案管理人员的素质和水平。档案管理工作的主体是档案，主导是管理人员，管理人员的工作态度和工作严谨性对档案资料的安全性有着重要的作用，直接影响企业档案管理的质量。因此，企业负责人要对企业档案管理工作进行关注，提升档案管理的观念和意识，对档案管理人员进行严格的选拔和系统的培训，提升档案管理人员的素质和能力，确保档案管理工作的顺利进行。

2）创新档案管理形式，强化电子信息建设。在档案管理工作中，要对档案管理形式进行改革和創新，强化电子化档案信息建设，随着我国经济社会的不断发展，科学技术的不断提高，越来越多的先进技术被应用到企业档案管理当中，企业在档案管理过程中，可以利用先进的计算机技术对档案资源进行电子化管理，将企业档案资源进行电子化转化，从而提升企业档案管理的工作质量和效率，提升企业档案的安全性和高效性，更好的促进企业的长远发展[5]。

3）完善档案管理制度，加强档案管理监督。在企业档案管理工作中，企业负责人要健全和完善企业档案管理制度和体系，加强对企业档案管理工作的监督。完善的制度是保证企业档案管理工作顺利开展的前提条件，也是档案管理人员工作的重要依据。在企业档案管理工作中， 负责人要制定严格的档案管理制度，规范档案管理人员的工作态度和工作流程，并设置专门的人员对企业档案管理工作进行监督和管理，实时监管档案管理人员的行为，及时发现档案管理工作中出现的问题和不足，并有针对性的对档案管理中出现的问题和漏洞进行妥善的处理和解决，提升企业档案管理监督工作的质量和水平，更好的管理企业档案资源和材料，保证企业档案的安全，促进企业各方面的平稳发展，促进企业经济效益和发展目标的实现。

4 总结

总而言之，想要做好企业档案管理工作，必须对档案管理工作给予足够的重视，提升档案管理观念，建立完善的档案管理制度，建立档案管理库房，在档案管理交接等方面进行细致的规定，强化信息电子化建设，创新档案管理形式，加强对档案管理进行严格的监督，提高档案管理人员的素养和能力，从多方面做好档案管理工作，促进企业的长远发展。

参考文献

[1]吴警.加强企业档案管理的分析研究[J].兰台世界，2020（S1）：133-134.

[2]周彩芳.企业档案管理探讨[J].兰台世界，2020（S1）：143-144.

[3]黄燕燕.企业档案管理实践创新研究[J].办公室业务，2020（09）：92-93.

[4]丁小兰.企业档案管理工作中存在的问题与思考[J].办公室业务，2020（08）：145+152.

[5]张静.数字化时代下企业档案管理工作开展策略[J].城建档案，2020（04）：74-75.