城市规划审批档案的动态管理策略探究

孙艳艳

摘 要：审批档案作为规划许可事项的重要载体，内容应根据审批情况实时更新，规划审批管理要及时反映最新情况，管理模式要适应档案内容变化的需要，以提供及时有效的档案服务。动态管理的目的是确保批准文件的内容总是与实际的批准业务相一致。但是，由于我国档案动态管理工作起步较晚，审批工作中还存在一些问题。为此，本文对目前城市规划审批档案管理中存在的问题进行了分析，并提出相应的对策，以提高城市规划审批档案管理的质量。

关键词：城市规划管理;审批档案;动态管理

1 城市规划审批档案管理中的问题

1）主管部门认识不到位。规划档案管理工作千头万绪，涉及大量数据信息，是后续工作顺利开展的前提，亟须专业人员进行针对性管理。但现阶段普遍存在重审批轻归档的情况，缺少专业的档案管理人员，档案工作人员很多是从相关科室抽调，造成人员流动、变动频繁，在人员交接时未做好有效衔接，导致部分资料不能及时录入，档案资料不全，从而影响档案工作质量。同时，由于重视程度不到位，档案管理仍然是使用手工操作，存在资金匮乏、设施设备短缺情况，缺乏先进高效的档案管理辅助工具，效率低，容易出错，档案资料的有效整合与整理的难度加大了档案管理工作的难度。

2）档案管理工作制度不健全。在实际工作中，部分审批主管部门只是要求各审批单位依据《中华人民共和国档案法》进行审批档案的归档，缺少专门性的规范性文件加以细化。但法律作为原则性、系统性、整体性的体系架构，不可能涵盖到日常规划审批档案的方方面面，可操作性不强，这就导致档案收集及整理工作、保护和利用档案缺乏统一的操作标准。还有的规划审批单位虽然出台审批档案相关规章制度，但没有认真落实、管理松懈，档案工作没有形成制度化，导致档案管理出现漏洞。

3）工作人员动态管理意识淡薄。城市规划工作内容繁杂，工作量大，单调重复的整理归档工作容易使人产生麻木心理。部分档案管理人员由于年龄较大、学历及能力限制，思想观念陈旧落后，难以意识到归档工作的重要性，在工作时抱着得过且过的态度，缺乏职业道德和责任感。当规划审批内容有变化时不能也不想及时更新审批档案，缺乏动态管理意识，造成归档内容与实际情况不符。

4）档案内容记录不全面、纸质档案更新慢。城市规划审批档案涵盖了从土地招拍挂到工程竣工验收的全过程，随着建设项目进展不断进行动态更新，是各种有价值资料的全记录。近年来，各大城市都在进行棚户区及老旧小区的改造，因建设项目建设周期长以及各种新情况的不断出现，立项批文、规划设计方案难免发生调整。档案管理人员未正确登记档案信息，造成档案内容记录不全面、归档不合理、提交不及时。同时，对档案未有效分类整理，造成同一项目或同类档案之间没有相应的衔接，无法保持档案的完整性、延续性、正确性和系统性，降低了档案的作用和质量。

2 城市规划管理审批档案的动态管理策略分析

1）加大资金扶持和培训力度。《山东省档案条例》第十八条规定“由部门档案馆保存的永久档案，超过三十年的，应当移交给同级综合档案馆，国家另有规定的除外。”城市规划管理审批档案资料需要长期保存，由于缺少必要的档案硬件设备和正确的归档意识，一部分审批文件易出现文件缺失等问题，严重影响城市规划工作的开展。为此，城市规划单位要提高对审批文件动态管理的重视，着重从两个方面进行提升：一是加大审批文件动态管理的经费投入力度，完善审批文件动态管理的硬件设施，配备专门的档案库房，如菏泽专门修建了市城建档案馆，增加除湿仪、防磁柜，温度监控器材、号码机等基础性设施保证档案的规范存放。另一方面，制定审批档案动态管理培训计划，邀请专业人士针对档案的管理维护和档案的归档、分类、档案接收等工作规范以及实物档案、照片档案、档案数字化工作的相关要求和知识进行讲授，并现场解答档案工作人员在平时档案工作中遇到的问题，为档案业务指导和档案接收奠定扎实基础，在加强档案工作建设方面发挥了积极的作用。

2）完善机制健全标准。健全的管理机制和城市规划管理规范是动态档案管理的重要保证，城市规划和审批范围的文件管理包含在不同的规划当中。在纵向管理规范方面，政府部门需要制定规范统一的档案管理标准，使用相关联的同类型的介质进行档案记录，档案之间的计算机及相关设备形成相應的文件格式、文件模块以及文件类型，并且需要进行科学记录，确保审批档案制度完备性和操作规范性;横向协调工作方面，城市规划审批主管部门要完善档案保管、复核、借阅、库房管理、立卷归档、移交、保密制度等档案管理制度，加强受理科室、审批科室、评审勘验科室等相关业务科室之间的联系，及时将审批档案数据在局内部及各县区部门间共享，从而提高档案工作的规范化、系统化、科学化管理水平，实现审批档案的动态管理目标。

3）加强人才队伍建设。人力资源是城市规划审批档案动态管理的关键要素。通过加强审批档案管理队伍建设工作，解决工作人员动态管理意识淡薄问题。可以从以下三个方面展开：第一，奖优罚劣，对档案管理存在的问题进行通报，严把准入门槛，要求工作人员高度重视档案管理工作，了解档案管理工作的重要性，不仅要有扎实的业务基础，而且要有很强的管理能力和服务意识。二是档案工作者要加强档案法规学习，努力提高档案管理专业知识和业务能力，做好档案的移交转接工作，增强档案管理安全性。第三，城市规划审批部门可以通过开展人才引进工作，选拔档案专业的人员，出台优惠人才吸引新鲜血液，建立人才档案，创新档案发展模式，从而提高审批档案动态管理工作质量。

4）利用“互联网+”构建网络数据资源库。根据《中华人民共和国城乡规划法》《山东省城乡规划条例》，在规划区内进行各项建设活动实行“一书两证”规划审批制度。以山东省菏泽市为例，菏泽市2018年11月成立行政审批服务局，原规划审批权划转至市行政审批服务局行使。菏泽市依托数字云平台建设城市大数据资源中心，把数据中心作为政务数据资源管理的基础平台。城市大数据中心集中部署共享系统、开放系统、基础数据库、学科数据库、部门政府数据资源库等，集中存储政府数据资源，提供统一的政府数据资源管理服务。依托数字云平台提供的存储、管理、安全等云服务，各县区审批局实施本部门非涉密规划管理审批档案的建设、运行和维护。同时做好分类开放工作。涉及规划设计方案、调整后的修建性详细规划及审批事项的批后公布等规划管理数据，无条件开放提供给所有公民、法人和其他组织使用，保障群众的知情权。再次，需要加强审批控制，很多项目去受理窗口进行项目申请的过程中，通过山东省政务服务网或工程建设项目审批管理系统进行网上填报，审核完成后系统自动赋码，用于记录文字和网址，可进行实时动态追踪，确保可追溯性。

3 总结语

大数据时代，城市规划审批档案的动态管理已成为城市高质量发展的必然趋势，因此，必须转变观念，与时俱进，积极推进城市规划审批档案管理的信息化建设，提高城市规划审批档案管理水平。

参考文献

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