改革户籍档案管理，落实为民服务职责

朱亮

摘 要：目前许多省市地区的公安机构都在积极探索户籍档案管理与信息化技术相结合的途径，以此来提高档案管理的质量，为群众提供更为便利的服务。作为公安机关的负责人和档案管理具体负责人，应认识到档案信息化发展的必要性，善于发现日常管理工作中存在的各种问题，积极探索信息化手段与档案管理工作的有效结合，落实公安机构为民服务的职责。

关键词：户籍档案管理;公安机关;为民服务;信息化

自古以来的历朝历代都有户籍档案管理工作，户籍档案为治国理政和人口管控提供了有效的依据，因此户籍档案管理是公安机关工作的重要组成。公安机关在对辖区居民户籍管理的过程中会形成许多有价值的文件资料，包括纸质文件和音视频文件。这些资料能够证明公民的法律身份，在行政业务办理或者刑事犯罪侦查的时都能为相应的机关或相对人提供证据资料，因此户籍档案也是服务为民的一项工程。介于公安机关为民服务的职责，各级公安机关应加强对户籍档案的管理，完善档案管理的模式以为群众提供更好的服务。

1 改革户籍档案管理的必要性

户籍档案管理工作改革的主要方向是将户籍管理与信息化建设相结合，以数字化的管理模式来改进传统管理的不足，增强户籍档案管理的效能。目前已经有许多省市地区开始探索并落实户籍档案的数字化管理模式，并且信息化管理工作已经取得了良好成效。

1.1 节约管理成本，提高管理效率

传统的户籍档案主要采用纸质化的管理方式，而如今以数字化管理模式逐步取代纸质化管理，这在很大程度上节约了公安档案管理的成本。之前的档案管理需要占地面积比较大的档案管理室，并且要保证管理室内的温度和湿度，对于加密等级较高的档案还需要安排专人管理，这耗费了许多人力和物力。但如今信息化的档案管理模式为公安机关减轻了许多管理压力，也保障了档案的安全性。

1.2 方便群众查询，落实服务为民

纸质化管理模式中，居民若想查阅档案必须要到公安管理机构提交查询申请，但将信息技术应用于户籍档案管理之后，许多数据资料都能上传至云端，有需求的居民只需要登录到官网，输入想要查询的信息并提交申请，经过公安人员审核通过之后即可获取相应的信息，减少了居民跑腿次数和时间，为行政相对人提供许多便利。

2 改革公安户籍管理的对策思考

尽管许多地区档案管理信息化工作已取得成效，但仍然有可改进和完善之处。为此公安机关应认识到目前工作中的不足，寻找档案管理工作可以改进的地方。

2.1 明确分工职责，确定工作责任人员

随着人口流动日益频繁，各地区、各级别的公安户籍管理工作量都在加大。在这样的局面之下，公安机构必须要明确户籍档案管理工作的责任人，细分每项工作的相应责任人，将户籍档案管理工作落到实处。明确落实各项任务的责任依赖于建立完备的制度体系。各级公安机关应根据档案管理工作的实际，制定适合档案管理工作的规章制度，并要求每位公安人员都熟悉该项制度。制度的内容应涵盖档案管理各个环节，包括档案资料收集、档案排序、立卷、归档、利用等各个流程，每个流程都有相应的责任人，同时制度还应包括对人员的考核评价体系，结合个人在工作中的表现和履职情况来完成年度考核，考核结果直接与晋级晋升挂钩，以此来激励每位公安人员尽职履责。

2.2 加强人员培训，建立专业管理团队

“人”是任何工作的核心，优秀的户籍档案管理团队能够保证档案管理的质量，可以为行政相对人提供更为优质和便利的服务。在许多公安机关中都缺乏相应的档案管理团队，许多档案工作者都是兼职，尤其是在信息化技术应用于户籍档案管理之后，管理人员既需要具备档案管理知识，还需要熟悉信息化手段的应用，对人员素质要求更高，因此有必要开展对内部员工的选拔培训，建立专业的管理

团队。

档案管理人员的选拔首先应考察团队人员素质，每个档案管理员都应有较高的思想觉悟和丰富的档案管理知识，在工作中应有责任心和热情，愿意用心做好档案管理工作。其次在人员培养方面应有完善的培训机制，包括入职前培训和入职后再培训，培训内容包括学习档案管理的相关法律法规、单位内部管理制度，培训方式可以是理论学习考试、专家讲课、单位观摩等。最后应建立相应的监督考核机制，落实责任追究制度，及时纠正档案管理人员工作中的问题。

2.3 更新管理理念，融入信息管理模式

更新档案管理理念能够帮助档案管理者不断创新管理模式，使户籍档案管理工作更加高效便民。在信息化时代中，我國仍有许多地区公安机关采用纸质化的管理方式，甚至对信息化档案管理比较排斥，认为缺乏安全性，这主要是管理理念陈旧所导致。公安机构负责人应认识到档案管理工作的创新之于群众的便利，在利用网络为群众提供档案检索查询服务，能够缩短群众等待的时间，简化档案查询的手续，减少了群众来回跑腿的次数，可以说事项便民的工程。而采用信息化的方式管理档案不仅可以节约档案管理的人力物力资源，也可以实现不同地区、不同层级公安机关之间的数据共享，能够有庞大的数据库支撑为民服务的工作，因此无论是对公安机关来说，还是对群众来说，促进档案管理工作信息化发展都势在必行。

2.4 增加宣传力度，普及群众使用手段

在某些地区虽然公安机关已经开始启用户籍档案信息化管理的模式，但许多群众仍选择到公安机构办理业务而放弃网上办理，其主要原因在于宣传力度不够。许多居民尤其是老年人不了解户籍管理工作的改革进程，甚至有些行政相对人不会使用网络，因此仍然会选择最原始的信息查询手段。公安机关档案管理人员应下沉到社区，以实际案例演示的方法教会社区居民尤其是老年人如何使用互联网查询。在日常工作中，档案管理者也可以利用窗口业务办理的时间向相对人宣传网络查询的方式，让相对人了解具体的操作流程，并能感受到这样的查询模式能够带来的便利，才是普及户籍管理信息化的有效途径，也是真正地实现了服务为民的工作目标。

3 结束语

综上所述，公安户籍档案信息化管理模式的创新发展是一项服务民生的工程，缩短了群众查询户籍信息的时间，减少了许多不必要的手续，同时还可以为群众提供庞大的数据信息。目前我国许多省市地区的公安机关已经开始了档案管理数字化工作并取得了一定的工作成效，但如何将信息化技术更好地与档案管理结合，使户籍档案更好地服务于群众，仍是许多档案管理工作者不断探索的方向。

参考文献

[1]郑鑫.谈户籍档案管理的方法及手段[J].黑龙江档案，2018.

[2]傅样.我国公安档案管理政策法规回顾与展望[J].浙江档案，2019（10）.