浅析编制施工类商务投标文件的细节要点

王丽

摘要：本文从研读招标文件、编写规范的商务投标文件、投标文件的后期制作三个方面进行论述，详细分析当前投标文件编制环节中应注意的关键问题。要制作高标准的投标文件，有必要在标书编制环节中对关键节点进行把控，防止因细节失误被废标、因逻辑矛盾或文档失误被扣分、被忽视、被误判等情况。通过对投标文件编制的方法和措施着重阐述，充分挖掘提高投标文件编制的潜力，確保投标文件“有效、规范、优质”，为后续的标书编制借鉴使用。

Abstract： This article discusses the three aspects of studying bidding documents， preparing standard commercial bidding documents， and post-production of bidding documents， and analyzes in detail the key issues that should be paid attention to in the preparation of bidding documents. To produce high-standard bid documents， it is necessary to control key nodes in the bid preparation process to prevent bids being invalidated due to errors in details， deductions due to logical contradictions or document errors， being ignored， and being misjudged. By emphasizing the methods and measures for the preparation of bid documents， we will fully explore the potential of improving the preparation of bid documents， ensure that the bid documents are "effective， standardized and high-quality"， and be used as reference for subsequent bid preparations.

关键词：商务投标文件;细节;注意事项

Key words： commercial bidding documents;details;matters needing attention

中图分类号：F284                                         文献标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2020）31-0036-03

0  引言

随着我国经济的快速发展，国内基础建设行业蓬勃发展，在当下竞争日趋激烈的市场环境中，投标人要从众多竞争者中脱颖而出，编制一套合格有效、优质规范的投标文件显得尤为重要，也是招标人考察投标人综合实力的体现。商务投标文件作为工程投标中的重要组成部分，始终贯穿于资格预审或资格后审的整个过程，因此商务标书编制人员必须具备严谨细致的工作态度和精益求精的工作精神，熟练且规范地处理投标过程中遇到的每一个细节问题，才能带来一次成功的投标。

1  研读招标文件

招标人是出卷人，投标人是答卷人，评标专家是阅卷人。答卷最关键是阅读题目，标书编制人员要制作出合格有效的投标文件，研究分析招标文件是编制标书的基础，这将影响到投标策略的制定和中标概率的分析。投标人自获取招标文件后，应立即组织经验丰富的标书编制人员召开标前会议，仔细研讨招标文件的每一个章节、每一项条款，确定投标文件的重点、难点、疑点，并作出标注，编制投标计划，认真落实各项投标准备工作，做好具体注意的细节和要点。

1.1 读投标人资格要求及其说明

投标人自获取招标文件后应仔细核对本单位是否满足本工程的资质条件、施工业绩、财务状况、人员资格、信誉要求、市场准入资格等条件，并提前准备好证明材料。已经报名的投标人若发现本单位无法满足招标文件提出的资格要求，务必要提前给招标人或招标代理机构递交放弃投标函，否则会影响投标人在本地区的投标信用。

1.2 读投标人须知

投标人须知是指导投标人全面了解项目的基本情况和在整个投标活动中必须遵守的各项规定及投标应注意的事项，并给出了有关投标文件编制的信息。投标人务必遵守投标人须知中规定的几个时间节点、工期目标、质量目标、安全目标、投标保证金、投标限价、装订包封等要求，不可遗漏任何关键信息，如对招标文件有关内容存有质疑要尽快向招标人或招标代理机构提出澄清并得到书面回复，以免因投标失误而造成无法弥补的投标损失。必要时，配合技术和报价编制人员做好统筹规划，为后续标书编制打下良好的基础。另外，资金来源也不可忽视，这是为保证中标后能否顺利按合同进行施工的主要保障之一。

1.3 读评标办法

我国目前常用两种评标办法：综合评估法和最低价中标法。无论采用哪种评标办法，投标人都要精准分析评标办法中的评审程序和标准，明确规范有效的投标策略。依据评标办法，编制针对性的投标目录，严格响应评标要求。

1.4 读项目专用合同条款

提前熟知合同条款有利于发现是否存在投标人不能接受或含糊不清的条款，投标人一旦中标后，必须要按照招标文件中专用合同条款的事先约定内容、格式签订合同;同时，投标人要重点关注合同签订时甲乙双方基本信息、权利与义务、签订合同的时间、计量及各类工程款项的支付方式和金额、违约责任约定以及需要说明的相关情况等，这也是保护投标人自身权益的前提条件。

2  编写规范的商务投标文件

2.1 商务标文件的编制内容

商务标文件主要以表格的形式反映投标人基本信息、人员、设备、业绩、财务能力等基础数据，它既是投标人编制商务文件的基础，又是投标人能否通过初步评审和详细评审的关键。因此，编制的投标文件不仅要符合全面、适当、真实、及时性的要求，而且要逐项核实填报内容、检查证明材料复印件是否齐备、资格审查标准材料及签署盖章是否完善、投标授权书是否开具等。

通常，商务投标文件资料包括：①投标函及投标函附录;②授权委托书或法定代表人身份证明;③联合体协议书;④投标保证金;⑤项目管理机构;⑥拟分包项目情况表;⑦资格审查资料;⑧其他资料。当然，不同类别的招标文件对投标文件的组成要求略有所调整，但大同小异。

2.2 商务文件的编制注意事项

投标文件的编制内容都是以招标文件为依据，投标人要严格按照招标文件规定的内容和格式编写，不仅要全面响应招标文件有关工期、投标有效期、质量目标、技术标准和要求、招标范围等实质性要求和条件，还应做到内容完整，文字严密准确，签署、装订及密封等均满足招标文件要求。

2.2.1 标书内容填写要正确、规范、满足要求，不能漏项

①投标文件前后文中涉及的招标单位名称、项目名称、标段编号、补遗书（如有）编号内容要正确填写并和招标文件的“投标人须知前附表”或补遗书文件完全一致，投标人名称要和五证合一证件一致，不可简写。

②投标函中质量、安全、工期目标的内容要和招标文件一致，工期切不可超越招标文件规定的时间，质量安全目标也不得低于招标文件规定的标准。

③投标文件格式正文内容要按规定格式编写，各章节标题要与招标文件目录顺序一一对应。

④主要人员简历表编制应做到：1）确保最低要求并适当超过要求配备;2）拟投入工程管理的主要人员在年龄、学历、经历、能力方面合理搭配;3）资料完备，填写得当，不仅要一人填写一张表，还必须做到表与证件相符，证书与招标文件要求相符。

⑤投标保证金应按招标文件规定要求足额缴纳并充分考慮银行汇款的时间误差风险，以免耽误换取确认函的时间;若采取银行保函形式提交，在未征得招标人或招标代理的同意不得随意更改招标文件规定的保函格式内容。公路工程项目有部分招标人规定出具保函的银行不限于投标人基本账户开户行，但为稳妥起见投标人从基本账户开具更有把握，以免造成废标。

2.2.2 所提供证明材料要完整、有效、清晰可查

①资格审查资料应附齐全、清晰、有效的证明文件来保证证件的有效性和完整性。如：五证合一、三个体系证书、银行资信等级、人员身份证、注册证书、安全证书及岗位证书等在有效期内的证件。

②企业类似工程业绩表中工程简介应详细、全面。如：施工合同额、技术标准、桥跨长度类型等特殊工艺及施工方法，若所附竣工验收报告不能完全满足招标文件要求，应补充提供业主开具的证明材料或施工图纸、投标工程量清单辅助证明资料，来补充完善工程业绩的有效性、真实性和完整性。

③财务状况表中除提供事务所审计的报表外，还须附上投标人的财务状况说明书，避免编标人员经验不足或是人为图省事忽略这点而导致废标情况时常发生。

④获奖资料除提供获奖证书外，最好将获奖文件和公示网址一并填入，以证实获奖材料的真实性、完整性。

⑤投标文件正本中尽可能提供原件的彩色扫描件，既保证所提供资料的真实性，又保证复印的副本文件的清晰度，确保评标人员不会因证明材料模糊不清视为不响应而评定扣分，严重的将导致资格评审标准不通过。

2.2.3 紧扣评标办法的评分点

①业绩资料宜多不宜少。在业绩满足资格审查条件的基础上，多添加合同金额较大、里程较长、有特殊施工工艺的，不仅防止因个别业绩不符合评审要求而被废标，而且还向评委展示了投标人的丰富经验及综合实力。

②技术能力资料等级宜高不宜低。随着四新及智能技术在工程中的推广应用，投标人为充分证明技术能力，应优先提供资料最新、级别最高且与本工程特点有关的施工项目获奖证书。如：获得的国家级工法、专利等资料。

③其他资料中要多体现企业履约信誉资料。招标人对投标人的综合实力的评分不仅对投标企业的人员能力、业绩能力、财务能力的考察，而且更加注重工程建设全过程的履约信誉考察，并综合考察投标人在建项目的履约状况、质量状况和奖惩情况。因此，投标人所承建的工程与个人所获奖文件及证书、银行信用信贷证明、工程项目所在地的信用评价等能够展现综合实力的文件均须提供。

2.2.4 有关资格预审的更新资料

①资格后审资料中的业绩、财务状况、人员资料不能与资格预审资料自相矛盾。②补充的资料必须有助于招标人更深入地了解投标人的综合能力，对已报送资料起补充、完善和更新的作用。③不需要更新和不必要的资料坚决去除，避免画蛇添足和弄巧成拙。

2.2.5 标书文档的排版、美化

对投标文件中的字体、字号、页面布局、页眉页脚、段落、表格等都应设定统一的格式，并使用photoshop等软件对图片大小、像素的处理，保证整体投标文件的美观、工整、悦目。

2.3 投标文件的装订、签署、密封注意事项

投标文件的装订、签署和密封要求不仅繁琐也很严格，投标人应高度重视，这将直接影响投标文件的有效性、响应性。①仔细对照招标文件，查看投标文件是单面打印还是双面打印;商务、报价及技术文件是合并装订还是分册装订;投标文件封面右上角是否应有打印或是盖有正（副）本章字样;投标文件正（副）本数量是否合理等。

②投标文件中法定代表人或委托代理人签署要严格按招标文件规定执行，不得使用印章或签名章代替，且人员签字处是否和法定代表人或其授权人相符;投标文件正（副）本应做到盖章处全部加盖鲜章，不可投机取巧，以防万一。

③投标人严格按照招标文件规定进行密封，正（副）本文件是分开还是合并包封，是否有内外层包封，封套信息的正确填写，特别是同时投多个标段时，投标人是严禁想当然的按常规形式制作。同时，在密封口处是否加盖投标人公章或法定代表人印章或密封章等。这是招标人或代理机构检验投标人第一步，若投标文件密封失误导致开标完备性检查未通过而废标，则失去本次投标资格而损失惨重。

3  投标文件的后期制作

3.1 投标文件的验收检查

除了认真编写投标文件，合稿打印后的验收检查也是一项至关重要的工作，任何小细节疏忽都有可能造成整个团队付出一个月的编标成果白费。复核人对照招标文件规定的格式和条款，从头到尾梳理整套招标文件的关键点和重点，把检查内容制作成一张检查表，也便于其他复核人员的检查，以确保标书的完整性，降低和杜绝标书的出错率。主要检查的内容要有针对性和有效性，检查正本中与本项目无关的单位名称、工程名称。

①逐页检查投标文件格式、内容是否符合招标文件要求，是否响应、漏项，有无少字、错字;②投标承诺书中的内容是否按招标文件要求逐条编写;③投标文件复印装订过程中是否出现重页、缺页、空白页、装倒等低级错误;④标书完成改动或抽换后页码是否连续;⑤逐页检查有无遗漏签字和加盖投标人公章、法定代表人或委托代理人签章、报价编制人员处是否加盖注册造价工程师执业资格印章等;⑥标书包封是否按招标文件执行;⑦电子文件是否按招标文件要求导入相应的存储介质中，介质表面是否正确填写相应的信息，电子文件上传格式是否正确。

3.2 投标文件的及时递交

递交投标文件时，应注意投标文件的递交时间、地点，为保证投标文件的及时送达，投标人尽量选择离开标地点附近的酒店住宿或是提前半小时到达。参加开标会的投标人员应按招标文件规定携带好相关资料，如：①委托代理人授权委托书或介绍信及身份证原件;②投标保证金（银行保函）确认函原件;③企业类似工程施工合同及验收证明资料、企业获奖、技术能力等加分项的原件;④如有项目经理答辩须携带个人身份证、注册建造师证、职称证书和安全B证;⑤项目经理及委托代理人社保缴费证明;⑥若项目为电子开标应携带投标CA锁并记住解锁密码;⑦随身携带招标文件和补遗书文件，以免未按规定要求送达导致投标文件被拒收;最后，提前打印开标记录表并准备签字笔，详细记录开标会的唱标信息，会后交给投标部门分析、存档使用。

4  结束语

总之，编制人员应以认真负责的态度珍惜每一次来之不易的投标机会，注重每一处细节，养成良好的审核、校对习惯。平日做好信息、资料的积累整理工作，标后认真总结和分析，找出存在的问题，提出整改措施，為下次投标积累经验，同时，加强招投标方面的法律等知识的学习，不断提高自身的专业理论知识和实践经验。通过不断学习、总结和实践，进一步提高投标文件的编制质量，努力实现提高中标率，在竞争市场中处于不败之地，为企业更好的发展作出坚实的保障。

参考文献：

[1]陈莹莹.编制服务类投标文件应注意的“小细节”[N].中国政府采购报，2019.

[2]刘会荣.工程项目投标文件商务标编制要点及注意事项[J].知识-力量，2018.

[3]李辉.公路工程投标商务资料的认知[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2012（05）.

[4]中华人民共和国国务院令第613号.中华人民共和国招标投标法实施条例.2012.2.1执行.