计算机网络技术在企业档案管理中的应用探讨

胡京津

[摘 要]将计算机网络技术融入企业档案管理工作中，成为现阶段企业文书档案管理的一项有效手段，为了能够适应信息化时代的发展要求，要求档案管理人员应具备较强的专业素质及专业技能，结合计算机网络技术的发展特点，将文书档案管理人员专业素养培养作为一项重要内容，充分利用计算机网络技术，以提升企业档案管理效果。文章对计算机网络技术在企业档案管理中的应用现状进行分析，并提供了相应的策略。

[关键词]计算机网络技术;企业档案管理;档案管理人员;档案管理硬件;档案管理方法

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.29.194

为了取得良好的档案管理效果，需要将计算机网络技术融入企业档案管理工作中。传统企业档案管理工作主要是采用人工管理方式，工作量大，加大了管理人员的工作难度，引发各类差错事件的产生，出现信息丢失及相关信息内容分隔情况，信息无法实现有效的共享。因此，应结合企业的实际发展情况，建立出一套完善且行之有效的管理机制，采用信息化管理方式，确保企业档案管理的规范性，提升文书档案管理效果及质量。

1 计算机网络技术在企业档案管理中的应用现状

1.1 档案管理缺乏制度化

企业文书档案管理工作在缺乏监督的情况下，会导致工作效率降低，计算机网络技术的优势无法充分发挥出来。档案管理人员不能明确自身的工作内容，彼此之间的权责划分不明确，引发一系列问题的产生，针对该种情况，若仅是采用行政部门来对档案管理工作进行监督，相关的法律监督作用无法充分展现出来，档案管理缺乏制度化及规范化[1]。

1.2 不重视档案管理工作

目前，大多数企业中的档案管理人员对档案管理工作均缺乏正确的认识，对企业的正常运营发展造成了较大的影响。之所以出现该种情况，受企业未制定出完善的文书档案管理制度影响所致，各部门的工作人员在开展工作期间未能进行充分的沟通和交流，增加了文书档案管理工作的难度。档案管理部门的工作人员缺乏专业性，大多数工作人员均不是相关档案专业毕业，多来自于企业中的其他部门，档案 管理知识不完善，阻碍了档案信息管理工作的进一步实施及开展[2]。

1.3 档案管理人员专业能力差

企业中的大多数档案管理人员专业度不强，无法及时有效处理档案管理中存在的问题，导致计算机网络技术在文书档案管理工作的作用无法充分地发挥出来。另外，大多数档案管理工作人员缺乏责任感，在工作期间，未能严格按照档案管理工作的要求实施及开展档案管理工作，在实际的工作过程中经常会出现违规操作，档案管理工作的质量大大降低。

1.4 档案管理硬件有待完善

要想提升企业档案计算机网络技术管理效果，需要将硬件管理作为档案管理中的一项重要工作内容，为档案管理工作的实施及开展奠定基础。从当前来看，大多数企业均存在档案硬件设备管理不当等情况，未在档案管理部门中建立档案管理存储室，消防设备及电器管理工作有待进一步完善。

1.5 档案管理方法不正确

有很多企业中的档案管理人员均不是档案相关专业毕业的，未能掌握专业档案管理方法，在开展管理工作期间，档案管理规范性有待进一步完善，并且在开展档案管理期间未能严格按照相关的档案管理要求进行，档案存储方法不合理，并且出现随意分类等情况，增加了后期档案管理工作的难度。

2 计算机網络技术在企业档案管理中的应用策略

2.1 制定完善的文书档案管理制度

为了能够实现对文书档案信息管理的监督，需要建立一套完整的信息数据管理系统，加大对计算机网络技术的应用，定期更新信息数据资料，有效的解决了传统文书档案信息管理中存在的传递不当及信息落后现象，提升了文书档案信息管理工作的效率及质量。需要建立完善的文书档案信息分类数据库，根据信息种类的不同对信息进行分类，监督文书档案信息，为企业的持续稳定发展奠定基础[3]。

2.2 重视文书档案管理工作

企业中的文书档案信息管理经常会出现信息泄露，对企业的健康持续发展造成了较大的影响，是由于企业未能将文书档案管理作为重点管理工作，并且文书档案管理人员也未能对文书档案做到保密，导致人员的资料出现泄露。因此，应聘请专业的计算机技术人员开展信息保密工作，使文书档案管理人员能够掌握信息保密的技术及方法。企业应重视文书档案管理教育工作，并结合企业文书档案管理工作的实施及开展情况，制定出相应的制度，规范文书档案管理人员的行为，使工作人员能够意识到加强文书档案管理工作的重要性[4]。

2.3 提升档案管理人员职业素养

档案管理人员的专业素养直接关系到企业档案管理工作的顺利实施及开展，需聘请一些经验丰富的专家学者进入到企业中，在档案部门开展讲座及专业的培训，确保档案管理人员能够有效掌握档案管理方法，灵活使用计算机进行档案管理，确保计算机网络技术能够在企业文书档案管理中发挥出重要的作用。将提升档案管理人员的专业素养作为一项重要培训工作，根据员工的实际工作情况，制定出与之相应的培训活动，以提升档案管理人员的档案管理专业度。

2.4 加强档案管理信息化工程建设

将加强信息化工程建设作为企业建设中的一项重要内容，各项建设工作在实施及开展过程中，应建立在符合档案管理工作要求的基础上进行，根据企业档案管理要求，建设信息化工程，完善信息化工程建设方法及建设步骤，使企业的信息化工程建设力度明显提升，以确保企业的科学发展，使企业的档案信息管理工作更具科学化，优化档案管理效果及质量。对企业的信息化管理系统进行规范管理，完成对企业信息资源的充分合理运用，提升企业信息化工程建设效果及质量，为企业档案管理工作的高效实施及开展奠定基础，并提供技术上的支撑。

2.5 优化档案信息化管理方法

在企业档案信息化规范管理中，应完善建立管理流程及管理措施，要求企业各部门应积极借鉴其他企业先进的档案管理经验，并结合自身企业的档案管理需求，合理制定档案管理系统，优化档案管理处理流程，完成对档案的标准化及规范化建立，促进档案分类、整理、记录及保存。企业档案管理中的内容较多，由表格管理、数据管理、图片管理等内容构成，通过使用信息化管理方法，实现了对档案的标准化管理，使档案管理工作更加完善及规范。为了提升档案管理人员的工作热情，个人应明确自身需要承担的责任，一旦发现档案管理出错，能够及时找到相关人员进行处理，工作人员的工作积极性也会随之而提升[5]。

3 结论

为了提升信息化时代下企业档案管理效果，需要将计算机网络技术融入到企业档案管理工作中来，以完善对现代化技术的充分运用，加强企业档案管理有助于提升企业管理工作效果及质量，针对企业档案管理工作中存在的不足，制定完善的文书档案管理制度、重视文书档案管理工作、提升档案管理人员职业素养、加强档案管理信息化工程建设、优化档案信息化管理方法， 确保能够将档案信息的作用充分地发挥出来，推动我国企业管理工作的健康稳定发展。

参考文献：

[1]马潇宇.计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究[J].电脑知识与技术，2020，16（4）：13-14，21.

[2]郑涵容.计算机网络技术在高校档案管理中的应用探究[J].信息记录材料，2019，20（7）：142-143.

[3]孙静.高校教育管理下计算机网络技术在人事档案管理中的应用及完善[J].知识经济，2017（19）：131-132.

[4]路慧泽，戴娜.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].价值工程，2017，36（14）：196-197.

[5]李晓宇.计算机网络技术在高校学籍档案管理信息化建设中的应用[J].科技传播，2016，8（19）：130-131.