数字化时代企业采购体系搭建及设计

文 | 毛科

作者系中国华电集团物资有限公司党委书记、执行董事

在新一轮信息技术革命的驱动下，我国电子商务与传统经济融合显著提升，电子商务加速从消费领域向各产业领域拓展，数字化技术手段正在推动企业采购行为越来越智能化、智慧化。为适应“互联网+”趋势，运用数字化理念、技术和资源，华电集团积极探索采购管理信息化建设路径，搭建中国华电集团电子商务平台（以下简称“ECP平台”），在采购管理信息全流程管理上取得了长足的进展，实现了采购业务的“集中管控、分级实施”，提高了采购管理效率、效益，以及招投标管理的公开性、公平性和公正性，有力促进和保障了集团公司生产经营发展。

数字化采购体系搭建情况

ECP平台是基于华电集团物资采购业务规划建设的专业B2B电子商务平台，可提供完全具有自主知识产权的采购电子商务一揽子解决方案。平台架构采购寻源管理、供应商管理及评价、物资管理、运营管理四大模块，实现采购方式全支持，与集团ERP系统及MDM主数据平台等内部系统实现数据互联互通，与中国招标投标公共服务平台、中金电子支付平台、防伪税控开票系统等外部系统实现对接，与京东、苏宁、得力、西域、震坤行五家主流电商实现数据实时交互，实现了从采购计划、采购寻源、合同执行及交易评价的全流程管控，华电集团基建、技改、检修、后勤等涉及的货物、工程、服务等采购活动已统一通过ECP平台实施，组成了全面完整的数字化采购体系。

ECP平台采用https方式访问，强化数据传输的安全性；网络架构分区部署，保证平台的纵深防御；开发平台安全组件，防止网络攻击行为；引入动态密码因子和CA证书对菜单权限和敏感数据进行加密；部署应用防火墙、日志审计、威胁分析等安全设备，辅助安全工程师发现攻击行为；生产环境数据全双链路热备，平台数据和程序等同时在本地和上海部署灾备，实现两地三中心数据容灾。

数字化采购体系主要成效

（一）依托ECP平台构建“三位一体”数字化采购体系

ECP平台采购寻源模块集招标采购、非招标采购、商城采购为一体，实现了采购业务的集中管控。一是招标采购全流程管控。招标业务以招标计划管理系统为龙头，与电子招投标系统对接，实现招标业务强管控。集团所有招标计划通过招标计划管理系统打通信息交互通道，实现提报、调整、流转的统一管理；招标业务公告、发标、投标、开标、评标、定标、归档等流程，通过电子招投标系统实现全过程电子化；评标专家与监督人员通过系统实现联动抽取及抽取全过程自动化。二是非招标采购全过程闭环。非招标采购系统满足各种非招标采购业务需求，上线竞争性谈判、框架协议、询价、单一来源、集团内采购等模块，通过接口与集团ERP、FAM等系统进行采购计划与寻源结果的数据交互，实现非招标采购的全过程闭环管理。三是部署商城采购新模式。满足“撮合式”交易模式业务需求，上线华电商城。办公用品及通用工业品通过商城采购并与合作电商独立结算，设置比价平台，能够同时显示不同合作电商同类商品信息，确保公开、透明、价优。联合储备系统与三大主机厂商合作，实现制造厂管理、分类管理、商品管理、采购管理等联储采购协同功能。

（二）依托ECP平台发挥信息反腐作用

一是过程规范。平台各系统严格依据华电集团采购管理相关规定进行开发，覆盖了从采购计划到供应商评价的全过程，将业务流程和管理要求固化在系统中，实现了全集团采购业务流程统一、规则统一。二是阳光透明。评标专家通过系统实现自动抽取，最大程度减少人为干扰因素。系统内各单位通过平台统一开展招标采购业务时，平台四万余家供应商资源可实现共享，有效打破地方供应商的资源垄断、信息垄断。供应商管理及评价系统通过信息共享，可将供应商不诚信行为的影响面由一家单位扩大到整个集团，促使供应商诚实守信，降低了各单位采购风险。三是追溯查询监管。平台按照“全程在案、永久追溯”的设计思想，保存了平台系统上线以来的所有业务数据信息。在安全、保密的前提下，按照相应的管理权限为各级采购管理部门提供全业务过程信息查询，实现了采购管理的业务监管。

（三）依托ECP平台发挥管理效益

一是为两级集采管理提供抓手。满足集团集采业务需求，开发上线主机备品配件及服务联储采购系统、国产阀门集采功能、电缆集中采购等集采功能模块；满足二级单位集采业务需求，在支持二级单位通过招标、竞争性谈判、询价采购等方式开展集中采购的基础上，提供了二级单位框架协议采购功能，为集团各层级开展集采管理提供了抓手。二是提高采购工作效率。平台电子招投标系统开发了招标计划集中管控、业务与财务一体化管理、评标专家和监标人自动抽取等创新应用，上线招标计划在线流转、标书费自动计算和在线购标、自动生成招标公告、自动收退保证金、自动价格评审等辅助功能，系统应用率达100%，有效提高了采购工作效率。三是发挥服务管理作用。通过平台采购与物资管理统计系统实现了集团内各级单位采购与物资管理对标指标的自动统计，为物资管理提供了数据支撑。

（四）依托ECP平台保障防疫期间物资供应

优化开发ECP平台电子招投标系统、远程登录、视频会议、评标专家系统、招标监督人员系统，为集团公司安全有序推进远程异地集中投标、在线开标、分散评标等工作提供了坚强技术支撑。在平台华电商城系统开设防疫物资专区，紧急上架防护服、测温仪、消毒液、口罩等1455种防疫物资，有效保障了防疫期间的物资供应。

下一步采购管理提升的设计思路

采购是现代供应链管理中非常重要的一个环节，是实现供应链整合，将外部众多产品、服务供应商和企业内部运营有效联结的重要媒介。在当今的数字化时代，采购供应管理在供应链体系中的地位与角色，已经从原来单纯的生产辅助职能转变为重要的利润来源和竞争力形成的驱动力。以更加安全、更加规范、更加友好、更加智能为方向，建设“数字化智慧采购”，是落实高质量发展总体要求，促进采购管理提升的重要抓手。

（一）补上断点、打通堵点，向综合服务平台转型

一是补上断点，促进平台业务向供应链两端延伸，将采购与订单管理、仓储、运输管理等纳入平台管理范围，构建从同步计划、智能采购、数字化供应链中的物流执行到连接客户的营销与服务在内的完整的数字化供应链管理新体系。二是打通堵点，完善全过程采购管理路径，顺畅采购流程，做到品类适销对路、降低库存、仓配一体、满足客户个性化需求，实现降本增效；顺畅销售流程，改善客户体验，加速销售周转流程，为客户创造价值。

（二）推动创新技术应用，进一步提升采购效率

一是应用云计算、大数据、物联网等新兴信息技术，把图像、语音识别技术、5G、人工智能等融合到采购管理过程中，为企业构建经营分析和决策支持体系，实现采购数智化转型。二是进一步推动智能化技术在招标业务中的应用，促进智能引导、智能调度、智能见证、智能分析、总线化的智能控制新技术在评标中心的广泛应用。三是通过新的物联方式，综合运用多媒体和各类通信技术，实现物联网对各业务场景的服务，帮助实现招标业务管理的精益化、高效化并规避传统招标中出现的弊病。

（三）深化数据应用，为智慧决策提供支撑

一是为采购寻源提供科学支撑。对行业竞争格局及主要供应商信息、供货业绩的大数据进行分析，提供采购寻源信息辅助，作为采购前的市场摸底。基于内外部数据构建多维度客户标签，实现企业智能搜索、企业多维度信息展示与评估、提供专家评审资格条件审核、客户价值分析及智能推荐。基于供应链提供产品、企业、企业上下游之间链状网络的行业分析，从更高视野为采购工作提供决策信息支持。二是为采购智慧管理提供科学支撑。结合招标文件标准化，实现评审资格条件智能审核，探索商务及技术自动化打分的实现路径，为专家评标提供辅助。使用数据挖掘技术对投标文件进行相似度比对，结合现有的外围数据的分析，提供围串标风险度预警；从项目概况和资格条件着手搭建分析模型，运用自然语言处理技术提取特征，对项目流标概率提供智能预警，建设规范、阳光、廉洁、高效的“数字采购”生态。