做出行业不可替代的“壁垒”

杨济森

导语：9月5日，由世界旅游城市联合会主办的世界旅游合作与发展大会在北京国家会议中心成功举行。作为2020年中国国际服务贸易交易会（简称“服贸会”）期间举办的四场高峰论坛之一，本次大会是服贸会期间唯一由国际组织参与主办的会议。本次大会吸引了国际组织负责人、知名旅游企业及投资机构负责人等50余位重量级人士、全天共约700位嘉宾现场参会。众信博睿为本次大会提供了组织筹备、策划设计、制作搭建、现场管理、嘉宾接待、技术保障等全案服务，并出色地完成了任务，赢得了各级领导及与会嘉宾的一致好评。

据众信旅游（北京）国际商务会议展览有限公司副总裁宁国新介绍，此次世界旅游合作与发展大会（以下简称“大会”）是中国疫情自有效控制以来举办的重大国际性展会之一，也是规模最大的线上、线下综合形式会议。无论中央还是地方政府都对此次大会给予了高度重视，同样也对公司团队的服务提出了更高的要求。

宁国新告诉记者，为大会服务的过程并不是一帆风顺，总结此次大会的整个过程主要有以下四个难点：一是时间紧任务重。服贸会于9月4日正式召开，但众信博睿在7月中旬才在招投标程序中完成中标，这意味着留给团队的准备时间只有40多天。要想在规定时间内完成所有的会议规划、设计、执行、人员调配、邀请、媒体报道等多项工作，难度可想而知。二是疫情防控要求。此次大会的举办正处于国内疫情刚得到有效控制，但境外疫情还在不断爆发的大环境下，所以对于会议整个环节中的疫情防控方案要求非常严格。从会场可容纳人数到台型摆放方案；从交通的选择方式到与会人员的签到、用餐；还有最重要的入场检查、测温等环节都有严密的要求和备选方案。这都是以前活动中不曾涉及过的新形式。三是线上、线下结合的方式。由于一些特殊原因，此次大会原计划邀请的境外嘉宾不能如期到场，还有一些参展商由于现场数量限制等原因不能参加。基于此情况，众信博睿采用了线上的形式邀请不能来现场的嘉宾一同参加会议和展览。同时，为扩大会议影响力，团队还启用了直播形式，让更多的人可以关注到此次活动。这意味着此次会议在筹备和执行过程中是线下和线上两套计划同时进行，开创了会展行业国际性活动的先河。四是人员调配。由于全球疫情还处在爆发阶段，国内会议、会展行业还没有完全复苏，因此包括众信博睿在内的许多企业尚未完全复工。面对时间紧任务重的实际情况，公司需要从大会初期开始挑选大批设计、销售、文案、宣传等工作人员进驻会务组。此外，考虑到会议的规模和级别，以及防疫、安全等各方面原因，在执行期间还需要更多的工作人员进行点对点的服务。“在还未完全复工的前提下，此次大会显然对公司提出了严格的要求，同样也检验着众信博睿及众信旅游的调配能力，但最終众信博睿出色地完成了该项目。”宁国新说。

谈及此次大会中在技术领域上有何突破时，宁国新坦言，首先，会议会展行业真正的采用线下实体展与线上融合模式，本次服贸会是真正意义上的第一次。因此在实际操作过程中需要考虑几个因素和群体：一是不能到现场的重要嘉宾，如致辞、演讲、参加论坛环节的嘉宾等；二是不能到现场的普通嘉宾；三是不能到现场的普通展商；四是不能到现场的观众。为满足此类人群的参会需求，公司采用了线上实时互动会议系统、线上同步直播系统和线上展厅（云展）系统；而针对世界范围的群体，则需要考虑语言需求。

据宁国新介绍，此次服贸会的重头戏——世界旅游合作发展峰会要面向全球75个国家约120多个城市进行直播，所以在直播平台上同时开设了中、英、俄、法、西5种语言的同传直播间；而在会议致辞、演讲、论坛等环节中，也采用了实时互动直播、录播等形式。服贸会展览区同样也采用了线上展台展示的方式，为有意愿参展的展商免费提供云展服务。技术方面的支持需要结合活动的具体流程和不同群体的需要，所以在今后的技术开发上需要不断地完善和适应，让线上会展更实用。

宁国新认为，当前疫情防控已经成为常态化，在保证参会参展人员体验的同时一定要加强防控管理。首先，防范意识要加强，不能松懈。其次，活动的每个环节都要加入防控措施。如前期的人员邀请、会议规模的把控、会议策划方案等，在执行过程中既要做到监察，也要在执行过程中结合每个环节的特点，让参会者在正常流程中“不知不觉”地完成防疫要求。第三，多宣传阐明防疫的重要性，让更多的人习惯并熟知。

宁国新告诉记者，疫情的突发无疑使客户的需求发生了变化，由原有的单一线下模式向双线结合的模式进行转变；会议规模变小后，宣传的方式和方法也有所不同。小而精、智能化的形式更受青睐；同样在防疫措施和设备物资的需求方面也与之前大不相同，将会更注重卫生安全问题。众信博睿将发挥资源整合的优势，秉承“连接、跨界、赋能”的指导思想，将自己打造成为一个跨越行业、连接融合的创意平台，努力尝试“MICE+”发展模式。

宁国新表示，依托于科技的不断进步，越来越多的智能化模式逐渐被运用到MICE行业当中，并在未来将会向双线融合的趋势发展。由于疫情事件的发酵，近两年内，行业及企业的大型活动会减少，客户将更注重活动的影响力和传播力度。同时，政府主导的具有引领作用的活动需要特别关注。

“行业的发展越来越快，为了跟上时代的脚步我们需要不断地转型升级，要让MICE行业也能呈现出产品化、主题化。用最简单的话讲就是让我做的事情有壁垒，不易被取代。在给客户做营销的同时学会营销自己，加强我们自身的传播力度。”宁国新最后说到。