通过行政督办提高工作执行效率的探索与实践

王宝利

三门核电有限公司 浙江台州 318000

在企业治理体系中，工作执行效率无疑是评判治理能力的重要要素，一项工作是否能够及时有效的完成，决定了前期决策是否能够切实落地和后续工作计划的拟定。特别是对于重要会议下达的行动项，必须由专人进行跟进，及时汇总并向上级汇报工作完成情况和遇到的问题，由领导层判定后续工作的策略和进度安排，以适应新的形势需要，这就催生了行政督办体系。

1 行政督办体系的建立

1.1 行政督办责任的划分

领导层及时将需督办的事项传达给行政督办主体；对会议行动项、检查调研整改项以及其他督办事项的落实情况进行审查，并向行政督办主体反馈审查意见。行政督办主体负责重要会议行动项的督办；对领导层巡视、检查、调研等期间布置的工作进行跟踪督办，负责根据领导层的要求对相关工作进行督办；负责上级单位下发文件中的工作督办；将督办总体情况向相关领导汇报。重要会议承办部门负责根据会议纪要编制会议行动项清单；将会议行动项清单通报会议主持人及相关领导，征得同意后报行政督办主体，纳入行政督办流程[1]。行动项协办部门，负责按照行动项要求及时落实相关工作，根据主办部门的要求及时向其通报相关行动项完成情况。

1.2 行政督办内容的确定

重要会议的行动项，由行政督办主体协同会议承办部门进行督办。对于公司领导巡视、检查、调研现场工作期间提出的整改项，由行政督办主体会商行政办公部门根据情况以状态报告形式进行闭环管理。一个单位年度工作报告中确定的各项工作以及领导层在其他场合交办、批办或要求督办的重要工作，由行政办公部门纳入督办行动项。上级单位下发文件中要求在规定日期内完成或办理的重要任务或事项由行政办公部门负责督办，每周一次。上级单位下发文件中要求1-2天内完成并反馈的紧急文件，由行政办公部门通过电话或邮件方式提醒承办部门及时办结。

1.3 行政督办的执行方式

督办方式可采用口头和书面两种，由行政督办主体视具体情况而定。会议行动项或其他督办项采用清单式管理，有条件的单位可以建立行政督办的电子化流程，建立基于办公系统的行政督办子模块，督办项清单可通过行政督办模块导出。

1.4 行政督办的反馈方式

反馈方式可采用口头和书面两种，由行动项或工作责任部门负责根据行政督办主体的要求而定。录入行政督办模块的行动项根据流程进行反馈，行动项或工作责任部门应及时更新落实情况。如行动项没有进展，至少每月更新反馈一次[2]。

1.5 行政督办的工作流程

口头督办应及时准确的将督办事项传达给责任部门，并及时反馈督办结果。会议承办部门应在会议结束3天内形成会议行动项，确认发布行动项清单或者录入行政督办模块按照流程进行督办。行动项或工作责任部门（主办部门、协办部门）应根据行政督办主体的要求在督办表单或者行政督办模块中及时反馈督办事项的办理情况，包括目前进展情况、存在问题等，不能简单地描述为“进行中”。对于时限较长的行动项或工作，主办部门需进行分解，制定专项计划，按阶段完成相应节点目标。行动项或工作完成后，主办部门应提请领导层关闭。行动项和工作是否可以关闭由领导层确定。对于有明确完成日期要求的行动项，若逾期未能办理完结，主办部门应主动说明逾期原因、实际进展情况、预计完成时间等情况，并提出延期申请，经领导层审查批准后方可作延期处理。对于上级单位要求办理的工作，若因特殊原因不能在规定时间内完成，督办部门应主动与上级部门进行沟通和说明。

2 行政督办运作的要求与设想

一是建立健全一个单位行政督办工作匹配的考核责任机制。督办工作一项重要的任务就是促成工作的落实和工作执行效率的提升，因此，每一项督办工作都应做到责任部门明确、完成时限清晰，可以结合考核机制，进行定期考核，确保督办工作顺利实施。行政督办主体按月度反馈各督办项责任部门的考核情况，有效促进各项工作按计划保质保量完成[3]。

二是坚持督办工作“实事求是、分工协作、分级负责”的原则。行政督办主体作为督办工作的牵头机构，负责督办行动项的整合与跟踪，明确各业务部门责任；各业督办项责任部门需要协同作战，及时沟通协调，确保行动项按要求准时完成；领导层根据“督办必有成果”的基本要求，同意或不同意督办完成情况。通过“分工、分级、分项”，形成精细化的闭环管理，进而提升工作执行效率。

三是行政督办主体需要在实际工作中不断历练与培养。一个执行顺畅的行政督办体系需要责任心强、工作认真负责并对企业各领域有着全面了解的人员进行支撑，所以强化督办人员业务能力和综合素质养成就显得尤为重要。要有“对事情负责、对公司负责”的工作态度，能够持续以热情端正的态度开展督办工作，遇到困难和问题及时向领导反馈，或与相关部门进行沟通，达成共识。做到“大事讲原则，小事讲风格”，团结和运用好各方面的资源将督办工作做深做实。

四是不断完善行政督办的流程，使其更加规范化。可以制定《行政督办》管理程序，加强行政督办系统操作流程和考核制度宣贯，明确督办工作要求、职责范围及考核机制。可以通过灵活督办方法，结合现代化通讯方式，丰富督办工作内容与形式，精准设定工作目标、制定行动计划。

3 结语

行政督办体系是领导层工作要求下达和下级工作执行效果反馈的纽带，也是抓好工作执行的有效工具。充分利用信息平台优势，建立一个更加完善的行政督办系统，同时加强对责任部门的督办考核，提高承办部门的参与度和积极性，是行政督办体系发展的方向。充分利用好行政督办，必将会为工作执行效率的提升带来积极的作用。