基建档案管理中存在的问题和对策探讨

2020-11-27邵华

商品与质量 2020年15期

邵华

辽宁省锦州市城市建设服务中心辽宁锦州 121000

1 基建工程档案的意义

基建工程档案主要是对基建工程整体项目中的各个建设环节及内容进行有效地记录和保存，便于今后的查阅和维修。因此，基建工程档案具备了相应的完整性以及系统性，为建设项目将来的维修、重建以及维护等提供了相应的资料依据。基建工程档案涵盖基建工程项目的各个施工环节期间所产生的文字、数据、图像等资料内容，以纸质或是胶片、光盘等形式一一完整记录、保存[1]。比如项目的可行性报告、项目批复文件、预算方案文件、施工合同、质量监管制度文件、施工进度和流程方案文件以及竣工图纸等各种各样的资料，这些资料对基建工程项目的建设质量评估具有至关重要的作用。在社会经济不断发展的背景下，基建工程项目越来越多，因此正确认识基建工程档案管理的重要性，进一步提升基建工程档案的管理意识及能力，能有效保证整体基建工程的良好发展。

2 基建档案管理工作中存在的主要问题

2.1 档案管理人员专业能力有待提升

基建档案管理工作必须有专业的档案管理人员操作，然而这也是当前基建档案管理工作中比较薄弱的环节，缺乏专业性强的档案管理人员队伍，而且个别档案管理人员经验不足、方法缺少创新等，极易在工作中出现失误、错误等情况，影响档案管理工作的有效性。同时，在管理方法方面，也存在观念落后、管理方法陈旧、缺少创新等弊端，致使基建档案管理工作效率低。

2.2 缺乏对基建档案管理工作重要性的认识

基建工程项目中，管理人员往往只重视控制施工成本的重要性，因此工作重点主要放在施工成本上，对于基建档案管理工作认识不够，很多工作都是应付状态[2]。所以，不仅档案管理工作难度增加，而且很多重要文件资料无法收集齐全，造成档案不完整、管理工作不规范等问题。比如，基建项目中只重视施工图纸，但是对施工过程中的控制资料、监理资料以及验收资料等却重视不够，文件资料收集不完整，管理不完善。

2.3 制度不完善

在基建工程项目施工过程中，部分单位为节约项目建设成本，没有设立相应的基建工程档案管理部门，也没有聘请专业的基建工程档案管理人员。与此同时，相关的设施设备不够先进，不能有效满足基建工程档案管理的需求，在相关的资料保存中，没有合理应用标准的档案袋及收集盒等，导致文件资料等散乱，造成不齐全。此外，在建设过程中，因为相应的施工团队以及管理人员频繁更换，相应的基建工程资料、文件交接制度也不健全，从而导致基建工程档案遗失。

3 基建工程档案管理控制措施

3.1 正确认识基建工程档案管理的重要性

为更好地开展基建工程档案管理工作，要进一步正确认识基建工程档案管理的重要性，形成正确的意识。因此，要进行相应的宣传，形成科学、良好的管理理念。相关的建设部门、政府部门以及档案管理单位等都要形成一种全局意识，进一步重视基建工程档案管理工作，加强档案管理人员的工作责任心，提升工作积极性，使每一位档案管理人员都能正确认识到其工作的重要性。

3.2 构建科学合理的基建档案管理制度

构建完善合理的基建档案管理制度是基建档案管理工作有效落实的基础保障与行动指南，对改进基建档案管理规范性起到重要作用。所以相关部门应提高重视程度，制定符合企业自身发展的基建档案管理制度，而且应避免同质化严重的问题，要切实结合档案管理工作中的实际问题，这样才能保证制度规范的有效落实。同时，要明确档案管理工作各岗位的职责，将工作内容细化，制定完善且有效的奖惩制度，以激发档案管理人员的积极性，使基建档案文件材料的收集、整理、归档以及利用等流程规范化，提高基建档案管理工作的效率与质量。

3.3 积极的开展档案管理信息化建设工作

现如今，随着经济的发展与科技的进步，我国信息网络技术较之前获得迅猛发展，由此极大的促进了档案管理网络化的应用范围。自进入二十一世纪以来，我们逐渐进入数字信息化时代，且在人类生产生活的各个领域中渗透。当下，信息数字化方法已经广泛应用到众多企业的档案管理当中，其与档案管理发展需要相适应，因此在改革传统档案管理模式时，需要引入信息化技术，积极的开展信息化建设。一方面，强化建设网络环境，致力于先进计算机网络平台的建立，将档案管理系统引入并在操作系统中录入数据格式化，且在档案系统应用过程中尽快更新相关软硬件，逐一解决各种问题，促进网络服务平台的不断完善。另一方面，积极的组织工作人员做好档案管理信息化方面的培训工作，指导其能够熟练的使用档案信息系统。

3.4 加强档案管理人员的队伍建设

作为基建档案管理工作的主体，档案管理人员自身的专业能力十分重要，必须做好档案管理人员队伍建设，组建一支素质过硬、专业过硬、经验丰富且认真负责的档案管理人员队伍[3]。同时，针对现有的基建档案管理人员应做好专业知识与技能培训，学习新的理念与方法，提升业务能力和专业素养；鼓励他们积极参加各类培训、交流活动，学习工作技能，积累经验，不断改进基建档案管理工作中的不足；招聘高水平的专业人才，制定人才引进机制，从工作、生活以及未来发展等多方面给予保障，不断壮大基建档案管理人员队伍。